Anfang des Jahres schrieb ich einen Artikel für The OFCCP Digest über die Anforderungen, die das Office of Federal Contract Compliance Programs (OFCCP) des US-Arbeitsministeriums an die Befragung von Bewerbern und Mitarbeitern nach demografischen Informationen stellt. Seitdem hat das Arbeitsministerium zusätzliche Informationen veröffentlicht, die sich auf die von Bundesauftragnehmern und -unterauftragnehmern geforderten Erhebungen auswirken. Da es wichtig ist, die Erhebungsanforderungen der OFCCP zu verstehen, und die Veröffentlichung neuer Informationen zu großer Verwirrung geführt hat, hielt ich es für sinnvoll, dieses Thema erneut aufzugreifen.

Bevor wir weitermachen, eine Warnung und ein Hinweis zur Nomenklatur. Hier ist der Vorbehalt: Die Informationen in diesem Artikel sind mit Stand vom 10. November 2014 korrekt. Es ist möglich, dass die OFCCP zusätzliche Informationen veröffentlicht, die sich auf die durchzuführenden Erhebungen auswirken werden. Dies ist ein Grund, die Website der OFCCP unter http://www.dol.gov/ofccp aufmerksam zu verfolgen .

Die Anmerkung zur Nomenklatur betrifft die Begriffe, die wir verwenden, wenn wir über Erhebungen sprechen. In den formellen Vorschriften der OFCCP wird das Wort "Befragung" im Zusammenhang mit der Erhebung demografischer Daten von Bewerbern oder Mitarbeitern nirgends verwendet. Die Vorschriften der Behörde in Bezug auf Minderheiten und Frauen verweisen auf die Verpflichtung, die Ethnie, die ethnische Zugehörigkeit und das Geschlecht der Mitarbeiter und "soweit möglich" die Ethnie, die ethnische Zugehörigkeit und das Geschlecht der Bewerber zu ermitteln. (Siehe 41 CFR 60-1.12(c).) Die Vorschriften der Agentur in Bezug auf Veteranen und Menschen mit Behinderungen verweisen auf die Verpflichtung, Bewerber und Mitarbeiter aufzufordern, sich selbst als eine nach diesen Vorschriften geschützte Person zu identifizieren. (Siehe 41 CFR 60-300.42 und 41 CFR 60-741.42.) Wenn wir über die Befragung von Bewerbern und Mitarbeitern sprechen, geht es eigentlich um die Verpflichtung, Bewerber und Mitarbeiter aufzufordern, demografische Informationen zu liefern.

Einholung von Informationen über Ethnie und Geschlecht

• Kategorien Ethnie/Ethnizität
• Bundesauftragnehmer und Unterauftragnehmer müssen Bewerbern und Mitarbeitern die Möglichkeit geben, ihre Ethnie und ihr Geschlecht anzugeben. The race/ethnicity categories used in OFCCP’s regulations are as follows:
  • Weiß
  • Amerikanischer Indianer/Alaskanischer Ureinwohner
  • Asiaten/Pazifikinsulaner (einschließlich Personen vom indischen Subkontinent)
  • Schwarz (afro-amerikanisch)
  • Hispanisch

Beachten Sie, dass dies NICHT die Kategorien sind, die für den jährlichen EEO-1-Bericht verwendet werden, der bei der Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) eingereicht werden muss. Die EEOC trennt Pazifikinsulaner (einschließlich der Ureinwohner Hawaiis) von Asiaten und fügt eine Kategorie für Personen hinzu, die zwei oder mehr Ethnien angehören. Die EEOC betrachtet auch Hispanoamerikaner als eine ethnische Zugehörigkeit und nicht als eine Kategorie der Ethnie.

Am 1. Oktober 2014 veröffentlichte die OFCCP eine überarbeitete Version des Schreibens, mit dem eine Überprüfung der Einhaltung der Bestimmungen zu positiven Maßnahmen eingeleitet wird (als "Scheduling Letter" bezeichnet), sowie die dazugehörige Auflistung der Informationen, die der OFCCP zu Beginn einer Überprüfung der Einhaltung der Bestimmungen vorgelegt werden müssen. Viele bundesstaatliche Auftragnehmer und Unterauftragnehmer waren überrascht, dass unter Punkt 18 der Einzelauflistung angegeben wurde, dass Unternehmen Daten zu Bewerbern, Einstellungen, Beförderungen und Kündigungen unter Verwendung der fünf oben genannten Kategorien der Ethnie und nicht der sieben von der EEOC verwendeten Kategorien der Ethnie einreichen müssen. Die OFCCP hat ihre Vorschriften jedoch nie geändert, um sie an die Kategorien der EEOC anzupassen, so dass die Auflistung der einzelnen Punkte den offiziellen Vorschriften der OFCCP entspricht.

