L'Office of Federal Contract Compliance Programs (OFCCP) propose une règle pour les rapports sur l'égalité salariale

Afin de soutenir les efforts continus du président Obama pour lutter contre la discrimination salariale, l'OFCCP a annoncé le 6 août 2014 un avis de proposition de réglementation (NPRM) qui modifiera la réglementation afin d'exiger des entrepreneurs et sous-traitants fédéraux qu'ils soumettent un rapport annuel sur l'égalité salariale (EPR) concernant la rémunération de leurs employés.

Bien que les détails de l'EPR ne soient pas encore finalisés, le NPRM donne un aperçu généreux de ce qui attend les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux. Voici quelques éléments importants à connaître et à prendre en compte dans l'attente des détails définitifs de l'EPR :

1. Qui est concerné par la NPRM ?
2. Qu'est-ce que le nouveau RPE ?
3. Qu'est-ce que l'OFCCP espère accomplir avec le nouvel EPR ?
4. Quel sera l'impact de la NPRM sur les entrepreneurs et les sous-traitants fédéraux ?

Nous répondrons à chaque point dans la discussion qui suit :

Point 1 : Qui est concerné par la NPRM ?
Les règlements proposés ne s'appliqueront qu'aux entrepreneurs fédéraux et aux sous-traitants de premier niveau qui comptent au moins 100 employés et qui détiennent des contrats fédéraux ou des contrats de sous-traitance d'une valeur de 50 000 dollars ou plus pendant au moins 30 jours, ce qui offre un sursis aux petits entrepreneurs/sous-traitants.

Point 2 : Qu'est-ce que le nouveau rapport sur l'égalité de rémunération (EPR) ?
Le nouveau rapport sur l'égalité de rémunération est essentiellement le rapport d'information de l'employeur (rapport EEO-1) complété par des informations sur la rémunération. Voici quelques détails :

• La période de déclaration proposée pour l'EPR s'étend du 1er janvier au 31 mars de chaque année et utilise les revenus de l'année précédente.
• Les employeurs seraient tenus de fournir deux (2) informations supplémentaires sur les employés :
  • Un résumé des salaires W-2 pour tous les travailleurs dans chaque catégorie d'emploi du TEE, ventilés par race, ethnie et sexe.
  • Le nombre d'heures travaillées par tous les employés dans chaque catégorie d'emploi du TEE, ventilé par race, ethnie et sexe.

Point 3 : Qu'est-ce que l'OFCCP espère accomplir avec le nouvel EPR ?

• Officiellement, l'objectif de ce NPRM est de :
  • Maximiser l'efficacité des programmes de contrôle des rémunérations de l'OFCCP en orientant ses efforts vers les organisations dont les données soumises révèleraient des discriminations salariales potentielles ;
  • encourager le respect volontaire de la loi en donnant aux entrepreneurs fédéraux la possibilité d'analyser leurs politiques et pratiques de rémunération et de procéder aux ajustements de rémunération nécessaires en dehors d'une évaluation de la conformité ; et
  • Minimiser la charge imposée aux petits entrepreneurs fédéraux sans but lucratif en se concentrant uniquement sur les entrepreneurs employant 100 personnes ou plus.
• Dans la pratique, il est clair que l'OFCCP espère avoir plus de succès dans l'identification et l'obtention d'actions de mise en œuvre réussies sur les audits liés à la rémunération. L'OFCCP espère y parvenir en effectuant des comparaisons de la rémunération totale (salaire W-2) au niveau de la catégorie d'emploi EEO-1, ce qui ajoutera deux méthodes supplémentaires à son arsenal de contrôle :
  • L'OFCCP espère que les différences salariales par catégorie EEO-1 permettent de mieux diagnostiquer les disparités salariales potentielles que les catégories d'emploi, les fourchettes de salaires, etc. L'OFCCP espère que les différences de rémunération par catégories EEO-1 permettent de mieux diagnostiquer les disparités salariales potentielles que les groupes d'emplois, les fourchettes de rémunération, etc.
  • Effectuer des comparaisons de rémunération entre les entrepreneurs d'un même secteur d'activité (codes NAICS)¹ et identifier et analyser les tendances sectorielles. L'OFCCP a proposé que les différences de rémunération au sein d'une catégorie EEO-1 entre des entreprises du même secteur (code NAICS) puissent être une indication de discrimination salariale.
• En fin de compte, le nouveau REP n'aura que peu d'effet sur l'application de la législation si l'OFCCP ne renforce pas l'expertise technique de son personnel. Pourquoi ? Les résultats d'une enquête fondée sur un REP ne suffisent pas à établir un cas de discrimination salariale. Au lieu de cela, l'EPR gaspille des ressources et détourne l'attention de l'OFCCP des méthodes d'enquête sur les rémunérations qui sont importantes, applicables et susceptibles de donner lieu à une action. Voir "The Bottom-Line" ci-dessous.

Point 4 : Comment la NPRM affectera-t-elle les entrepreneurs et les sous-traitants fédéraux ?

