2018年2月1日，美国劳工部联邦合同合规计划办公室（OFCCP）向联邦承包商及分包商发送了1000份通知。这些通知告知雇主，其一个或多个设施很可能在2018年成为平权行动合规审查的对象。
联邦合同合规计划办公室（OFCCP）向雇主发送此类通知已有约十年之久。这些正式称为企业排期通知函（CSAL）的文件，旨在为雇主提供准备时间以应对即将开展的平权行动合规审查。在采用CSAL制度之前，接受合规审查的雇主仅会收到审查启动函，而不会获得OFCCP的任何预警通知。
联邦合约合规计划办公室（OFCCP）最初向大型雇主的企业总部发送合规审查通知书（CSAL）。此前，该机构收到大型联邦承包商及分包商反馈，这些机构因不同设施频繁接受合规审查而感到困扰，且无法有效追踪正在接受审查的设施。 CSAL的初衷正是为解决这些问题。然而2012年，OFCCP调整了发送策略，开始将CSAL直接发送至各分支机构而非总部。此举源于大量投诉指出：企业总部未能有效向下属机构传达待审信息。 企业总部仅在自身被安排接受审查时才会收到CSAL。由此，企业审查通知函的功能已从提醒大型企业总部注意多项待审事项，转变为通知各分支机构即将接受审查的工具。
联邦合约合规计划办公室（OFCCP）已明确表示，该机构在启动合规审查前无需发送合规审查意向通知（CSAL）。该机构将CSAL视为对联邦承包商及分包商的礼节性通知。OFCCP保留对未收到CSAL的设施启动合规审查的权利，且该机构曾多次采取此类行动。
CSALs 不表示合规审查的开始
需要特别注意的是，CSAL并不构成正式启动合规审查程序。该通知实质上是预先安排审查的通知，告知相关机构雇佣公平委员会（OFCCP）计划对其进行合规审查。合规审查程序仅在OFCCP向雇主发送正式函件要求提交数据及其他材料时才正式启动。该函件称为"安排审查函"，要求雇主在30天内向OFCCP提交平权行动计划及其他相关信息。 排期函包含一份具体详尽的清单，列明合规审查启动时雇主必须提交的全部材料。收到排期函的机构通常来自华盛顿特区总部编制的正式排期名单。
尽管CSAL通知表明联邦合约合规计划办公室（OFCCP）计划对特定设施进行合规审查，但CSAL本身并不构成OFCCP实际开展审查的法律依据。OFCCP通过多渠道收集数据以确定应向哪些机构发送CSAL及审查安排函。 部分数据源可能包含过时或错误信息。例如，CSAL偶尔会被寄送至已关闭的设施，或不再承接任何联邦合同及分包业务的机构。若机构在不属于OFCCP合规审查目标的设施收到CSAL，必须待实际收到日程安排函后，方可对OFCCP在该设施开展合规审查的权限提出质疑。
2018年2月CSALs
联邦合约合规计划办公室（OFCCP）在其网站上公布了2月1日发布的合约合规评估函（CSALs）的具体信息。OFCCP就本轮CSALs公布的要点如下：
- 联邦合同合规计划办公室将于2018年3月19日开始向收到合规审查通知书的设施寄送日程安排函。
- 联邦承包商和分包商仍须在收到日程安排函后30天内，向联邦合同合规计划办公室提交其平权行动计划及其他要求的信息。
- 联邦合同合规计划办公室（OFCCP）宣布，单个组织在该机构最新发布的排期名单中出现的机构数量不得超过十（10）个。
- 联邦合约合规计划办公室（OFCCP）声明，任何特定地区办事处对单一组织的合规审查不得超过四家机构。（例如，圣安东尼奥地区办事处对单一组织的合规审查不得超过四家。）
- 任何在过去五年内关闭过审查的设施，均不会列入当前的排期名单。
最后三项要点标志着联邦合约合规计划办公室（OFCCP）的重要变革。该机构通常不会设定上述所指的限制条款，即对组织可能接受的合规审查次数，或对OFCCP地区办公室在单一组织内开展的合规审查次数进行限制。 更关键的是，OFCCP传统上仅在设施在过去两年内完成过合规审查时，才豁免该设施接受审查。通过在新排期清单中采用这些附加标准，OFCCP似乎试图回应承包商群体长期以来的关切——即特定组织、特定设施或特定OFCCP地区办公室承受的合规审查数量问题。
收到CSAL后的应对措施
获得CSAL认证的组织应采取以下行动：
- 管理人员应知悉，联邦合同合规计划办公室（OFCCP）的合规审查很可能于2018年某时开展，且该审查最早可能于2018年3月启动。
- 已完成的平权行动计划应仔细审查，以确保其包含合规审查期间将要求提供的信息。
- 在合规审查过程中提交的其他信息应仔细审查，以确定这些信息是否会在合规审查期间引发任何问题。
- 应努力完成所有必要任务，使组织符合联邦平权行动条例的要求。
- 组织应审查其外联工作，并为讨论这些外联工作的成果做好准备。
- 各组织应确保已对薪酬实践和决策进行某种形式的审查，以备向联邦合同合规计划办公室提交薪酬信息。
无法准确预测收到CSAL通知的机构何时启动合规审查。目前CSAL名单中最早可能收到日程安排函的机构，预计将在3月19日当周收到通知。但联邦合约合规计划办公室（OFCCP）有权随时对收到2月1日CSAL通知的机构开展合规审查。 根据过往经验，OFCCP曾对收到CSAL通知逾18个月后才启动合规审查的设施展开检查。
拥有多个设施的联邦承包商和分包商可通过以下方式确认其一个或多个机构是否收到CSAL：使用公司信笺纸向联邦合同合规计划办公室（OFCCP）项目运营处发送书面请求，咨询CSAL相关事宜，邮寄地址为：[email protected]。
有关CSAL的更多信息（包括上述关于2018年2月1日发送的CSAL的说明），可访问联邦合约合规计划办公室（OFCCP）网站http://www.dol.gov/ofccp/regs/compliance/faqs/csalfaqs.htm查阅。
感谢人力资源分析服务公司的扎克·奥尔森（Zach Olsen）为本文提供的贡献。请注意：本文内容不构成法律建议，亦不能替代针对贵组织具体情况的专业建议。所有原创材料版权归HR Analytical Services Inc. 2018所有。
编者按：本文最初发表于 Circaworks.com。2023 年 4 月，Mitratech 收购了包容性招聘和 OFCCP 合规软件的领先供应商 Circa。此后，我们对内容进行了更新，以反映我们扩大的产品范围、不断发展的人才招聘合规法规以及人力资源管理的最佳实践。
