Am 11. Januar 2016 trat die endgültige Regelung zur Lohntransparenz in Kraft, die die E.O. 11246 ergänzt und es Subunternehmern und Auftragnehmern des Bundes untersagt, Mitarbeiter oder Bewerber zu disziplinieren oder zu entlassen, weil sie über ihr Gehalt oder das anderer Mitarbeiter oder Bewerber gesprochen, dieses offengelegt oder danach gefragt haben. Eine Ausnahme gilt für Bewerber und Mitarbeiter, die die Offenlegung auf der Grundlage von Informationen vornehmen, die sie im Rahmen der Ausübung ihrer wesentlichen beruflichen Aufgaben erhalten haben. Auftragnehmer, die am oder nach dem 11. Januar 2016 einen Vertrag ändern oder einen neuen Vertrag abschließen, fallen unter diese Regelung.

Da die Vorschriften zur Lohntransparenz nun seit über sechs Monaten in Kraft sind, habe ich mich gefragt, welche Kommunikations- und Umsetzungsstrategien die Auftragnehmer der Regierung verfolgen. Auch wenn die Vorschriften keine Schulungen vorschreiben, ist es doch ein proaktiver Ansatz, um sicherzustellen, dass Ihr Managementteam die Feinheiten der Vorschriften versteht.

Wenn Sie eine Managementschulung zu den neuen Regeln zur Lohntransparenz durchgeführt haben, haben Sie wahrscheinlich das Gleiche erlebt wie ich in meinen Präsentationen. Da ich diese anspruchsvollen Manager liebe, die immer alles hinterfragen und herausfordern, wusste ich, dass eine Schulung zum Thema Lohntransparenz Spaß machen würde! Sobald ich den Managern erkläre, was sie gegenüber Bewerbern und Mitarbeitern, die über ihre Vergütung sprechen, nicht tun dürfen, merke ich, wie sich die anfängliche Schockreaktion der Manager langsam in Wut verwandelt. Je tiefer wir in die Definitionen von Vergütung und Vergütungsinformationen einsteigen, desto größer wird die Empörung, und es kommen Vorwürfe auf, dass sich die Regierung in die Arbeitsweise von Auftragnehmern einmischt.

Diese Reaktionen mögen extrem erscheinen, aber das sind meine Erfahrungen. Aus diesen Gründen möchte ich die folgenden Tipps für Schulungsleiter weitergeben, um die negativen Reaktionen auf die Lohn-Transparenz-Regelung zu entmystifizieren.

Was ist wichtig, um Managern zu vermitteln?

Was ist akzeptabel, um darüber zu diskutieren?

Alle Mitarbeiter und Bewerber dürfen, sind jedoch nicht verpflichtet, über ihre Vergütung oder die ihnen angebotene Vergütung zu sprechen. Die Weitergabe von Vergütungsinformationen ist eine freiwillige und persönliche Entscheidung. Die Weitergabe dieser Informationen an Vorgesetzte trägt dazu bei, die Wut und anfänglichen Missverständnisse hinsichtlich der Regel zu zerstreuen.

Manager sollten sich nicht in Gehaltsverhandlungen ihrer Mitarbeiter einmischen, auch wenn dies ihre erste Reaktion ist. Denken Sie daran, dass der Begriff „Vergütung” sehr weit gefasst ist und Folgendes umfasst:

Wer darf nicht über die Bezahlung sprechen?

Mitarbeiter, die im Rahmen ihrer wesentlichen Aufgaben Zugang zu Gehaltsinformationen haben, wenn:

• Der Zugriff auf Vergütungsinformationen ist erforderlich, um diese Funktion oder eine andere routinemäßig zugewiesene Geschäftsaufgabe auszuführen, oder
• Zu den Aufgaben und Pflichten dieser Position gehört der Schutz und die Wahrung der Vertraulichkeit von Personalakten, einschließlich Vergütungsinformationen.

Ein Arbeitsplatz oder eine Arbeitsfunktion fällt unter die Definition der wesentlichen Arbeitsfunktionen, wenn:

1. Der Zugriff auf die Vergütungsinformationen ist erforderlich, um diese Funktion oder eine andere routinemäßig zugewiesene Geschäftsaufgabe auszuführen; oder
2. Zu den Aufgaben und Pflichten dieser Position gehört der Schutz und die Wahrung der Vertraulichkeit von Personalakten, einschließlich Vergütungsinformationen.

Auch wenn die obige Definition klar erscheinen mag, hängt die Feststellung, wer über die Vergütung sprechen darf und wer nicht, auch davon ab, wie die Person an die Vergütungsinformationen gelangt ist. Es versteht sich von selbst, dass es nicht so einfach ist, zu bestimmen, wer was mitteilen darf. Ein Mitarbeiter in der Position eines Personalmanagers oder Lohnbuchhalters scheint diese Definition zu erfüllen, aber nicht alle Mitarbeiter in diesen Positionen haben Zugang zu Informationen über die Vergütung von Bewerbern und Mitarbeitern.

Mitarbeiter mit diesen wesentlichen Aufgabenbereichen dürfen keine Gehaltsinformationen über andere weitergeben, wenn sie diese im Rahmen ihrer wesentlichen Aufgabenbereiche erfahren haben. Sie dürfen jedoch ihre eigene Vergütung oder Ungleichheiten bei der Bezahlung anderer Mitarbeiter mit einem Vorgesetzten besprechen oder andere Gehaltsinformationen weitergeben, wenn sie diese außerhalb ihrer wesentlichen Aufgabenbereiche erfahren haben. Sie dürfen Vergütungsinformationen auch weitergeben, wenn sie das interne Beschwerdeverfahren des Unternehmens nutzen oder auf eine formelle Beschwerde oder Anklage, Untersuchung, ein Verfahren, eine Anhörung oder eine Maßnahme reagieren.

