En pocas palabras, los formularios interactivos son documentos electrónicos que responden a la información introducida por el usuario. Están programados para hacer preguntas de seguimiento con el fin de garantizar su exhaustividad y precisión, y se utilizan con mayor frecuencia para acelerar y automatizar el proceso manual de preparación de documentos masivos.
Los formularios interactivos con los que se encuentra a diario pueden ser bastante sencillos, diseñados para realizar tareas relativamente sencillas, como realizar una compra. Sin embargo, para organizaciones de servicios como bufetes de abogados, compañías de seguros y bancos, los formularios interactivos se crean en torno a la experiencia de recopilar y organizar grandes cantidades de datos para rellenar automáticamente los documentos.
Las herramientas para crear formularios interactivos especializados son bastante comunes entre las aplicaciones de software, como las suites de gestión de procesos empresariales (BPM) y las aplicaciones de gestión de contratos. También hay proveedores especializados en software de uso general que pueden diseñar formularios interactivos para una gran variedad de situaciones. Sin embargo, el proceso de creación de formularios puede ser complicado, al igual que el proceso de conectar esos formularios con cualquier software de creación de documentos que utilices (como MS Word).
Lo mejor es buscar un software de automatización de documentos con formularios interactivos integrados que se adapten a todos los procesadores de texto habituales.
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No todas las tecnologías de formularios interactivos son iguales.
Aunque existen muchos sistemas buenos que ofrecen distintos niveles de capacidades de formularios interactivos, las aplicaciones más potentes se conocen como sistemas de automatización de documentos (también conocidos como sistemas de ensamblaje de documentos). HotDocs, líder mundial en software de automatización de documentos, es el mejor ejemplo.
Muy por encima de la competencia, HotDocs emplea un conjunto de tecnologías integradas de automatización de documentos de nivel empresarial que pueden recopilar y analizar datos con la precisión suficiente para producir documentos legales listos para su tramitación a partir de una sola entrevista.
Al anticipar, basándose en la experiencia humana, el tipo de información que a menudo se omite en las entrevistas presenciales, HotDocs ahorra una cantidad increíble de tiempo que, de otro modo, se dedicaría a realizar segundas y terceras entrevistas para recabar información adicional.
¿Qué tienen de diferente los formularios HotDocs?
Mientras que la mayoría de los sistemas se centran en los datos que se recopilan, HotDocs se centra en formular preguntas diseñadas para reflejar la lógica empresarial que subyace a los documentos en cuestión.
En lugar de tomar una enfoque basado en los datosy centrarse simplemente en introducir datos en casillas, un solucióncomo HotDocs se centra en las necesidades del documento y en lo que se espera que ayude a las personas a lograr más adelante.
De manera similar a una conversación con una persona intuitiva entrenada para escuchar y responder a ciertas señales, HotDocs puede responder a una entrada con una pregunta adicional o incluso con una serie de preguntas, estableciendo un contexto que dará lugar a una mejor respuesta en ese momento o proporcionará un contexto que resultará útil más adelante.
Y no se trata solo de documentos. La potencia y flexibilidad de la funcionalidad de entrevistas de HotDocs no se limita a la creación de documentos; hay muchos otros entornos en los que un software intuitivo que genera preguntas puede resultar útil. Por ejemplo, en la gestión del flujo de trabajo, puede formular preguntas diseñadas para garantizar que los proyectos estén bien cerrados y no queden cabos sueltos.
¿Quieres saber más sobre cómo funcionan los formularios interactivos de HotDoc? Descarga ahora mismo nuestro informe técnico Creación de formularios interactivos para la recopilación de datos para flujos de trabajo definidos por BPM.
Entendido. Pero, ¿qué hacen los sistemas de automatización de documentos?
Es difícil describir en un solo blog algo en lo que una marca como HotDocs ha invertido veinte años para perfeccionar. Pero, en resumen, el software de automatización de documentos, mediante formularios interactivos, formula todas las preguntas adecuadas en el orden correcto, de modo que cada aspecto de un documento legal, una solicitud de préstamo o cualquier otro resultado final se ejecute de manera que dicho resultado final cumpla su función sin tener que volver atrás y rellenar los datos que faltan.
Los diseñadores de software tienen en cuenta el lenguaje estándar esencial, el lenguaje condicional variable, el lenguaje que debe repetirse y muchos otros matices, de modo que el software formule todas las preguntas adecuadas para que la entrevista (la interacción de una persona con el software) sea lo más productiva posible.
Si solo necesita rellenar dos o tres datos estándar para que su negocio funcione, prácticamente cualquier tecnología de formularios interactivos debería servirle. Pero si es un bufete de abogados que necesita documentos listos para transacciones o una empresa que depende de otra documentación compleja o un flujo de trabajo multifacético, necesita el tipo de software de automatización de documentos intuitivo que ofrece la tecnología de vanguardia como HotDocs.
Nota de la Redacción: Este artículo se publicó originalmente en HotDocs.com. En junio de 2024, Mitratech adquirió la plataforma avanzada de automatización de documentos, HotDocs. El contenido ha sido actualizado desde entonces para incluir información alineada con nuestra oferta de productos, cambios en la regulación y cumplimiento.
