Ein echter Dialog auf der 32. nationalen ILG-Jahreskonferenz

Die 32. nationale ILG-Jahreskonferenz in Washington, DC, feierte 50 Jahre Bürgerrechte. Für die Anwesenden war es auch ein weiteres Jahr, in dem sie großartige Vorträge von Hauptrednern hörten, alte Freunde wiedertrafen und neue Kollegen kennenlernten.

Das 50-jährige Jubiläum der Bürgerrechtsbewegung wurde während der gesamten Konferenz hervorgehoben, beginnend mit dem ersten Hauptredner, Martin Luther King III. Herr King erzählte von seinen Erinnerungen an die Reisen, die er als Kind mit seinem Vater unternahm und bei denen er die Bigotterie im Süden aus erster Hand erlebte. Obwohl er viele Einsichten über die Bürgerrechtsbewegung hatte, hat mich die Bedeutung des gewaltfreien Handelns am meisten beeindruckt. Dieses Thema zog sich durch die gesamte Konferenz und fand seinen Höhepunkt bei der Gala mit einer Präsentation über die Jahre, die der Bürgerrechtsbewegung vorausgingen.

Im Hinblick auf die Anwendung der Bürgerrechte am heutigen Arbeitsplatz waren zahlreiche Redner von EEOC, DOL - OFCCP, ODEP und DOJ anwesend. Im Geiste der Zusammenarbeit nahmen neben Anwälten und Beratern auch die OFCCP und die EEOC an den Sitzungen teil. Viele von uns hatten gehofft, dass diese Gewerkschaft ein Feuerwerk veranstalten würde, aber das war nicht der Fall. Obwohl in diesen Sitzungen ein echter Dialog stattfand, war es fast so, als ob jede Seite ihr Skript ablieferte und zum nächsten Thema überging und das Publikum in der Luft hängen ließ.

Als altgedienter Konferenzbesucher freue ich mich auf die kontroversen Themen und Diskussionen, denn sie regen zum Nachdenken an und sind sehr anregend. Ich verstehe die Notwendigkeit, in diesem Rahmen freundlich und respektvoll zu sein, aber ich habe mir mehr gewünscht. In den vergangenen Jahren präsentierte der Anwalt/Berater allein, war sich aber der Regierungsvertreter bewusst, die im hinteren Teil des Raums saßen und bereit waren, bei Unstimmigkeiten einzugreifen. Der einzige Unterschied in diesem Jahr bestand darin, dass beide gemeinsam am Tisch des Referenten saßen; diese Dynamik schien sich jedoch auf die Vermittlung der Inhalte auszuwirken. Als Teilnehmer war ich versucht zu spekulieren, dass die Vortragenden sich vor der Live-Präsentation nicht über ihre Absichten verständigt hatten, was zu einer Unterbrechung führte, die das Publikum verwirrte und frustrierte.

Hatte die Regierung in diesen Sitzungen die Oberhand? Ich würde auf jeden Fall sagen, dass die OFCCP-Vortragenden ihre Gedanken offener vortrugen als die nichtstaatlichen Vortragenden. Es war klar, dass die Regierungsvertreter es sehr genossen, mit am Tisch zu sitzen. Eines der neuesten Mitglieder der OFCCP, Janette Wipper, Regionaldirektorin für den pazifischen Raum, brachte ihre Strategie der Rechtsstreitigkeiten klar zum Ausdruck. Als frühere Prozessanwältin würde es niemanden überraschen, dass sie sich auf Rechtsstreitigkeiten konzentrieren würde, aber niemand ist sicher, wie sich dies in ihrer neuen Position auswirken wird. In der Sitzung mit dem Titel Recent Significant OFCCP Developments mit John Fox (Partner von Fox, Wang & Morgan PC), Melissa Speer (OFCCP Regional Director for the Southwest and Rocky Mountain Regions) und Janette Wipper gab es jedenfalls eine kleine Meinungsverschiedenheit darüber, ob die Bemühungen der OFCCP zur Aufdeckung von Lohndiskriminierung tatsächlich funktionieren. John Fox sagte, dass die OFCCP bei über 15 Millionen geprüften Gehaltsentscheidungen von Mitarbeitern seit 2008 weniger als 200 Verstöße festgestellt hat. Andererseits sprach die OFCCP in dieser und in mehreren anderen Sitzungen, an denen ich teilnahm, über die Vergleiche in den Fällen G&K Services Co. (265.983 $ für 59 Frauen, die in schlechter bezahlte Jobs gelenkt wurden) und Metronics (290.000 $ für 78 hispanische Berufsanfänger, weil sie schlechter bezahlt wurden als ihre weißen Kollegen) als Beispiele für ihre Erfolge. Im Folgenden finden Sie eine Zusammenfassung weiterer Informationen, die in dieser Sitzung gegeben wurden.

