Office of Federal Contract Compliance Programs (OFCCP) schlägt Regel für Berichte zur Lohngleichheit vor

Zur Unterstützung der fortgesetzten Bemühungen von Präsident Obama zur Bekämpfung von Lohndiskriminierung hat die OFCCP am 6. August 2014 einen Entwurf für eine neue Verordnung (Notice of Proposed Rulemaking, NPRM) veröffentlicht, der eine Änderung der Vorschriften vorsieht, wonach Auftragnehmer und Subunternehmer der Bundesregierung jährlich einen Bericht über die Lohngleichheit (Equal Pay Report, EPR) vorlegen müssen.

Obwohl die Einzelheiten des EPR noch nicht endgültig festgelegt sind, gibt der NPRM einen umfassenden Ausblick auf das, was auf Bundesauftragnehmer und Subunternehmer zukommt. Hier sind einige wichtige Dinge, die Sie wissen und berücksichtigen sollten, während wir auf die endgültigen Details zum EPR warten:

1. Wer ist von der NPRM betroffen?
2. Was ist die neue EPR?
3. Was hofft die OFCCP mit dem neuen EPR zu erreichen?
4. Wie wird sich der NPRM auf Auftragnehmer und Subunternehmer des Bundes auswirken?

Wir werden jeden Punkt in der folgenden Diskussion beantworten:

Punkt 1: Wer ist von der NPRM betroffen?
Die vorgeschlagenen Vorschriften gelten nur für Bundesauftragnehmer und Subunternehmer der ersten Ebene mit 100 oder mehr Mitarbeitern, die Bundesaufträge oder Unteraufträge im Wert von 50.000 USD oder mehr für mindestens 30 Tage halten, wodurch kleinere Auftragnehmer/Subunternehmer von der Regelung ausgenommen sind.

Punkt 2: Was ist der neue Gleichbezugsbericht (EPR)?
Der neue EPR ist im Wesentlichen der Arbeitgeberinformationsbericht (EEO-1-Bericht), ergänzt um Vergütungsinformationen. Hier einige Details:

• Der vorgeschlagene Berichtszeitraum für die EPR ist der 1. Januar bis zum 31. März jedes Jahres, wobei die Gewinne des Vorjahres zugrunde gelegt werden.
• Arbeitgeber wären verpflichtet, zwei (2) zusätzliche Angaben zu ihren Mitarbeitern zu übermitteln:
  • Eine Zusammenfassung der W-2-Löhne für alle Arbeitnehmer in jeder EEO-Berufsgruppe, aufgeschlüsselt nach Rasse, ethnischer Zugehörigkeit und Geschlecht.
  • Die Anzahl der von allen Mitarbeitern in jeder EEO-Berufsgruppe geleisteten Arbeitsstunden, aufgeschlüsselt nach Rasse, ethnischer Zugehörigkeit und Geschlecht.

Punkt 3: Was hofft die OFCCP mit dem neuen EPR zu erreichen?