• Les entrepreneurs peuvent être confrontés à une augmentation des audits et des risques juridiques. On sait que les rapports EEO-1 constituent l'une des bases de l'examen de conformité de l'OFCCP. L'EPR, en conjonction avec les rapports EEO-1, pourrait accroître les risques d'audit et les risques juridiques pour les entrepreneurs. Plus précisément, si la période de déclaration proposée pour l'EPR (janvier-mars) et la période de déclaration actuelle pour les rapports EEO-1 (juillet-septembre) restent les mêmes, les entrepreneurs pourraient être contrôlés sur la base de SOIT la composition de leur main-d'œuvre (rapport EEO-1) et/ou les données relatives à la rémunération (rapport EPR).
• En raison des périodes de déclaration différentes pour les rapports EEO-1 (juillet à septembre) et les rapports EPR (janvier à mars), les contractants devront désormais extraire des données, à des fins de déclaration, plus d'une fois par an.
• Il est plus que jamais nécessaire pour les entrepreneurs fédéraux de s'assurer que les catégories d'emploi attribuées dans le cadre du TEE sont adaptées à leur travail.
• Dans la pratique, pour préparer un REP, les entrepreneurs devront ajouter les informations salariales W-2 aux rapports EEO-1. La facilité et l'accessibilité du résumé des informations salariales W-2 seront un facteur déterminant de cette charge.

1-Conformité avec le NPRM lors de la création de la nouvelle EPR
Si un entrepreneur peut facilement obtenir des informations sur les salaires W-2 et qu'il est à l'aise avec les tableurs (par exemple, Excel), la création d'un REP ne représentera qu'une faible charge de travail.

• Le rapport EPR est une extension du rapport EEO-1 actuel avec deux champs supplémentaires : 1) les informations salariales W-2 et 2) les heures travaillées.
• Étant donné que les entrepreneurs fédéraux produisent déjà des rapports EEO-1 dans le cadre de leur plan d'action positive, l'ajout de deux champs supplémentaires devrait être relativement simple si les nouvelles informations sont disponibles.

2 - Audit et risque juridique
Il y aura beaucoup d'opinions et de discussions sur ce sujet, mais il est important d'aller au-delà des bavardages et de se concentrer sur les faits :

• L'OFCCP peut appliquer le REP pour introduire de nouvelles lignes d'enquête (par exemple, par catégories EEO-1 et code NAICS de l'industrie) et, en ce sens, oui, il y a des risques d'audit et des risques juridiques supplémentaires.
• Pour obtenir des conclusions exécutoires en matière de discrimination salariale, l'OFCCP doit réussir à établir les accusations dans le cadre du titre VII de la loi sur les droits civils de 1964 (CRA 1964) et/ou de la loi sur l'égalité salariale (EPA).
• L'OFCCP a largement échoué à trouver une discrimination salariale substantielle dans le cadre du titre VII et de l'EPA. Étant donné que le titre VII et l'EPA ne sont pas modifiés par le NPRM, on peut conclure que l'OFCCP continuera à se battre pour trouver une discrimination salariale substantielle.
• La guerre de la rémunération et de l'équité se déroule sur un champ de bataille statistiquement technique. L'OFCCP doit accroître l'expertise technique de son personnel si elle espère faire des progrès dans ce combat.

Note de conclusion : pour être protégés à 100 % contre toute enquête de l'OFCCP sur les rémunérations, les entrepreneurs doivent simplement s'assurer que leurs pratiques salariales sont conformes aux exigences du titre VII et de l'EPA. Pour ce faire, ils doivent procéder à des audits et à des examens proactifs des rémunérations. Plutôt que de s'inquiéter de ce NPRM ou de tout autre NPRM futur relatif aux rémunérations, il est immédiatement plus facile et moins douloureux pour les entrepreneurs de devancer l'OFCCP et de s'assurer simplement que leurs pratiques de rémunération sont conformes au titre VII et à l'APE. Les entrepreneurs sont toujours agréablement surpris de constater à quel point une analyse proactive des rémunérations est facile et indolore.

Note complémentaire : Veuillez noter que la règle proposée a été publiée dans le Registre fédéral le 8 août 2014, et que l'OFCCP doit recevoir tous les commentaires avant le 6 novembre 2014. Il est important d'exprimer votre opinion ! Ce NPRM pourrait déstabiliser la plupart des contractants et sous-traitants fédéraux, car ils pourraient désormais être contraints de soumettre des informations plus sensibles au gouvernement. Rappelant l'explosion du Vietnam Era Veterans' Readjustment Assistance Act (VEVRAA) et de la section 503 du Rehabilitation Act de 1973, tel que modifié, le DOL/OFCCP a par la suite supprimé plusieurs articles proposés en raison des commentaires reçus de la part des entrepreneurs et sous-traitants fédéraux.

La proposition de règlement peut être consultée et commentée à l'adresse suivante : http://www.dol.gov/ofccp/EPR.

^{1. http://www.eeoc.gov/eeoc/statistics/employment/jobpat-eeo1/naics.cfm?}

Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.