• Kommentare von John Fox
  • Es ist für die Auftragnehmer sehr zeit- und kostenaufwendig, zu ermitteln, wer für Lohnzwecke ähnlich eingestuft ist. Die Auftragnehmer sollten die Stellengruppen auf der Grundlage von ähnlich gelagerten Stellen überarbeiten, und sie sollten in allen wesentlichen Funktionen ähnlich gelagert sein.
  • Bei der Beantwortung von Punkt 11 während einer Überprüfung der Einhaltung der Vorschriften sollten die Auftragnehmer die Gelegenheit nutzen, zwei Dinge zu erklären: (1) wie sie ermittelt haben, wer in einer ähnlichen Situation ist, und (2) die Lohnunterschiede. Er ist der Meinung, dass dies schnell und früh im Überprüfungsprozess geschehen sollte.
• Kommentare von OFCCP
  • Die OFCCP schloss 21 Fälle von Lohndiskriminierung ab und zog 1,2 Millionen Dollar für 965 Arbeitnehmer zurück.
  • GJ 2013 bis Juni 2014 - Die OFCCP hat 101 Diskriminierungsfälle gelöst, von denen 32 auf Entlohnung beruhten.
  • Die OFCCP blickt nicht nur auf die Grundvergütung, sondern konzentriert sich auf ein breiteres Spektrum von Vergütungen und HR-/Vergütungspraktiken.
  • Im Rahmen von Selbstaudits sollten sowohl die Vergütung als auch die Politik überprüft werden.

In mehreren Sitzungen wurde das Thema der Privilegierung von Selbstaudits zur Vergütung angesprochen. Die OFCCP-Regionaldirektoren erklärten, dass Selbstaudits im Allgemeinen nicht privilegiert sind und dass die OFCCP Nachforschungen anstellen und den Nachweis der Privilegierung verlangen wird. Im Gegenzug ermahnten sie die Auftragnehmer, die Ergebnisse der Selbstaudits mitzuteilen. Auf der anderen Seite des Spektrums sprachen viele der Anwälte über die Notwendigkeit, sicherzustellen, dass jedes proaktive Selbstaudit privilegiert sein sollte. Im Folgenden finden Sie eine Zusammenfassung der Ratschläge, die von mehreren Anwälten in verschiedenen Sitzungen gegeben wurden.

• Es ist ratsam, einen externen Anwalt einzuschalten.
• Richten Sie ein, wie Sie die Analyse für die Kommunikation mit den Anwälten und die Beratung korrekt durchführen.
• Formulieren Sie die Beziehung schriftlich und legen Sie die Regeln für die Zusammenarbeit fest.
• Weisen Sie im Auftragsschreiben auf das Arbeitsprodukt des Anwalts und die Notwendigkeit der Rechtsberatung hin.
• Um das Privileg zu wahren, sollten Sie darauf achten, keine Informationen an andere Personen weiterzugeben, die ursprünglich nicht zur Kontrollgruppe gehörten.

In der Sitzung mit dem Titel " Steering: The New Frontier" teilten sich Matthew Camardella und Michelle Duncan (Anwälte bei Jackson Lewis) das Podium mit Diana Sen (OFCCP Northeast Regional Director). Sie definierten "Steuerung" als Bereiche der Konzentration, die zu Unterschieden bei den Beschäftigungsbedingungen führen. Zu den Beschäftigungsbedingungen gehören u. a. Löhne, Aufstiegsmöglichkeiten, Schichtzuweisung und Arbeitsbedingungen. Die Frage der Lenkung überschneidet sich mit Fällen, in denen es um Einstellung und Entschädigung geht. Wenn Personen in Positionen mit geringerer Entlohnung oder schlechteren Aufstiegsmöglichkeiten gelenkt werden, wird dies bei der Analyse der Einstellungsaktivitäten und der Entlohnungspraktiken berücksichtigt. Es wurde die Frage aufgeworfen, wie groß der Unterschied sein muss, damit es ein rotes Tuch ist. Frau Sen sagte, dass die OFCCP eine Fall-zu-Fall-Analyse durchführen wird, um festzustellen, ob Menschen Zugang zu allen Arbeitsplätzen haben oder ob es Barrieren gibt. Um festzustellen, ob es in der Einstellungsphase zu einer Lenkung kommt, wurde vorgeschlagen, eine Analyse der Auswirkungsquote nach Stellenbezeichnung durchzuführen. Um das Argument gegen Lenkung zu untermauern, ist es entscheidend, dass alle Bewerber die Stelle, für die sie in Frage kommen, selbst auswählen. Erlauben Sie den Führungskräften nicht, eine Person für eine Stelle vorzustellen und sie dann für eine andere Stelle einzustellen, sonst sieht es nach Lenkung aus.

