Beyond a word processor, which is, obviously, the most flexible way to compose documents, the term document composition could be applied to what is commonly referred to as document generation, creation, preparation, or document assembly. It’s a technological approach to governing document quality and mitigating risk stemming from human error in document preparation.This advanced approach to document composition is achieved through process automation and is commonly used by law firms, banks, insurance providers, government agencies, or any organization that produces a high volume of complex, rule-based documents on a repetitive basis.
Dokumentenerstellung über Dokumentengenerierungsprozess
Die Prozessautomatisierung für die Dokumentenerstellung fällt in eine Untergruppe der Prozessautomatisierung (BPM), die als Dokumentenerstellung bezeichnet wird. Dokumentenerstellungsplattformen für Unternehmen bieten Modellierungsumgebungen für die Umwandlung von Textverarbeitungsdokumenten und grafischen Formularen in Prozessanwendungen. Ebenso ermöglichen solche Systeme die spontane Simulation eines Dokumentenerstellungsprozesses oder eines Teils eines Prozesses, sodass ein Entwickler von Prozessanwendungen die gesamte oder einen Teil der Geschäftslogik in einer Prozessanwendung vor der Bereitstellung der Anwendung auf Korrektheit und Vollständigkeit testen kann.
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Verwendung von Tools zur Dokumentenerstellung
Bei der Verwendung präsentieren Anwendungen zur Dokumentenerstellung eine Abfolge interaktiver Formulare zur Datenerfassung (ein Interview), die den Systembenutzer durch den Prozess der Eingabe aller Daten führen, die zur Erstellung eines Dokuments oder einer Reihe von Dokumenten erforderlich sind. Solche Prozessinterviews können fragebestimmte Hilfsressourcen und Antwortvalidierungen für Text-, Datums- und numerische Werte bereitstellen. Sobald ein Systembenutzer ein Interview abgeschlossen hat, speist das System die Daten in die Geschäftslogik der Prozessanwendung ein und generiert ein benutzerdefiniertes Dokument mit den erforderlichen Klauseln, korrekten Pronomen und Verben sowie berechneten Datums- und Zahlenwerten.
Datenquellen und Integration
Leistungsstarke Systeme zur Dokumentenerstellung ermöglichen die Übernahme von Daten aus einer oder mehreren externen Datenquellen, wodurch in einigen Fällen die Eingabe von Daten in eine Prozessanwendung entfällt. Ebenso ermöglichen solche Plattformen zur Dokumentenerstellung die Bereitstellung von Prozessanwendungen in jeder Umgebung (Desktop, lokal, Cloud) und in jedem Browser, der auf jedem Desktop- oder Mobilgerät läuft. Hochwertige Dokumentenkontrollsysteme ermöglichen die Integration von Prozessanwendungen in praktisch jede Art von Webanwendung, einschließlich BPM-definierter Workflows, Fallmanagementsysteme oder GRC-Lösungen. Die Ausgabe einer Anwendung zur Dokumentenerstellung kann in jede Art von Content-Repository (DMS, ECM) profiliert werden.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf HotDocs.com veröffentlicht. Im Juni 2024 übernahm Mitratech die Advanced Document Automation Platform, HotDocs. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert und enthält nun Informationen, die auf unser Produktangebot, Änderungen der Vorschriften und die Einhaltung von Vorschriften abgestimmt sind.