• Offiziell ist der Zweck dieses NPRM:
  • Maximierung der Effizienz und Wirksamkeit der Vergütungsdurchsetzungsprogramme der OFCCP, indem deren Bemühungen auf Organisationen ausgerichtet werden, deren eingereichte Daten potenzielle Lohndiskriminierungen aufweisen würden;
  • Förderung einer stärkeren freiwilligen Einhaltung der Gesetze, indem Bundesauftragnehmern die Möglichkeit gegeben wird, ihre Vergütungspolitik und -praktiken zu analysieren und die erforderlichen Vergütungsanpassungen außerhalb einer Compliance-Bewertung vorzunehmen; und
  • Minimieren Sie die Belastung für kleine und gemeinnützige Auftragnehmer des Bundes, indem Sie sich nur auf Auftragnehmer mit 100 oder mehr Mitarbeitern konzentrieren.
• In der Praxis ist klar, dass die OFCCP sich mehr Erfolg bei der Identifizierung und Durchsetzung von Maßnahmen im Zusammenhang mit Vergütungsprüfungen erhofft. Die OFCCP möchte dies durch Vergleiche der Gesamtvergütung (W-2-Lohn) auf der Ebene der EEO-1-Berufsgruppen erreichen, wodurch ihr zwei zusätzliche Methoden zur Durchsetzung zur Verfügung stehen würden:
  • Bei ihren ersten Untersuchungen zur Vergütung ein breiteres Netz auswerfen und somit auch eine höhere Wahrscheinlichkeit haben, fehlbare Auftragnehmer „zu fangen“. Die OFCCP hofft, dass Lohnunterschiede nach EEO-1-Kategorien potenzielle Lohnunterschiede besser diagnostizieren können als Berufsgruppen, Lohnklassen usw.
  • Vergleichen Sie die Vergütung von Auftragnehmern mit ähnlichen NAICS-Codes¹ und identifizieren und analysieren Sie Branchentrends. Die OFCCP schlug vor, dass Lohnunterschiede innerhalb einer EEO-1-Kategorie zwischen Unternehmen derselben Branche (NAICS-Code) ein Hinweis auf Lohndiskriminierung sein könnten.
• Letztendlich wird das neue EPR nur wenig Einfluss auf den Erfolg der Durchsetzung haben, wenn die OFCCP das technische Fachwissen ihrer Mitarbeiter nicht erweitert. Warum? Die Ergebnisse einer EPR-basierten Untersuchung reichen nicht aus, um einen Fall von Lohndiskriminierung zu begründen. Stattdessen verschwendet das EPR Ressourcen und lenkt die Aufmerksamkeit der OFCCP von wichtigen, durchsetzbaren und umsetzbaren Methoden der Vergütungsuntersuchung ab. Siehe „Das Fazit” weiter unten.

Punkt 4: Wie wird sich der NPRM auf Auftragnehmer und Subunternehmer des Bundes auswirken?

• Auftragnehmer könnten einem erhöhten Risiko von Prüfungen und rechtlichen Konsequenzen ausgesetzt sein. Es ist bekannt, dass eine der Grundlagen für die Überprüfung der Einhaltung der OFCCP-Vorschriften die EEO-1-Berichte sind. Die EPR könnte in Verbindung mit den EEO-1-Berichten das Risiko von Audits und rechtlichen Konsequenzen für Auftragnehmer erhöhen. Insbesondere wenn der vorgeschlagene Berichtszeitraum für die EPR (Januar bis März) und der aktuelle Berichtszeitraum für die EEO-1-Berichte (Juli bis September) unverändert bleiben, könnten Auftragnehmer möglicherweise auf der Grundlage von ENTWEDER der Zusammensetzung ihrer Belegschaft (EEO-1-Bericht) und/oder den Vergütungsdaten (EPR)
• Aufgrund der unterschiedlichen Berichtszeiträume für die EEO-1-Berichte (Juli bis September) und die EPR (Januar bis März) müssten Auftragnehmer nun mehr als einmal pro Jahr Daten für Berichtszwecke abrufen.
• Für Auftragnehmer der Bundesregierung wird es wichtiger denn je, sicherzustellen, dass die zugewiesenen EEO-Berufskategorien für ihre Tätigkeiten angemessen sind.
• In der Praxis müssen Auftragnehmer zur Erstellung eines EPR die W-2-Lohndaten in die EEO-1-Berichte aufnehmen. Die Einfachheit und Zugänglichkeit der zusammengefassten W-2-Lohndaten wird ein wichtiger Faktor für diesen Aufwand sein.

1-Einhaltung der NPRM bei der Erstellung des neuen EPR
Wenn ein Auftragnehmer problemlos W-2-Lohndaten erhalten kann und mit Tabellenkalkulationsprogrammen (z. B. Excel) vertraut ist, stellt die Erstellung eines EPR nur einen geringen Aufwand dar.

