Word-Makros, die in zwei Gruppen unterteilt werden können – einfache Tastenmakros und bedingte Makros oder Visual Basic for Applications– sind leistungsstarke Erweiterungen für MS Word. Word-Makros werden jedoch häufig zum Erstellen von Dokumentvorlagen verwendet, eine Aufgabe, für die Word-Makros nicht gut geeignet sind.
Ich habe in letzter Zeit mehrere Blogbeiträge zu diesem Thema verfasst und werde wahrscheinlich noch einige weitere schreiben, bevor ich damit fertig bin, vor allem weil Unternehmen sozusagen im Vorfeld gestoppt werden müssen, bevor sie sich mit Word-Makros zu weit auf einen Sackgassenweg begeben.
Eines der Hauptprobleme bei der Verwendung von Word-Makros für die Dokumentenerstellung betrifft die Datenerfassung. Die Dokumentenerstellung, eine Ideologie und Technologie, deren Ursprünge auf ein Forschungsprojekt an der Brigham Young University Law School Mitte der 1970er Jahre zurückgehen, beginnt mit der Automatisierung eines textbasierten Dokuments oder eines grafischen PDF-Formulars. Dieser Automatisierungsprozess umfasst die Einbindung von Skriptlogik (Geschäftsregeln) in das Dokument oder Formular. Ein Praktiker beginnt einfach mit dem Durchlesen des Formulars, und wenn er auf einen Aspekt des Formulars stößt, der automatisiert werden könnte, nutzt er eine Funktion der Automatisierungssoftware, um Logik in das Dokument einzubetten. Beispielsweise stößt der Praktiker möglicherweise auf eine Klausel, die nur dann in einen Vertrag aufgenommen werden sollte, wenn mehrere Bedingungen erfüllt sind. Der Praktiker könnte die Klausel in eine IF-Anweisung einbetten, die alle Bedingungen definiert, und dabei alle erforderlichen Variablen erstellen.
Hier sind zwei Punkte zu beachten. Erstens ist VBA, eine an sich leistungsstarke Plattform, einfach nicht speziell für die Dokumentenerstellung konzipiert und enthält daher nicht alle Skript-Tools, die für die schnelle Einbindung von Logik in das Dokument erforderlich sind. In vielen Fällen können Sie zwar eigene Dienstprogramme erstellen, um diese Lücke zu schließen, aber HILFE! Das ist, als würde man das Rad neu erfinden und am Ende keine besonders gute Arbeit leisten.
Die eigentlichen Probleme mit VBA für die Dokumentenerstellung werden jedoch erst in der nächsten Phase des Prozesses sichtbar, nämlich beim Erstellen von Dialogfeldern zur Informationserfassung, um alle erforderlichen Daten für die Erstellung einer benutzerdefinierten Version des Dokuments zu sammeln. Mit anderen Worten: Mit VBA müssen Sie manuell ein Fenster programmieren, das für jede Variable, die Sie zur Automatisierung des Dokuments verwendet haben, eine Frage enthält. Bei einem Dokument mit nur wenigen Fragen mag dies noch tolerierbar sein, aber wenn Sie es mit etwas wirklich Komplexem zu tun haben – beispielsweise einem komplexen Vertrag mit Hunderten von diskreten Variablen –, wird die Erstellung der Fenster zur Informationserfassung zu einem großen Problem. Und selbst wenn Sie dies geschafft haben, werden Sie feststellen, dass all die Arbeit, die Sie in VBA investiert haben, immer noch kein besonders benutzerfreundliches Produkt hervorgebracht hat.
Vergleichen Sie beispielsweise VBA mit HotDocs – der leistungsstärksten RAD-Plattform (Rapid Application Development) für die Dokumentenerstellung und letztendlich ein Nebenprodukt des BYU-Forschungsprojekts aus den 1970er Jahren. HotDocs verfügt nicht nur über alle Tools, die Sie für die schnelle Erstellung aller benötigten Dokumentenskripte benötigen, sondern erstellt auch automatisch eine Frage für jede Variable, die Sie in das Dokument einbauen. Darüber hinaus können Sie mit HotDocs verwandte Fragen einfach in einem Fenster gruppieren und Automatisierungsmerkmale in das Interview selbst einbauen. Beispielsweise möchten Sie vielleicht, dass eine bestimmte Gruppe von Fragen nur unter bestimmten Bedingungen im Interview gestellt wird.
Darüber hinaus können Sie mit HotDocs Sicherheitsvorkehrungen in das Interview einbauen, wie z. B. numerische und Datumsbereichsvalidierungen sowie individuelle Hilfebildschirme für bestimmte Fragen. Eine der leistungsstärksten Funktionen von HotDocs-Interviews ist die Möglichkeit, Endbenutzern zu erlauben, innerhalb eines Interviews vor- und zurückzugehen, um Antworten einzugeben und zu bearbeiten. Diese Mobilität innerhalb eines Interviews ist für die Dokumentenerstellung auf Unternehmensebene von entscheidender Bedeutung, mit VBA jedoch nicht möglich, zumindest nicht ohne einen inakzeptablen Programmieraufwand.
Wie ich bereits in mehreren Blogbeiträgen erwähnt habe, ist VBA ein leistungsstarkes Werkzeug, mit dem Anwender die Funktionalität von MS Office-Produkten erheblich erweitern können. Es ist jedoch nicht für die Dokumentenerstellung konzipiert und bleibt daher weit hinter einer speziellen RAD-Plattform wie HotDocs zurück.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich veröffentlicht auf HotDocs.com. Im Juni 2024 erwarb Mitratech die fortschrittliche Dokumentenautomatisierungsplattform HotDocs. Der Inhalt wurde seither aktualisiert und enthält nun Informationen, die auf unser Produktangebot, Änderungen der Vorschriften und die Einhaltung von Vorschriften abgestimmt sind.
