Die Kulisse schaffen
Mazda Motor Europe, die europäische Zentrale der globalen Automobilmarke, verwaltet ein komplexes regulatorisches Umfeld, das mehr als 20 nationale Rechtsordnungen umfasst. Angesichts wachsender Compliance-Anforderungen und einer über ganz Europa verteilten Belegschaft benötigte das Unternehmen eine Möglichkeit, sein Richtlinienmanagement zu standardisieren, Bescheinigungen zu automatisieren und Einblicke zu gewinnen, ob die Mitarbeiter sich tatsächlich an wichtige Richtlinien halten.
Durch die Implementierung von Mitratech Policy Management hat Mazda seine Compliance-Prozesse optimiert, die Verantwortlichkeit gestärkt und ein dynamischeres, datengesteuertes Ökosystem für das Richtlinienmanagement geschaffen.
Die Herausforderung
Mazda Motor Europe ist in einem der komplexesten regulatorischen Umfelder weltweit tätig. Angesichts sich überschneidender EU-, nationaler und branchenbezogener Vorschriften – darunter der US-amerikanische FCPA, der britische Bribery Act, die EU-Whistleblower-Richtlinie und Finanzberichterstattungsvorschriften – benötigte das Compliance-Team eine zentralisierte, skalierbare Lösung für die Verwaltung von Richtlinien über Geschäftsbereiche, Funktionen und Länder hinweg.
Vor der Einführung von Mitratech wurden Richtlinien lediglich im Intranet veröffentlicht. Das Compliance-Team hatte nur begrenzte Einblicke, ob Mitarbeiter diese jemals geöffnet, gelesen oder verstanden hatten. Das Sammeln von Bestätigungen erforderte manuelle Nachverfolgung, Tabellenkalkulationen und ständige Nachfassaktionen. Die Mitarbeiter erhielten keine maßgeschneiderten Inhalte, und es gab keine sinnvolle Möglichkeit, das Verständnis zu überprüfen oder Lücken zu identifizieren.
Mazda benötigte außerdem eine Möglichkeit, die komplexe Überwachung von Richtlinien in den Bereichen Personalwesen, Recht, Finanzen, IT, interne Kontrolle und Whistleblowing-Governance zu koordinieren – und zwar ohne zusätzlichen Verwaltungsaufwand oder Engpässe.
Die Lösung
Mazda hat 2017 Mitratech Policy Management implementiert, um ein strukturiertes, automatisiertes und datenreiches Rahmenwerk für das Richtlinienmanagement zu schaffen. Als erfahrener Administrator beschreibt Bela die Richtlinienmanagement-Lösung von Mitratech als transformativ:
Als Mazdas erste spezielle Plattform für das Richtlinienmanagement ersetzte Mitratech sofort manuelle und fragmentierte Arbeitsabläufe. Was zuvor Intranet-Beiträge, E-Mail-Erinnerungen und Ad-hoc-Bestätigungen erforderte, wurde zu einem zentralisierten, nachverfolgbaren und wiederholbaren Compliance-Prozess – wodurch der Verwaltungsaufwand für Compliance- und HR-Teams reduziert und Mazda in die Lage versetzt wurde, die Richtlinienverwaltung auf über 21 Länder auszuweiten.
Wichtige implementierte Funktionen für das Richtlinienmanagement
- Automatisierte Bescheinigungs- und Compliance-Aufgaben: Die manuelle Erfassung von Verhaltenskodizes und Richtlinienbescheinigungen entfällt – stattdessen werden automatisierte Nachverfolgung, strukturierte Nachfassaktionen und zuverlässige Berichterstattung sowohl für neue als auch für bestehende Mitarbeiter bereitgestellt.
- Sofortige Berichterstellung und Compliance-Dashboards: Mit der Berichterstellung per Mausklick kann Mazda den Compliance-Status über Geschäftsbereiche, Funktionen und Länder hinweg in Echtzeit einsehen.
- Mitarbeiterengagement durch Quizfragen: Mazda verwendet Quizfragen mit bis zu sieben zufällig ausgewählten Fragen, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter wichtige Richtlinien tatsächlich lesen und Schlüsselkonzepte verstehen. Dies sorgt für eine messbare zusätzliche Ebene der Verständnisüberprüfung.
