Bewerberberichte als Hilfe für Ihr Unternehmen bei einer OFCCP-ÜberprüfungTeil 1 von 2 |
Für Unternehmen, die sich einer OFCCP-Prüfung unterziehen müssen, hat sich die Lage grundlegend geändert. Das Office of Federal Contract Compliance Programs (OFCCP) des US-Arbeitsministeriums verfolgt heute einen ganz anderen Ansatz als noch vor einigen Jahren. Das OFCCP konzentriert sich nun stark auf Fragen im Zusammenhang mit Veteranen und Menschen mit Behinderungen. Ein Großteil der Aufmerksamkeit in Bezug auf Veteranen und Menschen mit Behinderungen konzentriert sich auf die Bemühungen der Unternehmen, Mitglieder dieser geschützten Gruppen zu finden und einzustellen, sowie auf die Dokumentation, mit der die Unternehmen diese Bemühungen nachweisen müssen. Die Behörde konzentriert sich auch stark auf Fragen der Bezahlung von Mitarbeitern. Das OFCCP fordert regelmäßig umfangreiche Daten zu einigen oder allen Mitarbeitern an, die in einem Aktionsplan zur Förderung benachteiligter Gruppen enthalten sind, um festzustellen, ob es Lohnunterschiede gibt, die auf eine Diskriminierung bei der Vergütung hindeuten könnten.
Angesichts dieser neuen Schwerpunkte der Behörde könnte man leicht vergessen, dass die OFCCP ihr langjähriges Interesse daran, festzustellen, ob bei der Einstellung von Bewerbern Ungleichheiten aufgrund der ethnischen Zugehörigkeit oder des Geschlechts bestehen, nicht aufgegeben hat. Die OFCCP fordert weiterhin routinemäßig Unterlagen zu Prozessen und Entscheidungen an, bei denen eine Gruppe von Bewerbern offenbar diskriminiert wurde. Diese Anfragen werden dadurch erschwert, dass sich die OFCCP möglicherweise auf mögliche Diskriminierungen konzentriert, von denen nur eine kleine Anzahl von Bewerbern betroffen ist, und dass sie Informationen zu Ungleichheiten nicht nur in Bezug auf Minderheiten und Frauen, sondern in Bezug auf JEDE ethnische Untergruppe und jedes Geschlecht anfordert. Daher kann eine Situation, in der es zu einer Ungleichbehandlung durch die Nicht-Einstellung einiger weißer Männer kommt, für die Behörde ebenso von Interesse sein wie eine Situation, in der es zu einer Ungleichbehandlung durch die Nicht-Einstellung einiger Hispanics oder einiger amerikanischer Ureinwohner kommt.
Dieses anhaltende Interesse der OFCCP an Ungleichheiten bei der Einstellung in Verbindung mit dem Interesse der Behörde an Fragen, die Veteranen und Menschen mit Behinderungen betreffen, bedeutet, dass die für die OFCCP erstellten Bewerberberichte ein entscheidender Schlüssel zum Erfolg einer Überprüfung sind. Ein effektiver Bewerberbericht sollte Folgendes nachweisen können:
- dass alle Kategorien von Bewerbern für offene Stellen ordnungsgemäß berücksichtigt wurden.
- dass für offene Stellen ausreichend Öffentlichkeitsarbeit betrieben wurde, um Minderheiten, Frauen, Veteranen und Menschen mit Behinderungen in den Bewerberpools anzusprechen.
In Teil 1 dieser Serie werden wir uns damit befassen, wie Unternehmen Bewerberberichte nutzen können, um sicherzustellen, dass Bewerber für offene Stellen angemessen berücksichtigt wurden. In Teil 2 werden wir uns damit befassen, wie Unternehmen Bewerberberichte nutzen können, um ihre Outreach-Bemühungen zu demonstrieren.
Feststellung, ob alle Kategorien von Antragstellern ordnungsgemäß berücksichtigt wurden
Um festzustellen, ob Bewerber angemessen berücksichtigt wurden, sind mehrere Aspekte zu berücksichtigen. Zunächst muss das Unternehmen wissen, welche Bewerber für bestimmte Stellen berücksichtigt wurden. Es reicht beispielsweise nicht aus, wenn ein Unternehmen weiß, dass es viele Bewerber für Ingenieursstellen gab. Wahrscheinlich gab es für jede Ingenieursstelle bestimmte Qualifikationsanforderungen und einen festgelegten Bewerberpool. In diesem Fall muss ein Bewerberbericht aufzeigen, welche Bewerber für jede einzelne Ingenieursstelle berücksichtigt wurden, anstatt davon auszugehen, dass alle Ingenieursbewerber für alle offenen Ingenieursstellen berücksichtigt wurden. Ein weiteres Beispiel: Es reicht nicht aus, wenn ein Unternehmen weiß, dass sich viele Bewerber auf Stellen in der Produktion beworben haben. Verschiedene Stellen in der Produktion erfordern möglicherweise unterschiedliche Fähigkeiten, und Bewerber sollten anhand der für die jeweilige Stelle relevanten Fähigkeiten bewertet werden. Ein Bewerberbericht muss aufzeigen, welche Bewerber für jede einzelne Stelle in der Produktion in Betracht gezogen wurden. Die Verwendung einer jeder Stelle zugewiesenen Referenznummer kann hilfreich sein, um Bewerberpools voneinander zu unterscheiden.
