Wenn Sie Mitarbeiter einstellen möchten, könnten Sie eine Personalvermittlungsagentur oder einen Personaldienstleister in Anspruch nehmen, um diese Aufgabe zu erledigen. Es gibt eine Vielzahl von Dienstleistungen, aber sollten Sie diese in Anspruch nehmen und wie holen Sie das Beste für Ihr Geld heraus?
Die Kosten für die Einstellung können 40.000 Dollar pro Mitarbeiter. Ein Teil dieser Kosten entfällt sicherlich auf Schulungen und Produktivitätsverluste. Ein großer Teil der Kosten entsteht jedoch durch den Einstellungsprozess selbst: Wie viel Zeit verbringen Personalverantwortliche und Führungskräfte damit, die offene Stelle zu besprechen, zu inserieren, Bewerber zu sichten, Vorstellungsgespräche zu führen, Nachgespräche zu führen, Hintergrundüberprüfungen durchzuführen und vieles mehr? Oftmals müssen Personalabteilungen diese Schritte wiederholen und den Prozess von vorne beginnen. Wenn Sie einen eigenen Personalverantwortlichen haben, wissen Sie bereits, wie hoch die jährlichen Kosten sind. Haben Sie das Gehalt/die Sozialleistungen/die Vergünstigungen dieses Mitarbeiters über die Anzahl der Einstellungen pro Jahr amortisiert? Das ist nur die Spitze des Eisbergs, was die Kosten für die Einstellung angeht.
Warum also eine Personalvermittlungsagentur beauftragen? Insbesondere für kleine Unternehmen, in denen die Mitarbeiter ohnehin schon stark ausgelastet sind, ist die interne Personalbeschaffung oft keine sinnvolle Investition von Ressourcen. Wenn Sie keinen eigenen Personalverantwortlichen haben, nehmen Sie anderen Mitarbeitern wertvolle Arbeitszeit weg, was sich negativ auf Ihr Geschäftsergebnis auswirkt. Eine Personalvermittlungsagentur, um die richtigen Kandidaten (und nicht nur einen Pool von Bewerbern) zu finden, kann der richtige Weg sein, wenn Sie das Beste für Ihr Geld bekommen möchten.
Die Einstellungsbedürfnisse von Unternehmen verstehen
Bevor Sie eine Personalvermittlungsagentur beauftragen, sollten Sie sich über Ihre Einstellungsbedürfnisse im Klaren sein, um die Dienste der Agentur optimal nutzen zu können.
Selten
Wenn Sie nur selten Personal einstellen – vielleicht ein- oder zweimal im Jahr –, ist es nicht sinnvoll, einen eigenen Personalverantwortlichen zu beschäftigen. Eine Agentur kann Ihnen den richtigen Kandidaten vermitteln, der geprüft und garantiert ist. Ihr Aufwand ist minimal: Sie müssen nur Termine vereinbaren, um zu sehen, ob der Kandidat zu Ihnen passt, und die Einstellung vornehmen.
Regelmäßig
Vielleicht stellen Sie regelmäßig neue Mitarbeiter ein – etwa einmal im Monat. Möglicherweise haben Sie jemanden, der den Großteil Ihrer Personalbeschaffung übernimmt und darin geschult ist, Bewerber gemäß den Vorschriften zu prüfen und zu interviewen, aber dieser Mitarbeiter benötigt möglicherweise Hilfe dabei, Kandidaten (im Gegensatz zu Bewerbern) zu finden. CareerBuilder berichtet , dass Sie leicht 75 Lebensläufe für jede offene Stelle erhalten können. Das ist eine Menge zu sichten. Selbst wenn Sie nur fünf Minuten für jeden Lebenslauf/jedes Anschreiben aufwenden (was großzügig bemessen ist), werden Sie über sechs Stunden damit verbringen, diese zu lesen, in der Hoffnung, einen guten Kandidaten zu finden.
Die gleiche Umfrage ergab, dass 78 Prozent der Personalvermittler feststellten, dass mindestens die Hälfte der Lebensläufe von unqualifizierten Bewerbern stammte: Das sind drei Stunden verschwendete Zeit. Eine Personalvermittlungsagentur kann Ihnen die Arbeit bei der Vorauswahl erleichtern, sodass Sie sich ganz auf die qualifiziertesten Kandidaten konzentrieren können.