- Jährliche Umfrage zu Interessenkonflikten: Die obligatorische Umfrage wird vollständig über Mitratech Policy Management durchgeführt, einschließlich integrierter Schulungen, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter vor der Beantwortung kritisch nachdenken.
- Hintergrundanalysen und Nutzungserkenntnisse: Die Compliance-Abteilung kann sehen, welche Richtlinien von den Mitarbeitern am häufigsten aufgerufen werden, und so agile Aktualisierungen vornehmen, wenn Regeln unklar sind oder neue Fragen aufkommen.
- Management-Eskalations-Workflow: Manager werden über den Compliance-Status ihres Teams informiert. Sie verstehen ihre Verantwortung besser und können Maßnahmen ergreifen, wenn Mitarbeiter die Compliance-Aufgabe nicht rechtzeitig erledigen.
- Gezielte Bereitstellung von Richtlinien: Mitarbeiter sehen nur die für ihre Rolle relevanten Richtlinien, z. B. finanzspezifische Richtlinien für Mitarbeiter der Finanzabteilung. Dies verbessert die Übersichtlichkeit und Relevanz und trägt dazu bei, hohe Abschlussquoten aufrechtzuerhalten.
Die Ergebnisse
Mit der Einführung von Mitratech Policy Management hat Mazda sein Richtlinienmanagement in einen vorhersehbaren, nachvollziehbaren und datengestützten Prozess umgewandelt.
Stärkeres organisatorisches Engagement
Die Führungskräfte von Mazda unterstützen Compliance-Initiativen nachdrücklich, und Mitratech bietet die Transparenz und Analysen, die die Unternehmensleitung benötigt.
Wie Bela bemerkt: „Wir alle profitieren von diesem System und können nun angemessen reagieren.“
Bessere Analysen für kontinuierliche Verbesserungen
Mazda nutzt nun die Berichterstellung für das Richtlinienmanagement von Mitratech, um:
- Trends bei der Nutzung von Richtlinien identifizieren
- Verstehen, welche Regeln Fragen generieren
- Potenzielle Risikobereiche erkennen, bevor Probleme auftreten
- Fördern Sie einen freundschaftlichen Wettbewerb zwischen den Geschäftsbereichen hinsichtlich der Abschlussquoten.
Verbesserte Verantwortlichkeit über Teams hinweg
E-Mails zur Eskalation von Managementangelegenheiten stellen sicher, dass Teamleiter die Verantwortung für die Einhaltung von Vorschriften übernehmen.
Wie Bela bemerkt: „Sie verstehen die Verantwortung besser … dass sie handeln müssen.“
Größeres Vertrauen in das Verständnis der Mitarbeiter
Durch Quizfragen, Umfragen und integrierte Schulungen zeigen die Mitarbeiter ihr Verständnis – wodurch das Risiko von Fehlinterpretationen, Fehlverhalten oder Verstößen gegen Vorschriften verringert wird.
Messbare Verbesserungen
- 90 % Abschlussquote bei den erforderlichen Richtlinien und Tests im gesamten Unternehmen
- Schnellere Überprüfungszyklen und weniger Folgeaufgaben
- Standardisierte globale Governance in 21 europäischen Rechtsordnungen
- Reduzierung des manuellen Arbeitsaufwands für Compliance-Teams, damit diese sich auf andere strategische Initiativen konzentrieren können
Ausblick + nächste Schritte
Mazda stärkt sein Compliance-Ökosystem weiter, indem es Mitratech Policy Management in umfassendere interne Kontrollinitiativen, Whistleblowing-Systeme und Schulungsprogramme integriert. Zu den künftigen Schwerpunkten gehören die Erweiterung analytisch gestützter Erkenntnisse, die Verbesserung der abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit und die Aufrechterhaltung der starken Ausrichtung von Mazda auf die sich wandelnden regulatorischen Anforderungen in ganz Europa.
Durch die Integration von Rahmenwerken für das Richtlinienmanagement, Schulungen und Überwachung schafft Mazda eine Compliance-Kultur, die auf Klarheit, Verantwortlichkeit und Mitarbeiterengagement basiert.
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