Während die überarbeitete Auflistung die fünf traditionellen Kategorien der Ethnie verwendet, erlaubt die OFCCP den Auftragnehmern die Verwendung der erweiterten Definitionen der Ethnie, die die EEOC verwendet. In 2008, the agency released Directive 283 (now renumbered Directive 2008-02) which indicated that OFCCP would not cite companies for using EEOC’s race/ethnicity categories in collecting demographic information on applicants and employees. OFCCP officials have informally indicated that federal contractors and subcontractors may continue to rely on Directive 283 as they collect race/ethnicity information despite the explicit language found in the revised itemized listing. Es scheint wahrscheinlich, dass die OFCCP irgendwann eine FAQ herausgeben oder auf andere Weise offiziell bestätigen wird, dass die Richtlinie 283 weiterhin in Kraft ist.

• Leitlinien für die Erhebung von Angaben zur Ethnie und zum Geschlecht von Bewerbern

  Im Gegensatz zu den OFCCP-Vorschriften für Veteranen und Menschen mit Behinderungen enthalten die Vorschriften der Behörde für Minderheiten und Frauen nur sehr wenige formale Hinweise zur Abfrage von Informationen zur Ethnie und zum Geschlecht von Bewerbern. Es gibt jedoch einige Dinge, die wir aus einer Reihe von OFCCP-Überprüfungen und aus Informationen, die die OFCCP in verschiedenen Foren zur Verfügung gestellt hat, wissen.

  • Die Aufforderung zur Selbstauskunft muss allen Personen erteilt werden, die gemäß den OFCCP-Vorschriften für Internet-Bewerber als Internet-Bewerber gelten. Es ist wichtig, daran zu denken, dass die Vorschriften für Internet-Bewerber eine Definition dafür liefern, was die OFCCP als brauchbare Kandidaten ansieht, und dass sich diese Vorschriften nicht einfach auf die Mittel beziehen, die eine Person verwendet, um ihr Interesse an einer offenen Stelle zu bekunden. Bundesauftragnehmer und Unterauftragnehmer können Personen, die keine Internet-Bewerber sind, nach Ethnie und Geschlecht befragen, aber die Befragung MUSS an Bewerber gerichtet werden, die die Definition eines Internet-Bewerbers erfüllen.
  • Die Aufforderung zur Selbstauskunft muss den Bewerbern einige Zeit vor dem Vorstellungsgespräch des Auswahlverfahrens übermittelt werden.
  • Bundesauftragnehmer sind verpflichtet, das Selbstauskunftsformular eines Bewerbers getrennt von den anderen Bewerbungsunterlagen aufzubewahren.
  • Bundesauftragnehmer und Unterauftragnehmer sollten sich davor hüten, die Ethnie oder das Geschlecht von Bewerbern, die nicht gesehen wurden, zu erraten. Diese Bewerber sollten in den Bewerberverfolgungssystemen als Ethnie und/oder Geschlecht unbekannt angezeigt werden. Die Compliance-Beauftragten der OFCCP haben häufig darauf hingewiesen, dass Auftragnehmer die Ethnie und das Geschlecht eines Bewerbers visuell erkennen sollten, wenn der Bewerber persönlich befragt wird, und die OFCCP hat Unternehmen gelegentlich angewiesen, die Ethnie oder das Geschlecht von Bewerbern anhand des Namens zu erraten. Im Jahr 2004 gab die OFCCP eine Richtlinie heraus, in der Unternehmen angewiesen wurden, keine Vermutungen über die Ethnie oder das Geschlecht von Bewerbern anzustellen, aber diese Richtlinie wurde Ende 2013 aufgehoben. Die Unternehmen müssen entscheiden, wie sie mit Bewerbern verfahren, die sich nicht selbst identifizieren.
  • Bundesauftragnehmer und Unterauftragnehmer sind im Allgemeinen verpflichtet, die von den Bewerbern eingereichten Selbstauskunftsformulare zwei Jahre lang aufzubewahren. Kleinere Arbeitgeber müssen die Selbstauskunftsformulare möglicherweise nur ein Jahr lang aufbewahren.