Häufig
Oder nehmen wir an, Sie stellen häufig neue Mitarbeiter ein: In der Regel sind Sie ständig damit beschäftigt, Stellenanzeigen zu schalten, Vorstellungsgespräche zu führen, Bewerber zu überprüfen oder eine Stelle zu besetzen. Sie müssen viele Bälle gleichzeitig in der Luft halten, und es kann eine Herausforderung sein, sie alle zu jonglieren. Eine ganze Abteilung zur Unterstützung wäre großartig, aber das ist weder möglich noch im Budget vorgesehen. Eine Personalvermittlungsagentur kann Ihre Personalabteilung sein: Sie kann Ihnen den Großteil der Arbeit abnehmen und Ihnen die Freiheit geben, eher auf Qualität als auf Quantität zu setzen.
Nonstop-
Sie stellen massenhaft ein. Sie vergrößern Ihr Unternehmen, haben eine hohe Fluktuation (wenn Sie jemals Zeit haben, könnten Sie sich fragen, warum) oder stellen ein, um mehrere oder saisonale Stellen zu besetzen. Sie brauchen Hilfe!
Einer meiner früheren Arbeitgeber stellte jedes Frühjahr 400 Saisonkräfte ein, um für den Ansturm im Sommer gerüstet zu sein. Mit nur sechs Mitarbeitern war es eine Herausforderung, genügend Personal zu finden. Einige Agenturen sind für solche Volumina ausgerüstet: Sie arbeiten mit kommunalen Einrichtungen, ausländischen Arbeitskräften (und überprüfen für Sie die Arbeitsvisa) und anderen Outreach-Programmen zusammen, um bei großem Personalbedarf zu helfen.
Stellen besetzen, keine Vorstellungsgespräche
Agenturen werden dafür bezahlt, Stellen zu besetzen, nicht Vorstellungsgespräche zu vereinbaren. Sie werden wahrscheinlich weniger Kandidaten erhalten, aber jeder davon wird qualifiziert sein. Als Personalvermittler und später als Niederlassungsleiter einer Personalvermittlungsagentur habe ich meine Kunden gut kennengelernt. Sie haben mir nicht nur die erforderlichen Fähigkeiten genannt, sondern ich habe mit der Zeit auch gelernt, wer gut zu ihnen passt und wer nicht.
Auch wenn Sie niemanden diskriminieren möchten, können Sie einem Personalvermittler durchaus etwas über Soft Skills erzählen. Eine ruhige Abteilung sucht vielleicht niemanden, der leicht erregbar ist. Oder vielleicht hatten Sie eine hohe Fluktuation, weil alle innerhalb eines Jahres aufsteigen wollen, sodass Sie jemanden suchen, der langfristig mit dieser Arbeit zufrieden ist.
Ich hatte ein Unternehmen mit genau diesem Problem: Sie stellten etwa alle sechs Monate jemanden für dieselbe Stelle ein. Ich schätzte zwar die Provisionen, fand es aber schade, dass sie immer wieder neue Mitarbeiter einstellen mussten. Im Gespräch mit dem Personalverantwortlichen machte ich einen Vorschlag. Hören Sie auf, neue Absolventen einzustellen, und suchen Sie sich einen erfahrenen Mitarbeiter (mit etwas höherem Gehalt). Sie wollen jemanden, der weiß, was er den ganzen Tag tun möchte, und nicht auf der Suche nach einem Sprungbrett oder einem Glanzpunkt in seinem Lebenslauf ist. Das Ergebnis: eine langfristige Anstellung, die mich zwar Provisionen kostete, mir aber eine Verbindung zu dem Unternehmen verschaffte. Eine gute Personalvermittlungsagentur wird genau das tun. Sie ist auf Langfristigkeit aus. Sie möchte eine Beziehung zu Ihnen aufbauen und wird alles dafür tun, auch wenn das kurzfristig Verluste bedeutet.
Versuch und Falle (oder Pare)
Wenn ein wichtiges Teammitglied Familien- oder Krankenurlaub nimmt, müssen Sie natürlich eine Aushilfskraft einstellen, um die Lücke zu füllen – Sie haben keine andere Wahl. Betrachten Sie dies als Gelegenheit, jemanden für eine andere freie Stelle in Ihrem Unternehmen zu testen. Wenn die Person gut arbeitet, gut mit dem Team zusammenarbeitet und bereit ist, können Sie sie während ihrer Zeit als Aushilfskraft sogar cross-trainieren, um zu sehen, ob sie gut zu Ihnen passt.
