Am 1. Februar 2018 hat das Office of Federal Contract Compliance Programs (OFCCP) des US-Arbeitsministeriums 1.000 Mitteilungen an Bundesauftragnehmer und Unterauftragnehmer verschickt. In diesen Mitteilungen werden die Arbeitgeber darüber informiert, dass eine oder mehrere ihrer Einrichtungen im Laufe des Jahres 2018 wahrscheinlich Gegenstand einer Überprüfung der Einhaltung der Vorschriften für positive Maßnahmen sein werden.
Die OFCCP verschickt diese Mitteilungen seit etwa zehn Jahren an Arbeitgeber. Diese Mitteilungen, die formell als Corporate Scheduling Announcement Letters (CSALs) bezeichnet werden, sollen den Arbeitgebern die Möglichkeit geben, sich auf eine anstehende Überprüfung der Einhaltung der Vorschriften für positive Maßnahmen vorzubereiten. Vor der Verwendung von CSALs erhielten Arbeitgeber, die von einer Überprüfung der Einhaltung der Vorschriften betroffen waren, einfach ein Schreiben, in dem die Überprüfung ohne jegliche Vorwarnung seitens der OFCCP angekündigt wurde.
Die ersten Runden der von der OFCCP verwendeten CSALs wurden an die Unternehmenszentralen großer Arbeitgeber verschickt. Zuvor hatte die OFCCP Rückmeldungen von großen Bundesauftragnehmern und Unterauftragnehmern erhalten, dass diese Organisationen frustriert waren über die Anzahl der Compliance-Prüfungen, die in verschiedenen Einrichtungen stattfanden, und darüber, dass sie nicht in der Lage waren, effektiv den Überblick darüber zu behalten, welche Einrichtungen überprüft wurden. Die CSALs sollten diese Probleme lindern. Im Jahr 2012 änderte die OFCCP jedoch ihre Herangehensweise bei der Versendung von CSALs, als sie begann, CSALs direkt an die einzelnen Einrichtungen und nicht mehr an die Unternehmenszentrale zu senden. Die OFCCP entschied sich für diesen neuen Ansatz, nachdem ihr Beschwerden zugetragen wurden, wonach die Unternehmenszentralen nicht effektiv mit ihren Einrichtungen über anstehende Überprüfungen kommunizierten. Eine Unternehmenszentrale würde nur dann eine CSAL erhalten, wenn die Unternehmenszentrale selbst für eine Überprüfung vorgesehen war. Der Corporate Scheduling Announcement Letter hat sich also von einem Instrument zur Benachrichtigung der Unternehmenszentrale großer Arbeitgeber über mehrere anstehende Überprüfungen zu einem Instrument gewandelt, das die einzelnen Standorte über anstehende Überprüfungen informiert.
Die OFCCP hat klargestellt, dass die Agentur nicht verpflichtet ist, CSALs zu versenden, bevor sie mit der Überprüfung der Einhaltung der Vorschriften beginnt. Die Behörde betrachtet CSALs als eine Höflichkeitsmitteilung an Bundesauftragnehmer und Unterauftragnehmer. Die OFCCP behält sich das Recht vor, Überprüfungen der Einhaltung der Vorschriften in Einrichtungen einzuleiten, die keine CSAL erhalten haben, und es hat Fälle gegeben, in denen die OFCCP dies getan hat.
