Mise en scène
Mazda Motor Europe, siège européen de la marque automobile mondiale, gère un environnement réglementaire complexe couvrant plus de 20 juridictions nationales. Face à des exigences de conformité croissantes et à une main-d'œuvre répartie dans toute l'Europe, l'organisation avait besoin d'un moyen de normaliser la gestion de ses politiques, d'automatiser les attestations et de savoir si les employés respectaient réellement les politiques essentielles.
En mettant en œuvre Mitratech Policy Management, Mazda a rationalisé ses opérations de conformité, renforcé la responsabilité et créé un écosystème de gestion des politiques plus dynamique et axé sur les données.
Le défi
Mazda Motor Europe opère dans l'un des environnements réglementaires les plus complexes au monde. Avec le chevauchement des réglementations européennes, nationales et industrielles, notamment le FCPA américain, le Bribery Act britannique, la directive européenne sur les lanceurs d'alerte et les exigences en matière d'information financière, l'équipe chargée de la conformité avait besoin d'un moyen centralisé et évolutif pour gérer les politiques dans toutes les unités commerciales, toutes les fonctions et tous les pays.
Avant Mitratech, les politiques étaient simplement publiées sur l'intranet. L'équipe chargée de la conformité avait une visibilité limitée sur le fait que les employés les ouvraient, les lisaient ou les comprenaient. La collecte des attestations nécessitait un suivi manuel, des feuilles de calcul et un suivi constant. Les employés ne recevaient pas de contenu personnalisé et il n'existait aucun moyen efficace de vérifier leur compréhension ou d'identifier les lacunes.
Mazda avait également besoin d'un moyen d'orchestrer la supervision complexe des politiques dans les domaines des ressources humaines, des affaires juridiques, des finances, de l'informatique, du contrôle interne et de la gouvernance des signalements, sans pour autant créer de charge administrative ou de goulots d'étranglement.
La solution
Mazda a mis en œuvre Mitratech Policy Management en 2017 afin de créer un cadre de gestion des politiques structuré, automatisé et riche en données. En tant qu'administratrice expérimentée, Bela décrit la solution de gestion des politiques de Mitratech comme transformatrice :
En tant que première plateforme dédiée à la gestion des politiques chez Mazda, Mitratech a immédiatement remplacé les workflows manuels et fragmentés. Ce qui nécessitait auparavant des publications sur l'intranet, des rappels par e-mail et des confirmations d'intégration ad hoc est devenu un processus de conformité centralisé, traçable et reproductible, réduisant ainsi la charge administrative des équipes chargées de la conformité et des ressources humaines tout en permettant à Mazda d'étendre la gouvernance des politiques à plus de 21 pays.
Principales capacités de gestion des politiques mises en œuvre
- Tâches automatisées d'attestation et de conformité : élimination de la collecte manuelle des attestations relatives au code de conduite et aux politiques — suivi automatisé, suivis structurés et rapports fiables pour les nouveaux employés et les employés existants.
- Tableaux de bord instantanés sur la conformité et les rapports : grâce à la création de rapports « d'un simple clic », Mazda peut consulter en temps réel l'état de conformité de ses différentes unités commerciales, fonctions et pays.
- Engagement des employés grâce à des quiz : Mazda utilise des quiz comportant jusqu'à sept questions aléatoires pour s'assurer que les employés ont bien lu les politiques essentielles et compris les concepts clés. Cela ajoute une couche mesurable de compréhension à l'attestation.
- Enquête annuelle sur les conflits d'intérêts : cette enquête obligatoire est entièrement réalisée via Mitratech Policy Management et comprend une formation intégrée visant à inciter les employés à réfléchir de manière critique avant de répondre.
- Analyses contextuelles et informations sur l'utilisation : le service chargé de la conformité peut voir quelles politiques les employés consultent le plus fréquemment, ce qui permet d'apporter des mises à jour rapides lorsque les règles ne sont pas claires ou que de nouvelles questions se posent.
- Workflow d'escalade vers la direction : les responsables sont informés du statut de conformité de leur équipe. Ils comprennent mieux leurs responsabilités et peuvent prendre des mesures si les employés ne remplissent pas leur tâche de conformité dans les délais impartis.
- Mise en œuvre ciblée des politiques : les employés ne voient que les politiques pertinentes pour leur fonction, telles que les politiques financières spécifiques aux employés du service financier, ce qui améliore la clarté et la pertinence et contribue à maintenir des taux d'achèvement élevés.
Les résultats
Grâce à la mise en place du système Mitratech Policy Management, Mazda a transformé sa gestion des politiques en un processus prévisible, responsable et fondé sur des informations pertinentes.
Un engagement organisationnel plus fort
Les dirigeants de Mazda soutiennent fermement les initiatives en matière de conformité, et Mitratech leur apporte la transparence et les analyses dont ils ont besoin.
Comme le souligne Bela : « Nous tirons tous profit de ce système, et nous pouvons désormais réagir de manière appropriée. »
De meilleures analyses pour favoriser l'amélioration continue
Mazda utilise désormais les rapports de gestion des politiques de Mitratech pour :
- Identifier les tendances dans l'utilisation des politiques
- Comprendre quelles règles génèrent des questions
- Détectez les zones à risque potentiel avant que les problèmes ne surviennent.
- Encourager une compétition amicale entre les unités commerciales sur les taux de réalisation
Amélioration de la responsabilité au sein des équipes
Les e-mails d'escalade de gestion garantissent que les chefs d'équipe s'approprient les résultats en matière de conformité.
Comme le souligne Bela : « Ils comprennent mieux leur responsabilité... qu'ils doivent agir. »
Une plus grande confiance dans la compréhension des employés
Grâce à des quiz, des sondages et des formations intégrées, les employés démontrent leur compréhension, ce qui réduit le risque d'interprétation erronée, de mauvaise conduite ou de violations réglementaires.
Améliorations mesurables
- Taux d'achèvement de 90 % pour les politiques et les questionnaires obligatoires dans l'ensemble de l'organisation
- Cycles de révision plus rapides et moins de tâches de suivi
- Gouvernance mondiale normalisée dans 21 juridictions européennes
- Réduction de la charge de travail manuelle pour les équipes chargées de la conformité afin qu'elles puissent se concentrer sur d'autres initiatives stratégiques.
Perspectives d'avenir + prochaines étapes
Mazda continue de renforcer son écosystème de conformité en intégrant Mitratech Policy Management à des initiatives de contrôle interne plus larges, à des systèmes d'alerte et à des programmes de formation. À l'avenir, l'entreprise se concentrera notamment sur l'élargissement des connaissances fondées sur l'analyse, le renforcement de la collaboration entre les services et le maintien d'une forte adéquation entre Mazda et les exigences réglementaires en constante évolution dans toute l'Europe.
En intégrant des cadres de gestion des politiques, de formation et de supervision, Mazda instaure une culture de conformité fondée sur la clarté, la responsabilité et l'engagement des employés.
Gestion des politiques 
