Vue d'ensemble
Les cabinets d'avocats sont des entreprises à forte intensité de main-d'œuvre. Avec environ 1 100 employés répartis dans neuf bureaux situés dans neuf villes différentes et quatre pays, le cabinet Steptoe & Johnson LLP, basé à Washington, DC, est particulièrement soucieux de la sécurité de son personnel et de sa préparation aux situations d'urgence. Steptoe & Johnson LLP est un cabinet d'avocats très réputé qui a connu une croissance significative au cours de la dernière décennie. Avec plus de 1 100 employés, Steptoe est une ressource fiable et un défenseur actif de ses clients à l'échelle mondiale.
Avec la menace croissante chaque année de perturbations dans la continuité des activités, l'équipe de direction savait qu'elle devait mettre en place un processus pour protéger son atout le plus important et le plus stratégique : son personnel. L'idée qu'une crise ou une urgence puisse interrompre le service exceptionnel de Steptoe était inconcevable. Steptoe a choisi Preparis Alerts, s'appuyant sur le portail web pour obtenir des informations, des formations et des outils de préparation. Le cabinet est désormais doté de stratégies pratiques et d'une confiance accrue dans toute l'organisation, en particulier parmi les plus de 100 membres de son équipe de crise formés.
Le défi
Une escalade apparente des menaces mondiales liées aux catastrophes naturelles, au terrorisme, aux pandémies et à la violence au travail a incité Steptoe à s'assurer qu'il faisait tout son possible pour que ses employés soient prêts à faire face à toute situation d'urgence. La planification de la continuité des activités était en cours depuis des années, et les équipes opérationnelles et les consultants travaillaient avec diligence à la mise à jour des plans de continuité des activités et de reprise après sinistre. En passant du papier aux systèmes numériques, Steptoe s'est rendu compte qu'il devait exister une meilleure solution. Margaret Cameron Loukas, directrice principale des ressources humaines chez Steptoe & Johnson LLP, se préoccupe en permanence de la sécurité et de la sûreté des employés de Steptoe.
Depuis 2000, nous connaissons une croissance rapide. Chacun de nos bureaux avait besoin d'un plan d'urgence répondant à ses préoccupations particulières en matière de sécurité. Par exemple, nos bureaux de Los Angeles se trouvent dans une zone sismique, tandis que notre bureau de New York est situé dans un grand gratte-ciel présentant de multiples risques internes et externes. Le moment était critique, compte tenu de la multiplication des menaces.
Margaret Cameron Loukas, directrice principale des ressources humaines, Steptoe & Johnson LLP
L'équipe souhaitait consolider ses efforts antérieurs, en tirant parti de ce qu'elle avait déjà appris tout en utilisant les nouvelles technologies. « Nous voulions vraiment passer à une plateforme plus sophistiquée qui offrait une formation approfondie à nos plus de 100 membres de l'équipe de crise. »
Mme Cameron Loukas et le directeur général de l'entreprise ont identifié plusieurs fonctionnalités souhaitées :
- Un système complet et convivial
- Une solution hébergée pour un accès mondial
- Informations actualisées sur un large éventail de menaces, allant de la violence au travail aux catastrophes naturelles et aux pandémies.
- Accès à des experts pour obtenir des réponses à des questions spécifiques au site
- Outils de communication par SMS et e-mail
- Administration facile
La solution
Cameron Loukas a trouvé une nouvelle solution basée sur un portail appelée Preparis Alerts. Preparis Alerts ne nécessitait aucune maintenance logicielle, car il s'agit d'une solution hébergée de type « software-as-a-service » (logiciel en tant que service). Elle a permis à Steptoe de créer un portail unique et personnalisé auquel tous les plus de 1 100 employés pouvaient accéder pour suivre des formations et obtenir des informations sur les mesures à prendre en cas d'urgence.
En fournissant à notre personnel les meilleurs outils et formations provenant d'une source fiable telle qu'Agility Alerts (Preparis), nous espérons améliorer considérablement leur capacité à faire face à pratiquement toutes les menaces ou catastrophes.
Cameron Loukas, Directeur des opérations, Steptoe & Johnson
« Preparis était la solution idéale », poursuit Cameron Loukas, « en particulier la fonctionnalité de SMS... nous avons appris qu'il n'est pas toujours possible de compter sur la communication par téléphone portable pour joindre tous vos employés. »
Le déploiement des alertes s'est fait par étapes, sous la houlette de Katie Santoro, responsable des ressources humaines. Katie estime qu'une équipe de crise bien formée peut faire toute la différence dans la manière dont vous vous préparez à faire face à une menace. « Preparis nous a encouragés à mettre en place un plan complet qui garantit que tous nos employés sont bien informés et préparés aux situations d'urgence. »
Les résultats
L'objectif de cette formation continue et de cette diffusion d'informations est de permettre aux employés de Steptoe d'acquérir la confiance et les connaissances nécessaires pour réagir de manière appropriée en cas d'urgence. Ils ont déjà le sentiment d'avoir atteint cet objectif.
« Nous avons reçu des félicitations pour notre niveau de préparation », a déclaré Cameron Loukas. « Lorsque vous recevez un prix de la part de la direction du plus haut bâtiment de Los Angeles pour vos procédures d'évacuation incendie exceptionnelles, vous savez que vous faites quelque chose de bien. » Steptoe apprécie les mises à jour par e-mail envoyées par l'équipe d'experts de Preparis.
Preparis Alerts a couvert une pandémie en pleine période d'alerte, a fourni des informations sur les précautions à prendre lors de voyages pendant une tentative d'attentat terroriste, a permis de mieux comprendre les séismes majeurs et a instauré une confiance générale dans le programme parmi l'ensemble du personnel de Steptoe.
« La sécurité ne peut jamais être garantie à 100 % », a déclaré Cameron Loukas. « Mais en fournissant à notre personnel les meilleurs outils et formations provenant d'une source fiable telle que Preparis Alerts, nous espérons améliorer considérablement leur capacité à faire face à pratiquement toutes les menaces ou catastrophes. Nos employés sont notre priorité absolue, et une main-d'œuvre mondiale présente des défis que Preparis nous aide à relever. »
Points clés à retenir de cette réussite
- Disposez d'un programme de continuité des activités qui tient compte des différents bureaux/sites dont vous disposez et de la manière dont ils fonctionnent ensemble pour assurer le bon fonctionnement de l'entreprise.
- Au lieu de ranger vos plans dans un classeur sur une étagère où ils prendront la poussière, mettez-les à la disposition de tous et rendez-les accessibles 24 heures sur 24, 7 jours sur 7.
- Avoir accès à une base de connaissances sur un large éventail de menaces potentielles vous permettra de réduire le temps que vous devez consacrer à la recherche d'informations lorsqu'une crise survient.
- Un système de messagerie d'urgence bidirectionnel capable d'envoyer des e-mails, des SMS et des messages vocaux, ainsi que de recevoir et d'enregistrer les messages renvoyés par les destinataires d'origine, est idéal pour la messagerie d'urgence exploitable.
- Vous devriez disposer d'un moyen simple de gérer votre programme de continuité des activités, qui vous permette de savoir quels employés ont suivi ou non des formations spécifiques, d'analyser les rapports sur les incidents passés, etc.
- Entraînez-vous régulièrement et testez vos plans et vos messages d'urgence.
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Preparis Business Continuity Software. En octobre 2024, Mitratech a acquis Preparis, un fournisseur de premier plan de solutions de planification de la continuité des activités et d'intervention d'urgence. Le contenu a été mis à jour pour refléter les offres de produits élargies de Mitratech, les progrès de l'industrie et les développements réglementaires.