• Richtlinien bezüglich der Erhebung von Informationen über Ethnie und Geschlecht von Mitarbeitern

  Wie bei den Bewerbern bieten die OFCCP-Vorschriften für Minderheiten und Frauen nur sehr wenige formale Anhaltspunkte für die Abfrage von Informationen über Ethnie und Geschlecht von Mitarbeitern. Hier sind einige Dinge, die wir wissen.

  • Bundesauftragnehmer und Unterauftragnehmer müssen allen neuen Mitarbeitern ein Formular zur Verfügung stellen, in dem sie ihre Ethnie und ihr Geschlecht angeben können.
  • Auf dem Selbstauskunftsformular muss angegeben werden, dass das Ausfüllen dieses Formulars freiwillig ist.
  • Lehnt ein Mitarbeiter die Angabe seiner Ethnie oder seines Geschlechts ab, sollten Bundesauftragnehmer und Unterauftragnehmer die Ethnie und das Geschlecht des Mitarbeiters visuell identifizieren. Race/ethnicity and gender data on all employees is required for the annual EEO-1 report and for affirmative action plans. Unlike applicants, there is nothing in OFCCP’s (or EEOC’s) regulations that allow companies to show the race/ethnicity or gender of employees as unknown.

Einholung von Informationen über den Veteranenstatus

Die Anforderungen an die Erhebung demografischer Daten über den Veteranenstatus haben sich im letzten Jahr drastisch geändert. Diese Anforderungen entwickeln sich weiter, und im kommenden Jahr wird die OFCCP wahrscheinlich weitere Leitlinien zu diesem Thema vorlegen.

• Geschützte Veteranen-Kategorien

  Nur bestimmte Arten von Veteranen sind durch die Bundesvorschriften für positive Maßnahmen geschützt. Die Kategorien von Veteranen, die jetzt als geschützte Veteranen gelten, sind wie folgt:

  • Behinderte Veteranen
  • Kürzlich aus dem Militärdienst ausgeschiedene Veteranen (d. h. Personen, die innerhalb von drei Jahren aus dem Militärdienst ausgeschieden sind)
  • Veteranen der Militärdienstmedaille
  • Veteranen im aktiven Kriegsdienst oder mit Kriegsabzeichen

  Die Klassifizierung "Kriegsveteran im aktiven Dienst oder mit Kampagnenabzeichen" ist eine neue Bezeichnung für die zuvor verwendete Klassifizierung "anderer geschützter Veteran". Die OFCCP hat die Bezeichnung "Kriegsveteran im aktiven Dienst oder mit Kampagnenabzeichen" eingeführt, um die häufig auftretende Verwirrung darüber zu vermeiden, was ein "anderer geschützter Veteran" ist.

  Die Unternehmen sind nicht mehr verpflichtet, Informationen über den Status von Veteranen der Vietnam-Ära oder von besonders behinderten Veteranen einzuholen. Der Begriff "Invaliditätsveteran" ist im Grunde an die Stelle des Begriffs "Sonderinvaliditätsveteran" getreten, und es gibt keinen besonderen Versicherungsschutz mehr für Veteranen der Vietnam-Ära an sich. (Veteranen der Vietnam-Ära gelten weiterhin als geschützte Veteranen, wenn sie in eine der vier oben genannten Kategorien fallen).

• Leitlinien für die Einholung von Informationen über Veteranen bei Bewerbern

  Bundesauftragnehmer und Unterauftragnehmer sind verpflichtet, in der Phase vor der Angebotsabgabe Informationen über den Veteranenstatus von Bewerbern einzuholen. Dies ist eine neue Anforderung in den überarbeiteten Vorschriften der OFCCP für Veteranen. Die Unternehmen müssen damit beginnen, die Bewerber aufzufordern, Informationen über den Veteranenstatus zu liefern, wenn ihr Plan für positive Maßnahmen für Veteranen das nächste Mal aktualisiert wird. Wenn der Plan für positive Maßnahmen (AAP) seit dem 24. März 2014 aktualisiert wurde, sollten die Unternehmen die Bewerber bereits auffordern, Angaben zum Veteranenstatus zu machen.