Haben Sie eine Stelle, deren Einarbeitung länger als die 30/60-tägige Probezeit dauert? Dann könnte „Temp to Perm” genau das Richtige für Sie sein. Es kann Monate dauern, bis sich herausstellt, ob ein Bewerber für eine bestimmte Stelle geeignet ist. Bei „Temp to Perm” haben Sie eine längere Probezeit. Und wenn es nicht klappt, müssen Sie den Mitarbeiter nicht einmal entlassen! Rufen Sie einfach die Agentur an und überlassen Sie ihr die unangenehme Aufgabe. Sie schickt Ihnen auch einen Ersatz.
Und wenn Sie entscheiden, dass sie perfekt sind? Einige Unternehmen entscheiden sich dafür, den Vertrag aufzukaufen – sie zahlen eine Gebühr, um den Mitarbeiter von der „Zeitarbeitsliste” zu nehmen und auf ihre eigene Liste zu setzen. Je nachdem, wie lang die Aufkaufperiode ist, könnten Sie in Betracht ziehen, sie so lange wie möglich als Zeitarbeitskräfte zu behalten. Indem Sie ihn als Leiharbeitnehmer behalten, verteilen Sie nicht nur die Kosten für den Kauf, sondern verlängern auch die Probezeit. Als Bonus können Sie, nachdem er von der Gehaltsliste der Leiharbeitsfirma auf Ihre gewechselt ist, Ihre eigene reguläre Probezeit beginnen. So sichern Sie sich ab!
Die Garantie einlösen
Zusätzlich zur Unterstützung bei der Personalbeschaffung bieten alle Agenturen Garantiezeiten an. Wenn die Einstellung nicht funktioniert, zahlen Sie nichts und sie beginnt die Suche von vorne, nicht Sie. Bei einigen Agenturen können Sie die Gebühren verhandeln, bei anderen die Garantiezeiträume, bei wieder anderen beides. Fragen kostet nichts. Insbesondere wenn Sie über sie viele Mitarbeiter einstellen oder Neukunde sind, sollten Sie auf jeden Fall versuchen, über eines oder beides zu verhandeln. Unabhängig vom Garantiezeitraum ist es jedoch entscheidend, diesen strikt als Probezeit zu nutzen. Wenn es nicht funktioniert, lassen Sie die Agentur den Prozess von vorne beginnen.
Wenn Sie auf Ihre bisherigen Fluktuationszahlen zurückblicken, wie viel davon lässt sich auf übereilte Einstellungen, mangelnde Überprüfung oder die Entscheidung zurückführen, eine Stelle einfach nur zu besetzen? Wenn Sie einen Personalvermittler beauftragen, vermeiden Sie solche Fehler und können diese zu Ihrem Vorteil nutzen.
Die Garantiezeit ist eine Gelegenheit, um sicherzustellen, dass der neue Mitarbeiter die richtige Wahl ist. Setzen Sie realistische Ziele für das, was der neue Mitarbeiter innerhalb der Garantiezeit gelernt/erreicht/beherrschen sollte. Wenn er diese Ziele nicht erreicht, ist es Zeit für einen Wechsel. Es kann einige Versuche dauern, bis Sie den richtigen Kandidaten gefunden haben, aber Sie haben nur sehr wenig Arbeit investiert, um dieses Ziel zu erreichen: Und als Bonus lernt die Agentur mehr über Ihr Unternehmen. Sobald sie ein Gefühl für Ihre Prioritäten und Ihre Unternehmenskultur entwickelt hat, wird sie besser in der Lage sein, Ihre nächste Stelle zu besetzen.
Die Kosten der Geschäftstätigkeit
Es gibt viele verschiedene Arten von Agenturen mit unterschiedlichen Gebühren- und Garantiestrukturen. Hier sind die drei wichtigsten Arten, die Ihnen begegnen werden:
Sie zahlen im Voraus und gewähren ihnen in der Regel das Exklusivrecht, die Stelle zu besetzen. Diese Art der Vermittlung ist selten und wird in der Regel für hochrangige oder sehr schwer zu besetzende Stellen genutzt.
Kosten: Durchschnittlich 10 Prozent des Jahresgehalts für die Suche nach neuen Mitarbeitern, weitere 10 bis 15 Prozent oder mehr nach der Einstellung
Garantie: Etwa sechs Monate bis ein Jahr
Kontingenz-
Diese Agenturen schicken Kandidaten und erhalten einen Prozentsatz des Jahresgehalts, nachdem der neue Mitarbeiter die Probezeit erfolgreich absolviert hat.
