Las macros de Word, que se pueden dividir en dos grupos (macros simples de teclado y macros condicionales, o Visual Basic para Aplicaciones), son potentes extensiones de MS Word; sin embargo, las macros de Word se utilizan con frecuencia para crear plantillas de ensamblaje de documentos, una tarea para la que las macros de Word no son muy adecuadas.
Últimamente he escrito varias entradas en el blog sobre este tema, y probablemente escribiré varias más antes de darlo por terminado, principalmente porque las empresas deben ser frenadas a tiempo, por así decirlo, antes de que persigan las macros de Word por un camino sin salida.
Uno de los principales problemas de las macros de Word para la creación de documentos tiene que ver con la recopilación de datos. La creación de documentos, una ideología y tecnología que se remonta a un proyecto de investigación de la Facultad de Derecho de la Universidad Brigham Young a mediados de la década de 1970, comienza con la automatización de un documento basado en texto o un formulario PDF gráfico. Este proceso de automatización implica la creación de una lógica de scripting (reglas de negocio) en el documento o formulario. El profesional simplemente comienza a leer el formulario y, cuando encuentra algún aspecto del mismo que podría automatizarse, emplea alguna funcionalidad del software de automatización para incorporar la lógica en el documento. Por ejemplo, tal vez el profesional se encuentre con una cláusula que solo debe incluirse en un contrato si se dan varias condiciones. El profesional podría encerrar la cláusula en una instrucción IF que definiera todas las condiciones, creando en el proceso todas las variables necesarias.
Ahora bien, hay dos puntos que destacar aquí. En primer lugar, VBA, una potente plataforma por derecho propio, simplemente no está diseñada específicamente para el ensamblaje de documentos y, por lo tanto, no incluye todas las herramientas de scripting necesarias para incorporar rápidamente la lógica al documento. En muchos casos, es posible que pueda crear sus propias utilidades para salvar esta diferencia, pero ¡UY! Es como reinventar la rueda y, al final, no hacerlo muy bien.
Pero los verdaderos problemas con VBA para el ensamblaje de documentos no se pondrán de manifiesto hasta que llegue a la siguiente fase del proceso: la creación de diálogos de recopilación de información para reunir todos los datos necesarios para ensamblar una versión personalizada del documento. En otras palabras, con VBA, tendrá que programar manualmente una ventana que contenga una pregunta para cada variable que haya utilizado para automatizar el documento. Para un documento con solo un par de preguntas, esta realidad puede ser tolerable, pero cuando se trata de algo realmente sofisticado, como un contrato complejo con cientos de variables discretas, la creación de ventanas de recopilación de información se convertirá en un problema importante. E incluso después de hacerlo, descubrirá que todo el trabajo que ha realizado en VBA aún no ha dado como resultado un producto muy fácil de usar.
Contrasta VBA con HotDocs, por ejemplo, la plataforma RAD (desarrollo rápido de aplicaciones) más potente para la creación de documentos y el resultado final de ese proyecto de investigación de la BYU en la década de 1970. HotDocs no solo tiene todas las herramientas necesarias para crear rápidamente todos los scripts de documentos que pueda necesitar, sino que también crea automáticamente una pregunta para cada variable que incorpore al documento. Además, HotDocs le permite agrupar fácilmente preguntas relacionadas en la misma ventana e incorporar características de automatización en la propia entrevista. Por ejemplo, es posible que no desee que un grupo concreto de preguntas se presente en la entrevista a menos que se den determinadas condiciones.
Además, HotDocs le permite incorporar medidas de seguridad en la entrevista, como validaciones numéricas y de rangos de fechas, y pantallas de ayuda individuales para preguntas específicas. Una de las características más potentes de las entrevistas de HotDocs es la posibilidad de permitir a los usuarios finales avanzar y retroceder dentro de una entrevista para introducir y editar respuestas. Esta movilidad dentro de una entrevista es fundamental para el ensamblaje de documentos de nivel empresarial, pero ni siquiera es posible con VBA, al menos sin una cantidad inaceptable de código.
Como he dicho en varias entradas del blog, VBA es una herramienta muy potente que permite a los profesionales ampliar considerablemente la funcionalidad de los productos de MS Office. Sin embargo, no está diseñado para el ensamblaje de documentos y, por lo tanto, está muy lejos de ser una plataforma RAD dedicada, como HotDocs.
Nota de la Redacción: Este artículo se publicó originalmente en HotDocs.com. En junio de 2024, Mitratech adquirió la plataforma avanzada de automatización de documentos, HotDocs. El contenido ha sido actualizado desde entonces para incluir información alineada con nuestra oferta de productos, cambios en la regulación y cumplimiento.