  • Die Aufforderung zur Angabe des Veteranenstatus muss bestimmte Formulierungen enthalten. Dazu gehört der Hinweis, dass das Unternehmen ein Auftragnehmer oder Unterauftragnehmer des Bundes ist, dass das Ausfüllen des Erhebungsbogens freiwillig ist und dass die Informationen aus dem Erhebungsbogen vertraulich behandelt werden.
  • Die Aufforderung zur Selbstauskunft muss Informationen über die vier geschützten Veteranenklassifikationen enthalten. In der Aufforderung sollte dann gefragt werden, ob der Bewerber einer dieser vier Klassifizierungen angehört. Eine bewährte Praxis wäre es, dem Bewerber die Möglichkeit zu geben, anzugeben, dass er keiner dieser Klassifizierungen angehört, und ihm die Möglichkeit zu geben, anzugeben, dass er keine Antwort auf diese Frage geben möchte.
  • Die überarbeiteten Vorschriften für Veteranen enthalten keinen Hinweis auf den Zeitpunkt der Bewerberbefragung zum Veteranenstatus. In der Präambel zu den Vorschriften und in mehreren OFCCP-FAQs wird jedoch darauf hingewiesen, dass Unternehmen Bewerber gleichzeitig nach dem Veteranenstatus und nach Ethnie/Geschlecht befragen können. Die OFCCP hat zwar die Bestimmungen ihrer Regelung für Internet-Bewerber nicht vollständig in die überarbeiteten Vorschriften für Veteranen übernommen, aber die Behörde hat angedeutet, dass sie es Unternehmen gestatten wird, demografische Erhebungen zum Veteranenstatus auf diejenigen Personen zu beschränken, die als Internet-Bewerber gelten.
  • Es scheint, dass Bundesauftragnehmer und Unterauftragnehmer verpflichtet sind, von Bewerbern erhaltene Selbstauskunftsformulare zwei Jahre lang aufzubewahren (obwohl kleinere Arbeitgeber möglicherweise verpflichtet sind, Selbstauskunftsformulare nur ein Jahr lang aufzubewahren). Bestimmte Teile der überarbeiteten Vorschriften für Veteranen enthalten eine dreijährige Aufbewahrungspflicht, und es ist möglich, dass einige OFCCP-Beauftragte diese dreijährige Aufbewahrungspflicht so auslegen werden, dass sie auch für die Abfrage des Veteranenstatus von Bewerbern gilt.

  Die überarbeiteten Verordnungen für Veteranen enthalten ein vorgeschlagenes Format für die Aufforderung an Bewerber, sich selbst als geschützter Veteran zu identifizieren, bevor sie ein Angebot abgeben.

• Leitlinien für die Abfrage des Veteranenstatus bei Neueinstellungen

  Bundesauftragnehmer und Unterauftragnehmer sind außerdem verpflichtet, in der Phase des Auswahlverfahrens nach dem Angebot Informationen über den Veteranenstatus von Bewerbern einzuholen. Dies ist zwar KEINE neue Anforderung, aber einige der Parameter für die Einholung dieser Informationen haben sich geändert. Dies ist in der Tat einer der Bereiche, in denen sich die Anforderungen der OFCCP ständig weiterentwickeln.

  Die überarbeiteten OFCCP-Vorschriften für Veteranen besagen, dass Bundesauftragnehmer und Unterauftragnehmer Informationen über Veteranen gemäß den in 41 CFR 61-300 aufgeführten Kategorien einholen müssen. Die Vorschriften in 41 CFR 63-100 definieren den Jahresbericht, der dem Veterans Employment and Training Service (VETS) vorgelegt werden muss. Bis vor kurzem verlangten diese Vorschriften eine Berichterstattung über jede der vier oben genannten Veteranenkategorien. Im September 2014 erließ VETS jedoch neue Vorschriften, nach denen Unternehmen Informationen über Neueinstellungen und Mitarbeiter der allgemeinen Kategorie "geschützte Veteranen" vorlegen müssen. "Geschützte Veteranen" sind Veteranen, die in eine der vier oben genannten Kategorien fallen.