Laut OFCCP muss die wesentliche Arbeitsaufgabe, Zugang zu den Grundgehaltsdaten zu haben, nicht in der Stellenbeschreibung definiert werden; es wäre jedoch keine schlechte Idee, dies zu tun.

Was ist für Manager wichtig zu hören und zu verstehen?

Diese Regel mag neu erscheinen, jedoch ist es gemäß Abschnitt 7 des National Labor Relations Act (NLRA) von 1935 bereits erlaubt, dass nicht-leitende gewerkschaftlich organisierte und nicht gewerkschaftlich organisierte Arbeitnehmer über ihre Gehälter am Arbeitsplatz sprechen, und es ist Arbeitgebern untersagt, „Gehaltsgeheimnis”-Richtlinien zu erlassen, unabhängig davon, ob sie mit der Bundesregierung Geschäfte tätigen oder nicht. Die Lohn-Transparenz-Regelung geht noch einen Schritt weiter und erweitert den Schutz auf Vorgesetzte, Führungskräfte, Landarbeiter und Mitarbeiter von Eisenbahn- und Luftfahrtunternehmen.

Viele Unternehmen haben eine lange Tradition, Vergütungen geheim zu halten. Das Frauenbüro des Arbeitsministeriums veröffentlichte ein Informationsblatt zum Thema Geheimhaltung von Vergütungen, in dem es hieß: „... fast die Hälfte aller Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer landesweit gaben an, dass es ihnen entweder vertraglich untersagt oder stark davon abgeraten wurde, mit ihren Kolleginnen und Kollegen über ihre Vergütung zu sprechen ...“ Die endgültige Regelung verlangt die Abschaffung sowohl formeller als auch informeller Richtlinien zur Geheimhaltung von Vergütungen.

Was ist der Unterschied zwischen den beiden Gesetzen?

Die Strafen für die Nichteinhaltung der Lohn-Transparenz-Regel sind wesentlich schwerwiegender als die Strafen für Verstöße gegen das NLRA. Das Risiko, staatliche Aufträge zu verlieren, ist eine größere Motivation als die Verpflichtung, unrechtmäßig entlassenen Mitarbeitern Nachzahlungen zu leisten und ehemaligen Mitarbeitern ihre alten Arbeitsplätze wieder anzubieten. Obwohl die Rechtsmittel des NLRA angemessen sind, waren sich die meisten Mitarbeiter ihrer Rechte nach diesem Gesetz nicht bewusst. Aus diesem Grund konnten sich Schweigepflicht und Geheimhaltungsrichtlinien in Bezug auf Löhne durchsetzen.

Außerdem kannten die meisten Arbeitnehmer das NLRA nicht und folgten der Aufforderung ihres Arbeitgebers, keine Informationen über die Vergütung weiterzugeben. Aus diesem Grund ist eine der erforderlichen Komponenten der Lohn-Transparenz-Regel die Kommunikation mit Bewerbern und Mitarbeitern.

Da das Verständnis der Lohn-Transparenz-Regelung entscheidend ist, um sicherzustellen, dass Ihre Führungskräfte sich der Rechte ihrer Mitarbeiter bewusst sind und keine diskriminierenden Ergebnisse erzielen, empfehlen wir Ihnen, Ihre Schulung mit möglichst vielen Beispielen zu gestalten. Hier sind einige Fragen für die Diskussion in einer interaktiven Präsentation.

1. Wenn ein Bewerber während des Vorstellungsgesprächs einen Mitarbeiter nach dessen Gehalt fragt und dieser ihm mitteilt, wie viel er bei seiner Einstellung verdient hat und wie viel er derzeit verdient, ist es dann in Ordnung, wenn der Bewerber diese Informationen bei den Gehaltsverhandlungen verwendet? Ja, und Sie dürfen keine Vergeltungsmaßnahmen gegen den Bewerber ergreifen, weil er über diese Informationen verfügt und sie zu seinem Vorteil nutzt. Sie dürfen den Mitarbeiter auch nicht dafür disziplinieren, dass er diese Informationen weitergegeben hat.
2. Ist es in Ordnung, wenn der Personalmanager seinen Kollegen sein eigenes Vergütungspaket mitteilt? Ja, aber er darf keine Vergütungsinformationen über andere Mitarbeiter weitergeben, wenn die Vergütung eine wesentliche Aufgabe ist.
3. Wenn ein Mitarbeiter, dessen Vergütung eine wesentliche Aufgabe seines Arbeitsplatzes darstellt, Vergütungsdaten an einen Kollegen weitergibt, der diese wiederum an einen anderen Kollegen weitergibt, können Sie dann einen dieser Mitarbeiter disziplinarisch belangen? Nur die Person, deren wesentliche Aufgabe dies ist, kann disziplinarisch belangt werden. Selbst wenn die Informationen unzulässig weitergegeben wurden, können Sie Mitarbeiter nicht dafür disziplinarisch belangen, dass sie die Informationen verbreitet haben, sobald diese einmal bekannt sind.

Die Lohn-Transparenz-Regelung ist nicht eindeutig, daher helfen offene Diskussionen und Schulungsszenarien dabei, zu klären, was von wem besprochen werden kann. Dies ist besonders wichtig, wenn die Regelung Ihre internen Verfahren hinsichtlich der Kommunikation über Vergütungen ändert.