In diesem Jahr nahm die Plenarsitzung mit der Leitung des nationalen OFCCP-Büros und den Regionaldirektoren eine andere Wendung, von der jedoch die Auftragnehmer profitierten. In den vergangenen Jahren gaben die OFCCP-Leiter entweder einen Überblick über die Geschehnisse in ihrer Region oder beantworteten einfach vorgegebene Fragen aus dem Publikum. In beiden Fällen konnten die Teilnehmer nur selten viel neues Wissen mit nach Hause nehmen. Dieses Jahr beschloss Michelle Hodge, OFCCP Mid-Atlantic Regional Director, die Dinge zu ändern. Sie sagte, dass sie Fragen, Kommentare, Beschwerden, Vorschläge oder was auch immer das Publikum ihnen sagen wollte, entgegennehmen würde. Sie wollten einen offenen Dialog mit Bundesauftragnehmern führen, und das hat tatsächlich funktioniert. Nach den erwarteten Beschwerden über die Tatsache, dass all die neuen Vorschriften eine Belastung für die Auftragnehmer darstellen, wurden einige wichtige Punkte angesprochen und tatsächlich diskutiert.

Das offene Forum ermöglichte es den Auftragnehmern, Bedenken vorzubringen, die in den ersten Sitzungen nicht angemessen behandelt wurden. Die OFCCP erklärte sich bereit, alle Kommentare ernst zu nehmen und den Auftragnehmern zu einem späteren Zeitpunkt Leitlinien an die Hand zu geben. Zwei wichtige Punkte wurden erörtert:

1. Formulare zur Selbstauskunft nach Abschnitt 503 - Debra Carr (OFCCP-Direktorin der Abteilung für Politik- und Programmentwicklung) erklärte, dass die Auftragnehmer Screenshots aller ausgefüllten Formulare aufbewahren müssen, um bei Audits einen Nachweis zu erbringen. Dies führte zu einer hitzigen, aber gesunden Diskussion darüber, wie Bewerberverfolgungs- und Personalinformationssysteme funktionieren. Die Auftragnehmer brachten zum Ausdruck, dass es kein eigentliches Formular gibt, das aufbewahrt werden muss (in einem Screenshot), und dass die Daten aus dem Ausfüllen eines computergestützten Formulars in Felder in den Datensystemen eingetragen werden. Die OFCCP-Beamten räumten ein, dass sie nicht wüssten, wie die Systeme funktionierten, und räumten ein, dass sie dies mit IT-Fachleuten weiter besprechen müssten.
2. Einstellungsaktivität - Debra Carr teilte den Vertragspartnern mit, dass konkurrierende interne Stellenbesetzungen (Beförderungen oder Versetzungen) als Neueinstellungen gezählt werden sollten. Dies sorgte bei den meisten Auftragnehmern für Aufregung, die mit dieser Methode der Berichterstattung über Einstellungen nicht einverstanden waren. Die OFCCP sagte, dass sie diese Frage erneut prüfen und eine Anleitung zur Verfügung stellen wird... bleiben Sie dran für eine neue FAQ!

Obwohl die NPRM während der Konferenz über den jährlichen Equal Pay Report veröffentlicht wurde, bestand die einzige Diskussion darüber in der Aufforderung der OFCCP an kleine und große Auftragnehmer, die vorgeschlagene Regelung zu lesen und innerhalb der 90-Tage-Frist (bis zum 6. November 2014) zu kommentieren.

Die vorgeschlagene Regelung sieht vor, dass Unternehmen mit mehr als 100 Beschäftigten und Bundesverträgen/Unterverträgen im Wert von mehr als 50.000 Dollar der OFCCP jedes Jahr einen Bericht über die Entgeltgleichheit vorlegen müssen. Der Bericht über die Entgeltgleichheit würde "zusammenfassende Daten über die Entlohnung der Beschäftigten nach Geschlecht, Ethnie, ethnischer Zugehörigkeit, spezifischen Arbeitsplatzkategorien und anderen relevanten Datenpunkten enthalten." Die Daten werden von der OFCCP verwendet, um "ihre Durchsetzungsressourcen auf Auftragnehmer zu richten, deren zusammenfassende Vergütungsdaten auf potenzielle Lohnverstöße hindeuten."

Aus all diesen Sitzungen geht hervor, dass es zwar keine großen Sitzungen gab, aber auf jeden Fall ein guter, offener Dialog über viele aktuelle Themen in der Contracting-Branche.

Wenn Sie Fragen haben oder weitere Informationen über die Konferenz wünschen, wenden Sie sich bitte an Debra Milstein Gardner unter [email protected] oder 410-581-4970. Wir werden Updates zu diesen und anderen aktuellen Themen vorbereiten. Um sich für unsere Compliance-Updates und -Newsletter anzumelden, besuchen Sie www.workplace-dynamics.com.