  Diese Änderung des dem VETS vorzulegenden Berichts (früher VETS-100A-Bericht, jetzt VETS-4212-Bericht) erfordert möglicherweise Änderungen an der Aufforderung zur Identifizierung, die Personen in der Post-Offer-Phase des Auswahlverfahrens angeboten wird. Irgendwann im nächsten Jahr wird es Bundesauftragnehmern und Unterauftragnehmern erlaubt sein, Informationen von Bewerbern, die nach dem Angebot eingestellt wurden (d. h. Neueinstellungen), auf die gleiche Art und Weise einzuholen, wie diese Informationen von Bewerbern vor dem Angebot eingeholt werden. Die Unternehmen werden im Grunde nur eine "Ja"- oder "Nein"-Frage zum geschützten Veteranenstatus stellen, anstatt nach jeder geschützten Veteranenklassifizierung zu fragen. Allerdings gibt es zwei offene Fragen im Zusammenhang mit der Änderung des VETS-4212.

  • Wann müssen Unternehmen zu diesem neuen Format für die Abfrage von Informationen über Veteranen bei Neueinstellungen übergehen? Die OFCCP hat nicht gesagt, dass diese Änderung sofort vorgenommen werden muss. Die Behörde wird wahrscheinlich eine FAQ zu dieser Frage herausgeben.
  • Dürfen Unternehmen neu eingestellte Mitarbeiter auffordern, Angaben zu den einzelnen Veteranenkategorien zu machen? Unternehmen müssen im VETS-4212-Bericht nur angeben, ob neu eingestellte Mitarbeiter und Angestellte unter die allgemeine Kategorie der geschützten Veteranen fallen. Es ist jedoch nicht klar, ob es den Unternehmen VERBOTEN ist, nach den einzelnen Veteranenklassifikationen zu fragen. Auch in diesem Punkt können wir auf eine Klarstellung durch die OFCCP hoffen.

  Was die Aufforderung an die Beschäftigten zur Angabe des Veteranenstatus betrifft, so wird die Aufforderung selbst weitgehend denselben Wortlaut haben wie die Aufforderung an die Bewerber (d. h. in der Aufforderung muss darauf hingewiesen werden, dass das Unternehmen ein Auftragnehmer oder Unterauftragnehmer des Bundes ist, dass das Ausfüllen des Erhebungsbogens freiwillig ist usw.). Die Einladung nach dem Angebot muss den Personen einige Zeit vor dem Beginn ihrer offiziellen Arbeitspflichten zugehen. Sie kann also während der Einarbeitung neuer Mitarbeiter oder zu einem anderen Zeitpunkt am ersten Tag der Beschäftigung erfolgen, solange die Person ihre Arbeit noch nicht aufgenommen hat.

  Die überarbeiteten Verordnungen für Veteranen enthalten ein vorgeschlagenes Format für die Aufforderung an Neueinstellungen, sich selbst als geschützter Veteran zu identifizieren, obwohl dieses Format in Anbetracht der Änderungen, die mit den Überarbeitungen des VETS-Berichts einhergehen werden, überholt sein könnte.

Einholung von Informationen über den Behindertenstatus

Wie die Anforderungen an die Erhebung demografischer Daten über den Veteranenstatus haben sich auch die Anforderungen an die Erhebung demografischer Daten über den Behindertenstatus im letzten Jahr drastisch geändert, insbesondere im Hinblick auf die Erhebung von Informationen über Antragsteller.

• Leitlinien für die Einholung von Informationen über Behinderungen bei Bewerbern

