Composición de documentos mediante el proceso de generación de documentos
La automatización de procesos para la composición de documentos se incluye en un subconjunto de la clase de automatización de procesos (BPM) denominado generación de documentos. Las plataformas de generación de documentos de nivel empresarial proporcionan entornos de modelado para transformar documentos de procesamiento de texto y formularios gráficos en aplicaciones de procesos. Del mismo modo, estos sistemas permiten simular sobre la marcha un proceso de generación de documentos o parte de un proceso, lo que permite al desarrollador de aplicaciones de procesos comprobar la corrección y la integridad de toda o parte de la lógica empresarial de una aplicación de procesos antes de su implementación.
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Uso de herramientas de composición de documentos
En su uso, las aplicaciones de procesos de generación de documentos presentan una secuencia de formularios interactivos de recopilación de datos (una entrevista) que guían a los usuarios del sistema a través del proceso de introducción de todos los datos necesarios para generar un documento o un conjunto de documentos. Estas entrevistas de proceso pueden proporcionar recursos de ayuda específicos para cada pregunta y validación de respuestas para valores de texto, fecha y numéricos. Una vez que el usuario del sistema ha completado una entrevista, el sistema introduce los datos en la lógica empresarial de la aplicación de proceso y genera un documento personalizado, con las cláusulas necesarias, los pronombres y verbos correctos, y los valores numéricos y de fecha calculados.
Fuentes de datos e integración
Los potentes sistemas de composición de documentos permiten extraer datos de una o varias fuentes externas, lo que elimina, en algunos casos, la necesidad de introducir datos en una aplicación de procesos. Del mismo modo, estas plataformas de generación de documentos permiten la implementación de aplicaciones de procesos en cualquier entorno (escritorio, local, nube) y en cualquier navegador que se ejecute en cualquier tipo de dispositivo de escritorio o móvil. Los sistemas de control de documentos de élite permiten la integración de aplicaciones de procesos en prácticamente cualquier tipo de aplicación web, incluidos los flujos de trabajo definidos por BPM, los sistemas de gestión de casos o las soluciones GRC. El resultado de una aplicación de procesos de generación de documentos se puede perfilar en cualquier tipo de repositorio de contenido (DMS, ECM).
Nota de la Redacción: Este artículo se publicó originalmente en HotDocs.com. En junio de 2024, Mitratech adquirió la plataforma avanzada de automatización de documentos, HotDocs. El contenido ha sido actualizado desde entonces para incluir información alineada con nuestra oferta de productos, cambios en la regulación y cumplimiento.