CSALs signalisieren NICHT den Beginn der Compliance-Überprüfung
Es ist wichtig zu wissen, dass eine CSAL NICHT die formelle Eröffnung einer Compliance-Prüfung darstellt. Die CSAL ist im Grunde eine Vorankündigung, die eine Einrichtung darüber informiert, dass die OFCCP dort eine Überprüfung der Einhaltung der Vorschriften durchführen wird. Eine Compliance-Prüfung wird erst dann eingeleitet, wenn die OFCCP ein förmliches Schreiben an den Arbeitgeber sendet, in dem Daten und andere Informationen angefordert werden. In diesem Schreiben, das als Terminplanungsschreiben bezeichnet wird, wird dem Arbeitgeber eine Frist von 30 Tagen eingeräumt, um der OFCCP Pläne für positive Maßnahmen und andere Informationen vorzulegen. Das Terminplanungsschreiben enthält eine detaillierte Auflistung von Informationen, die das OFCCP zu Beginn einer Überprüfung der Einhaltung der Vorschriften von einem Arbeitgeber verlangt. Einrichtungen, die für den Erhalt eines Scheduling Letters ausgewählt werden, sind in der Regel Teil einer offiziellen Scheduling-Liste, die in der OFCCP-Zentrale in Washington, D.C., erstellt wird.
Während CSALs signalisieren, dass die OFCCP beabsichtigt, eine Überprüfung der Einhaltung der Vorschriften in einer bestimmten Einrichtung durchzuführen, ist eine CSAL kein Beweis dafür, dass die OFCCP das Recht hat, tatsächlich eine Überprüfung durchzuführen. Die OFCCP sammelt Daten aus verschiedenen Quellen, um zu bestimmen, welche Organisationen CSALs und Terminplanungsschreiben erhalten sollen. Einige dieser Quellen enthalten alte oder falsche Daten. Zum Beispiel werden CSALs gelegentlich an Einrichtungen geschickt, die geschlossen sind, oder an Organisationen, die keine Bundesaufträge oder Unteraufträge mehr vergeben. Organisationen, die CSALs an Einrichtungen erhalten, die nicht für eine Überprüfung der Einhaltung der Vorschriften durch das OFCCP geeignet sind, müssen warten, bis sie tatsächlich ein Terminplanungsschreiben erhalten, bevor sie das Recht des OFCCP zur Durchführung einer Überprüfung der Einhaltung der Vorschriften in dieser Einrichtung anfechten.
Die CSALs vom Februar 2018
Die OFCCP hat auf ihrer Website spezifische Informationen zu den CSALs bereitgestellt, die am 1. Februar veröffentlicht wurden. Die spezifischen Punkte, die die OFCCP in Bezug auf diese Runde von CSALs bekannt gab, sind die folgenden:
- Die OFCCP wird am 19. März 2018 mit dem Versand von Terminplanungsschreiben an Einrichtungen beginnen, die CSALs erhalten haben.
- Wie immer müssen Bundesauftragnehmer und Unterauftragnehmer der OFCCP innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt eines Terminplanungsschreibens ihre Pläne für positive Maßnahmen und andere angeforderte Informationen vorlegen.
- Die OFCCP hat angekündigt, dass nicht mehr als zehn (10) Niederlassungen einer einzigen Organisation auf der letzten von der Behörde erstellten Terminliste stehen werden.
- Die OFCCP hat erklärt, dass nicht mehr als vier (4) Niederlassungen einer einzelnen Organisation von einem bestimmten OFCCP-Bezirksbüro auf ihre Einhaltung überprüft werden. (Zum Beispiel würde das OFCCP-Bezirksbüro in San Antonio nicht mehr als vier Überprüfungen einer einzelnen Organisation durchführen.)
- Keine Einrichtung, deren Überprüfung in den letzten fünf (5) Jahren abgeschlossen wurde, wird in die aktuelle Flugplanliste aufgenommen.
Die letzten drei Punkte stellen eine wichtige Änderung für die OFCCP dar. Die OFCCP hat in der Regel keine der oben genannten Beschränkungen in Bezug auf die Anzahl der Überprüfungen, denen sich eine Organisation unterziehen kann, oder in Bezug auf die Anzahl der von einem OFCCP-Bezirksbüro in einer Organisation durchzuführenden Überprüfungen festgelegt. Noch kritischer ist, dass die OFCCP traditionell eine einzelne Einrichtung nur dann von einer Überprüfung der Einhaltung der Vorschriften befreit hat, wenn diese Einrichtung innerhalb der letzten ZWEI (2) Jahre eine Überprüfung abgeschlossen hatte. Durch die Verwendung dieser zusätzlichen Kriterien bei der Erstellung der neuen Terminliste scheint die OFCCP versucht zu haben, auf frühere Bedenken der Auftragnehmergemeinschaft hinsichtlich der Anzahl der Compliance-Prüfungen in einer bestimmten Organisation, in einer bestimmten Einrichtung oder bei einer bestimmten OFCCP-Bezirksstelle einzugehen.