Kosten: In der Regel 15 bis 25 Prozent des Jahresgehalts
Garantie: In der Regel 60 Tage
Zeitarbeit oder Zeitarbeit mit Option auf Festanstellung
Diese Agenturen vermitteln Zeitarbeitskräfte, die kommen und gehen können oder, wenn Sie sie für geeignet halten, in Ihr Personal übernommen werden können. Ihr Vertrag kann gegen eine Gebühr aufgekauft werden, oder nach einer bestimmten Zeit können Sie sie kostenlos übernehmen. In der Regel gibt es eine gestaffelte Skala für den Aufkauf: Je früher Sie sie aus der Gehaltsliste der Agentur in Ihre eigene übernehmen, desto höher sind die Kosten.
Kosten: 20 bis 50 Prozent des Stundenlohns
Abfindung: In der Regel nach 90 bis 120 Tagen
Zusätzliche Vorteile
Wenn Sie immer noch nicht davon überzeugt sind, warum die Beauftragung einer Personalvermittlungsagentur die richtige Entscheidung sein könnte, sollten Sie bedenken, dass diese Entscheidung einige zusätzliche Vorteile mit sich bringen kann, die zwar nicht sofort quantifizierbar sind, aber dennoch sehr real sind. Ein Beispiel: Wenn Sie nicht gerade Google oder Apple sind, stehen wahrscheinlich nicht Tausende qualifizierter Bewerber Schlange, um für Sie zu arbeiten. Ein Personalvermittler wird jedoch Ihr Unternehmen einem Bewerber genauso überzeugend „verkaufen” wie er den Bewerber Ihnen.
Nehmen wir an, Sie haben sich endlich entschlossen, einen Entwickler einzustellen, aber Ihre Personalabteilung hat nur sehr wenig Ahnung von Programmierung. Personalvermittler, die sich auf einen bestimmten Markt spezialisiert haben, können Ihnen dabei helfen, faire Vergütungspakete zu schnüren, Ihnen sagen, was Sie realistisch vom Markt erwarten können, und Ihnen – was wahrscheinlich am wichtigsten ist – Kandidaten aus ihrem Bewerberpool vorstellen, die genau zu Ihnen passen.
Die Inanspruchnahme einer Personalvermittlungsagentur kann auch aus buchhalterischer Sicht hilfreich sein. Vermittlungsgebühren sind Betriebsausgaben – was sich positiv auf Ihr Geschäftsergebnis auswirken kann. WieBersin by Deloitte berichtet, belaufen sich die durchschnittlichen Kosten für die Besetzung einer offenen Stelle auf fast 4.000 US-Dollar. Die Vermittlungsgebühren sind jedoch legitime Betriebsausgaben, die einen Teil dieser Kosten ausgleichen können.
Laut LinkedInsuchen nur 12 Prozent der Arbeitnehmer aktiv nach einem neuen Job, aber 85 Prozent sind offen für neue Angebote. Personalvermittlungsagenturen warten nicht einfach darauf, dass ein qualifizierter Kandidat zu ihnen kommt – sie durchsuchen Ihre Konkurrenten und den Markt nach Personen in ähnlichen Positionen, um zu sehen, ob jemand Interesse hat. Da sie sich ausschließlich mit Personalbeschaffung beschäftigen, haben Personalvermittlungsagenturen die Zeit, passive Kandidaten zu identifizieren und anzusprechen, was für Ihr Team wahrscheinlich nicht möglich ist.
Personalvermittlungsagenturen können eine monatelange Suche auf wenige Tage verkürzen. Wenn Sie wissen, wann und wie Sie sie effektiv einsetzen können, können Sie nicht nur den Stress bei der Personalbeschaffung reduzieren, sondern auch eine langfristige Einstellung garantieren.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Trakstar.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Trakstar, einen führenden Anbieter von Lösungen für Leistungsmanagement, Talentakquise und Personalanalyse. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um das umfassendere Engagement von Mitratech bei der Unterstützung des gesamten Lebenszyklus von Mitarbeitern - von der Einstellung über das Onboarding bis hin zum Lernen und zur Entwicklung - sowie die Integration von Best Practices zur Einhaltung von HR-Richtlinien in unser wachsendes Personalportfolio widerzuspiegeln.