• Der EPR ist eine Erweiterung des aktuellen EEO-1-Berichts um zwei zusätzliche Felder: 1) W-2-Lohndaten und 2) geleistete Arbeitsstunden.
• Da Bundesauftragnehmer bereits EEO-1-Berichte als Teil ihrer Berichterstattung im Rahmen des Affirmative-Action-Plans erstellen, sollte das Hinzufügen von zwei zusätzlichen Feldern relativ einfach sein, sofern die neuen Informationen verfügbar sind.

2-Audit und rechtliche Risiken
Es wird viele Meinungen und Diskussionen zu diesem Thema geben, aber es ist wichtig, sich nicht von dem Gerede beeinflussen zu lassen und sich auf die Fakten zu konzentrieren:

• Die OFCCP kann die EPR anwenden, um neue Untersuchungslinien einzuführen (z. B. nach EEO-1-Kategorien und NAICS-Code der Branche), und in diesem Sinne bestehen tatsächlich zusätzliche Prüfungs- und Rechtsrisiken.
• Für durchsetzbare Feststellungen von Lohndiskriminierung muss die OFCCP erfolgreich Anklagen im Rahmen des Titels VII des Civil Rights Act von 1964 (CRA 1964) und/oder des Equal Pay Act (EPA) erheben.
• Die OFCCP hat es weitgehend versäumt, im Rahmen von Titel VII und EPA substanzielle Lohndiskriminierungen aufzudecken. Da Titel VII und EPA durch den NPRM unverändert bleiben, kann man mit Sicherheit davon ausgehen, dass die OFCCP weiterhin Schwierigkeiten haben wird, substanzielle Lohndiskriminierungen aufzudecken.
• Der Kampf um Lohngleichheit findet auf einem statistisch-technischen Schlachtfeld statt. Die OFCCP muss die technische Kompetenz ihrer Mitarbeiter verbessern, wenn sie in diesem Kampf Erfolge erzielen will.

Abschließende Anmerkung: Um sich zu 100 % vor allen OFCCP-Prüfungen der Vergütung zu schützen, müssen Auftragnehmer lediglich sicherstellen, dass ihre Vergütungspraktiken den Anforderungen von Titel VII und EPA entsprechen. Dies wird durch proaktive Vergütungsprüfungen und -überprüfungen erreicht. Anstatt sich über diese oder zukünftige NPRM im Zusammenhang mit der Vergütung Gedanken zu machen, ist es für Auftragnehmer wesentlich einfacher und weniger aufwendig, der OFCCP zuvorzukommen und einfach sicherzustellen, dass ihre Vergütungspraktiken den Anforderungen von Titel VII und EPA entsprechen. Auftragnehmer sind immer wieder positiv überrascht, wie einfach und unkompliziert eine proaktive Vergütungsanalyse ist.

Randbemerkung: Bitte beachten Sie, dass die vorgeschlagene Regelung am 8. August 2014 im Bundesregister veröffentlicht wurde und alle Stellungnahmen bis zum 6. November 2014 bei der OFCCP eingegangen sein müssen. Es ist wichtig, dass Sie Ihre Meinung äußern! Diese NPRM könnte die meisten Auftragnehmer und Subunternehmer des Bundes verunsichern, da sie nun möglicherweise gezwungen sind, sensiblere Informationen an die Regierung weiterzugeben. In Anlehnung an die heftigen Reaktionen auf den Vietnam Era Veterans' Readjustment Assistance Act (VEVRAA) und Abschnitt 503 des Rehabilitation Act von 1973 in seiner geänderten Fassung hat das DOL/OFCCP anschließend mehrere vorgeschlagene Punkte aufgrund der Stellungnahmen von Auftragnehmern und Subunternehmern des Bundes gestrichen.

Die vorgeschlagene Regelung kann hier eingesehen und kommentiert werden: http://www.dol.gov/ofccp/EPR.

^{1. http://www.eeoc.gov/eeoc/statistics/employment/jobpat-eeo1/naics.cfm?}

Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.