Zu ergreifende Maßnahmen nach Erhalt einer CSAL
Organisationen, die eine CSAL erhalten, sollten eine Reihe von Maßnahmen ergreifen:
- Die Führungskräfte sollten darauf hingewiesen werden, dass eine OFCCP-Überprüfung der Einhaltung der Vorschriften wahrscheinlich irgendwann im Laufe des Jahres 2018 stattfinden wird und dass die Überprüfung bereits im März 2018 beginnen kann.
- Bereits abgeschlossene Pläne für positive Maßnahmen sollten sorgfältig geprüft werden, um sicherzustellen, dass sie die Informationen enthalten, die bei einer Überprüfung der Einhaltung der Vorschriften verlangt werden.
- Andere Informationen, die im Rahmen einer Überprüfung der Einhaltung der Vorschriften vorgelegt werden können, sollten sorgfältig daraufhin untersucht werden, ob diese Informationen bei einer Überprüfung der Einhaltung der Vorschriften Probleme aufwerfen werden.
- Es sollten Anstrengungen unternommen werden, um alle Aufgaben zu erledigen, die erforderlich sind, um eine Organisation in Übereinstimmung mit den Bundesvorschriften für positive Maßnahmen zu bringen.
- Die Organisationen sollten ihre Aufklärungsarbeit überprüfen und sich auf Diskussionen über die Ergebnisse dieser Aufklärungsarbeit vorbereiten.
- Unternehmen sollten sicherstellen, dass sie in Vorbereitung auf die Übermittlung von Vergütungsinformationen an die OFCCP eine Art Überprüfung der Vergütungspraktiken und -entscheidungen durchgeführt haben.
Es lässt sich nicht genau vorhersagen, wann eine Einrichtung, die eine CSAL erhalten hat, mit der Überprüfung der Einhaltung der Vorschriften beginnen wird. Es scheint, dass die Einrichtungen auf der aktuellen CSAL-Liste frühestens in der Woche des 19. März ein Terminplanungsschreiben erhalten können. Die OFCCP hat jedoch das Recht, Einrichtungen, die am 1. Februar eine CSAL erhalten haben, jederzeit auf ihre Einhaltung zu überprüfen. Die OFCCP hat in der Vergangenheit Überprüfungen der Einhaltung der Vorschriften in Einrichtungen eingeleitet, die eine CSAL mehr als 18 Monate nach deren Eingang erhalten haben.
Bundesauftragnehmer und Unterauftragnehmer mit mehreren Einrichtungen können sich bestätigen lassen, ob eine oder mehrere ihrer Niederlassungen eine CSAL erhalten haben, indem sie eine schriftliche Anfrage mit dem Briefkopf des Unternehmens an die OFCCP-Abteilung für Programmbetrieb unter [email protected] richten, in der nach CSALs gefragt wird .
Weitere Informationen zu CSALs, einschließlich der oben genannten Punkte zu den am 1. Februar 2018 versandten CSALs, finden Sie auf der Website der OFCCP unter http://www.dol.gov/ofccp/regs/compliance/faqs/csalfaqs.htm.
Vielen Dank an Zach Olsen von HR Analytical Services für seine Beiträge zu diesem Artikel. Bitte beachten Sie: Dieser Artikel ist nicht als Rechtsberatung oder als Ersatz für eine professionelle Beratung über die besonderen Umstände in Ihrem Unternehmen gedacht. Alle Originalmaterialien urheberrechtlich geschützt © HR Analytical Services Inc. 2018
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.