  Bundesauftragnehmer und Unterauftragnehmer sind verpflichtet, in der Phase vor der Angebotsabgabe Informationen über den Behindertenstatus von Bewerbern einzuholen. Dies ist eine neue Anforderung in den überarbeiteten OFCCP-Vorschriften für Menschen mit Behinderungen. Diese Anforderung, demografische Informationen über Behinderungen in der Phase vor der Angebotsabgabe zu erheben, hat bei Bundesauftragnehmern und -unterauftragnehmern erhebliche Bedenken ausgelöst, da die Erhebung solcher Daten in den EEOC-Vorschriften zum Americans with Disabilities Act ausdrücklich verboten ist. Der OFCCP liegt jedoch ein Schreiben der EEOC vor, aus dem hervorgeht, dass die Erhebung von Informationen über Behinderungen zulässig ist, da sie nach Bundesrecht vorgeschrieben ist. WICHTIGER HINWEIS für Unternehmen, die NICHT als Auftragnehmer oder Unterauftragnehmer des Bundes tätig sind: Das Verbot der Erhebung von Informationen über Behinderungen bei Bewerbern in der Phase vor der Angebotsabgabe wurde NICHT für Unternehmen aufgehoben, die nicht verpflichtet sind, die Bestimmungen der Bundesvorschriften über positive Maßnahmen für Menschen mit Behinderungen zu erfüllen.

  Unternehmen müssen zum Zeitpunkt der nächsten Aktualisierung ihres Aktionsplans für Menschen mit Behinderungen damit beginnen, Bewerber aufzufordern, Angaben zu ihrer Behinderung zu machen. Wenn der AAP seit dem 24. März 2014 aktualisiert wurde, sollten die Unternehmen die Bewerber bereits auffordern, Angaben zur Behinderung zu machen.

  Während die Unternehmen einen gewissen Ermessensspielraum haben, was die Formulierung in der Einladung zur Feststellung des Veteranenstatus angeht, gilt dies nicht für die Einladung zur Feststellung des Behindertenstatus. Bundesauftragnehmer und Unterauftragnehmer MÜSSEN für diese Zwecke ein von der OFCCP entwickeltes Formular verwenden. Das Formular ist auf der Website der OFCCP zu finden. Das Erhebungsformular für Behinderte ist zwei Seiten lang und darf in keiner Weise verändert werden. Die Unternehmen können zwar eine Version des Formulars erstellen, die elektronisch ausgefüllt werden kann, doch muss ein elektronisches Formular alle von der OFCCP vorgegebenen Formulierungen beibehalten. In einer der häufig gestellten Fragen (FAQ) der OFCCP heißt es, dass eine elektronische Version des Fragebogens zum Thema Behinderung wie folgt aussehen muss

  • Anzeige der OMB-Nummer und des Ablaufdatums;
  • Enthält den Text des Formulars ohne Änderungen;
  • Verwenden Sie eine serifenlose Schriftart, z. B. Calibri oder Arial; und
  • Verwenden Sie eine Schriftgröße von mindestens 11 (mit Ausnahme der Fußnote und der Belastungsangabe, die mindestens 10 groß sein müssen).

  Unternehmen dürfen der Umfrage zum Thema Behinderung ein Vorwort oder anderes erläuterndes Material beifügen, die Umfrage selbst darf jedoch nicht geändert werden. As with the veterans regulations, the preamble to the disability regulations and several OFCCP FAQs indicate that companies may survey applicants for disability status at the same time they survey for race/gender and ethnicity.

  Es scheint, dass Auftragnehmer und Unterauftragnehmer auf Bundesebene verpflichtet sind, Selbstauskunftsformulare über den Behindertenstatus, die sie von Bewerbern erhalten, zwei Jahre lang aufzubewahren (obwohl kleinere Arbeitgeber möglicherweise verpflichtet sind, Selbstauskunftsformulare nur ein Jahr lang aufzubewahren). Wie bei den überarbeiteten Vorschriften für Veteranen enthalten auch bestimmte Teile der überarbeiteten Vorschriften für Menschen mit Behinderungen eine dreijährige Aufbewahrungspflicht, und es ist möglich, dass einige OFCCP-Beauftragte diese dreijährige Aufbewahrungspflicht so auslegen, dass sie auch für Anfragen zum Behindertenstatus von Bewerbern gilt.

• Leitlinien für die Abfrage des Behindertenstatus bei Neueinstellungen

  Bundesauftragnehmer und Unterauftragnehmer sind ebenfalls verpflichtet, von Bewerbern in der Phase des Auswahlverfahrens nach dem Angebot Informationen über den Behindertenstatus einzuholen. Dies ist zwar KEINE neue Anforderung, aber einige der Parameter für die Einholung dieser Informationen haben sich geändert.

