Einfach ausgedrückt, sind interaktive Formulare elektronische Dokumente, die auf Eingaben eines Benutzers reagieren. Sie sind so programmiert, dass sie Folgefragen stellen, um Vollständigkeit und Genauigkeit zu erreichen, und werden am häufigsten verwendet, um den manuellen Prozess der Erstellung von Massendokumenten zu beschleunigen und zu automatisieren.
Die interaktiven Formulare, mit denen Sie tagtäglich in Berührung kommen, können ganz einfach sein und relativ unkomplizierte Aufgaben wie einen Einkauf erledigen. Für Dienstleistungsunternehmen wie Anwaltskanzleien, Versicherungen und Banken sind interaktive Formulare jedoch darauf ausgelegt, riesige Datenmengen zu erfassen und zu organisieren, um Dokumente automatisch auszufüllen.
Werkzeuge für die Erstellung spezieller interaktiver Formulare sind in Softwareanwendungen wie Business Process Management (BPM) und Vertragsmanagementanwendungen weit verbreitet. Es gibt auch Anbieter, die sich auf allgemein verwendbare Software spezialisiert haben, mit der interaktive Formulare für eine Vielzahl von Szenarien erstellt werden können. Der Prozess der Formularerstellung kann jedoch kompliziert sein, ebenso wie die Verbindung dieser Formulare mit der von Ihnen verwendeten Software zur Dokumentenerstellung (z. B. MS Word).
Am besten suchen Sie nach Software zur Automatisierung von Dokumenten mit integrierten interaktiven Formularen, die sich in alle gängigen Textverarbeitungsprogramme integrieren lassen.
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Nicht alle Technologien für interaktive Formulare sind gleich
Es gibt zwar viele gute Systeme, die interaktive Formulare in unterschiedlichem Umfang anbieten, aber die leistungsfähigsten Anwendungen sind die so genannten Dokumentenautomatisierungssysteme (auch bekannt als Dokumentenzusammenstellungssysteme). HotDocs, der weltweit führende Anbieter von Software zur Dokumentenautomatisierung, ist das beste Beispiel dafür.
HotDocs hebt sich von der Konkurrenz ab und verwendet einen für Unternehmen geeigneten Stapel integrierter Technologien zur Automatisierung von Dokumenten, die Daten mit ausreichender Präzision erfassen und analysieren können, um aus einem einzigen Gespräch transaktionsfähige Rechtsdokumente zu erstellen.
Indem HotDocs auf der Grundlage menschlicher Erfahrung die Art von Informationen vorwegnimmt, die bei persönlichen Gesprächen oft ausgelassen werden, spart HotDocs unglaublich viel Zeit, die andernfalls für zweite und dritte Gespräche aufgewendet werden müsste, um zusätzliche Informationen zu sammeln.
Was ist anders an HotDocs-Formularen?
Während sich die meisten Systeme auf die gesammelten Daten konzentrieren, stellt HotDocs Fragen, die die Geschäftslogik hinter den fraglichen Dokumenten widerspiegeln.
Anstatt eine Daten-Ansatz zu verfolgen und sich darauf zu konzentrieren, Daten einfach in Kästchen zu packen, ist ein Dokument-Lösung wie HotDocs auf die Bedürfnisse des Dokuments und auf das, was es später für die Mitarbeiter leisten soll.
Ähnlich wie bei einem Gespräch mit einer intuitiven Person, die darauf trainiert ist, auf bestimmte Hinweise zu achten und darauf zu reagieren, kann HotDocs auf Eingaben mit einer zusätzlichen Frage oder sogar einer Reihe von Fragen reagieren und so einen Kontext herstellen, der entweder eine bessere Antwort im Moment ermöglicht oder einen Kontext liefert, der sich im weiteren Verlauf als hilfreich erweisen wird.
Und es geht nicht nur um Dokumente. Die Leistungsfähigkeit und Flexibilität der HotDocs-Befragungsfunktionalität ist nicht auf die Erstellung von Dokumenten beschränkt; es gibt viele andere Umgebungen, in denen die intuitive, Fragen erzeugende Software nützlich sein kann. Bei der Verwaltung von Arbeitsabläufen können beispielsweise Fragen gestellt werden, die sicherstellen sollen, dass alle Projekte lückenlos abgearbeitet werden.
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Verstanden. Aber was machen die Systeme zur Automatisierung von Dokumenten?
Es ist schwer, in einem einzigen Blog etwas zu beschreiben, was eine Marke wie HotDocs in zwanzig Jahren perfektioniert hat. Aber um es kurz zu machen: Software zur Automatisierung von Dokumenten stellt mithilfe interaktiver Formulare alle richtigen Fragen in der richtigen Reihenfolge, so dass jeder Aspekt eines juristischen Dokuments, eines Kreditantrags oder was auch immer die endgültige Ausgabe ist, so ausgeführt wird, dass diese endgültige Ausgabe ihre Aufgabe erfüllen kann, ohne dass man zurückgehen und Informationslücken füllen muss.
Unverzichtbare Standardsprache, variable bedingte Sprache, Sprache, die wiederholt werden muss, und viele andere Nuancen werden von den Softwareentwicklern berücksichtigt, damit die Software alle richtigen Fragen stellt, um ein Interview (die Interaktion einer Person mit der Software) so produktiv wie möglich zu gestalten.
Wenn Sie nur zwei oder drei Standardinformationen ausfüllen müssen, um Ihr Unternehmen am Laufen zu halten, sollte so gut wie jede interaktive Formulartechnologie diese Aufgabe erfüllen. Wenn Sie jedoch eine Anwaltskanzlei sind, die transaktionsbereite Dokumente benötigt, oder ein Unternehmen, das auf andere komplexe Dokumentationen oder einen vielschichtigen Arbeitsablauf angewiesen ist, brauchen Sie eine intuitive Software zur Automatisierung von Dokumenten, wie Sie sie mit modernster Technologie wie HotDocs erhalten .
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich veröffentlicht auf HotDocs.com. Im Juni 2024 erwarb Mitratech die fortschrittliche Dokumentenautomatisierungsplattform HotDocs. Der Inhalt wurde seither aktualisiert und enthält nun Informationen, die auf unser Produktangebot, Änderungen der Vorschriften und die Einhaltung von Vorschriften abgestimmt sind.