  • Vor allem aber MÜSSEN die Unternehmen das von der OFCCP entwickelte Formular zur Erhebung von Behinderungen verwenden. Das bedeutet, dass neue Mitarbeiter innerhalb eines relativ kurzen Zeitraums zweimal mit diesem Formular konfrontiert werden: einmal in der Phase vor dem Auswahlverfahren und ein zweites Mal in der Phase nach dem Auswahlverfahren.
  • Wie bei der Aufforderung zur Feststellung des Veteranenstatus muss auch die Aufforderung zur Feststellung der Behinderung nach der Einstellung erfolgen, bevor die Person ihre Arbeit aufnimmt.
  • Die bei der Befragung von Neueinstellungen gesammelten Informationen dürfen NICHT in der Personal- oder Krankenakte eines Mitarbeiters gespeichert werden. In einer FAQ der OFCCP heißt es, dass diese Informationen in einem HR-Informationssystem aufbewahrt werden können, solange die Informationen vertraulich bleiben.
  • Die Unternehmen können der Erhebung über die Behinderung ein Vorwort oder anderes erläuterndes Material beifügen, aber die Erhebung selbst darf nicht verändert werden.

• Leitlinien für die Einholung von Auskünften über die Behinderung der gesamten Belegschaft

  Im ersten Jahr nach der Aktualisierung des Aktionsplans eines Unternehmens für Menschen mit Behinderungen muss das Unternehmen eine erneute Befragung der gesamten Belegschaft durchführen, um Informationen über den Behindertenstatus zu sammeln. Das bedeutet, dass ein Unternehmen mit einem Aktionsplan vom 1. Januar die gesamte Belegschaft vor dem 31. Dezember 2015 erneut befragen muss. Ein Unternehmen mit einem Plan für positive Maßnahmen vom 1. Juli muss die gesamte Belegschaft vor dem 30. Juni 2015 erneut befragen.

  Diese erneute Befragung der Arbeitskräfte weist mehrere wichtige Merkmale auf.

  • Die OFCCP verlangt lediglich eine erneute Befragung der Belegschaft zum Behindertenstatus. Die Unternehmen sind nicht verpflichtet, den Veteranenstatus oder andere demografische Informationen erneut zu erheben.
  • Die Unternehmen müssen wieder das von der OFCCP vorgeschriebene Erhebungsformular verwenden, um Informationen über Behinderungen zu sammeln. Zwar dürfen die Unternehmen der Umfrage einleitende oder erläuternde Materialien beifügen, doch muss das Umfrageformular in seiner Gesamtheit verwendet werden. Wenn die Umfrage elektronisch durchgeführt wird, gelten die oben genannten Bestimmungen für die elektronische Verwendung des OFCCP-Formulars.

  Nach dieser ersten Wiederholungsbefragung der Belegschaft sind die Unternehmen verpflichtet, mindestens alle fünf Jahre eine Wiederholungsbefragung der Belegschaft zum Behindertenstatus durchzuführen. Mindestens einmal in den dazwischen liegenden Jahren müssen die Mitarbeiter eine förmliche Erinnerung daran erhalten, dass sie die Informationen über ihren Behindertenstatus in den HR-Systemen des Unternehmens aktualisieren dürfen.

Schlussfolgerung

Bundesauftragnehmer und Unterauftragnehmer stehen vor der Herausforderung, mit all den Erhebungen Schritt zu halten, die jetzt gemäß den Bestimmungen der OFCCP zur Förderung von Maßnahmen erforderlich sind. Die Unternehmen müssen auf Änderungen achten, die die OFCCP an ihren Erhebungsanforderungen vornehmen wird. Die Unternehmen müssen auch sicherstellen, dass sie sich nach Kräften bemühen, alle neuen und fortlaufenden Erhebungsanforderungen zu erfüllen. Da die Aufforderungen zur Selbstauskunft die Grundlage für einen Großteil der statistischen Berichte bilden, die in den Plänen für positive Maßnahmen eines Unternehmens erstellt werden, wird es wichtig sein, so viele dieser Informationen wie möglich ordnungsgemäß zu erfassen und aufzubewahren.

Bitte beachten Sie: Dieser Artikel ist nicht als Rechtsberatung oder als Ersatz für eine professionelle Beratung über die besonderen Umstände Ihrer Organisation gedacht.

Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.