Hilfreicher Tipp Nr. 1: Allen Stellenangeboten sollte eine Referenznummer zugewiesen werden, und Bewerber sollten sich auf bestimmte Stellenangebote bewerben müssen.
Sobald das Unternehmen weiß, welche Bewerber für bestimmte Positionen in Betracht gezogen wurden, muss es in der Lage sein, festzustellen, ob die Bewerber die grundlegenden (d. h. Mindest-)Qualifikationen für diese Positionen erfüllten. Ein Bewerberbericht sollte Informationen über Kandidaten anzeigen können, die die Mindestqualifikationen nicht erfüllten, und Kandidaten, die die Mindestqualifikationen nicht erfüllten, sollten aus Analysen ausgeschlossen werden, in denen Bewerber mit eingestellten Mitarbeitern verglichen werden. Personalvermittler und andere Personen, die Informationen in ein Bewerberverwaltungssystem eingeben, müssen die Kandidaten ordnungsgemäß zuordnen, damit Kandidaten, die die Mindestqualifikationen nicht erfüllen, aus den Analysen zum Verhältnis zwischen Bewerbern und eingestellten Mitarbeitern ausgeschlossen werden können.
Hilfreicher Tipp Nr. 2: Das Unternehmen sollte die grundlegenden und bevorzugten Qualifikationen für offene Stellen festlegen, BEVOR die Stellen ausgeschrieben werden und Bewerber ihr Interesse bekunden. Diese grundlegenden und bevorzugten Qualifikationen sollten in den Stellenbeschreibungen und Stellenanzeigen klar aufgeführt werden.
Ein Unternehmen, das bewertet, ob Bewerber angemessen berücksichtigt wurden, sollte auch feststellen, ob die Kandidaten ihr Interesse an offenen Stellen ordnungsgemäß bekundet haben. Unternehmen haben das Recht, die Art und Weise, in der sich Kandidaten bewerben müssen, sowie die Fristen für die Bewerbung festzulegen. Beispielsweise kann ein Unternehmen beschließen, dass sich alle Kandidaten für eine offene Stelle als Buchhalter über ein Online-Bewerbungssystem bewerben müssen und dass Interessenbekundungen nur innerhalb eines Zeitraums von 15 Tagen angenommen werden. In diesem Fall würden alle Kandidaten, die sich nicht über die Website beworben haben, und alle Kandidaten, die sich nach Ablauf der 15-tägigen Frist beworben haben, nicht weiter berücksichtigt und von der Bewerber-Einstellungs-Analyse ausgeschlossen werden.
Hilfreicher Tipp Nr. 3: Legen Sie Parameter fest, wie sich Bewerber bewerben müssen. Dazu gehören sowohl die Art der Bewerbung als auch die Fristen für die Bewerbung.
Ein Unternehmen, das bewertet, ob Bewerber angemessen berücksichtigt wurden, sollte feststellen, ob Kandidaten, die Interesse an offenen Stellen bekundet haben, weiterhin interessiert sind. In der Regel zieht sich eine kleine Anzahl von Kandidaten aus dem Bewerbungsverfahren für eine offene Stelle zurück, indem sie dem Unternehmen aktiv mitteilen, dass sie nicht mehr interessiert sind. Häufig gibt es eine größere Gruppe von Bewerbern, die sich entweder durch Nichtbeantwortung von Anfragen des Unternehmens oder durch die Stellung von Forderungen, denen das Unternehmen nicht nachkommen kann, aus dem Bewerbungsverfahren zurückziehen. Beispielsweise haben sich sowohl der Kandidat, der auf einen Anruf mit einem Vorstellungsgespräch nicht reagiert, als auch der Kandidat, der ein Gehalt verlangt, das das Unternehmen nicht erfüllen kann, aus dem Auswahlverfahren zurückgezogen. Kandidaten, die sich aus dem Auswahlverfahren zurückziehen, sollten aus der Bewerber-Einstellungs-Analyse ausgeschlossen werden.
Hilfreicher Tipp Nr. 4: Verfolgen Sie Informationen zu allen Kandidaten, die sich aus dem Auswahlverfahren zurückziehen, und die Art und Weise, wie diese Kandidaten sich zurückgezogen haben.
Sobald das Unternehmen weiß, dass sich Bewerber ordnungsgemäß auf eine bestimmte Stelle beworben haben, die grundlegenden Qualifikationen für diese Stelle erfüllen und ihre Bewerbung nicht zurückgezogen haben, ist es an der Zeit, die demografischen Daten dieser Bewerber zu überprüfen. Die OFCCP befasst sich nun mit der Frage, ob eine Diskriminierung aufgrund der RASSE oder des GESCHLECHTS vorliegt. Das bedeutet, dass Bundesauftragnehmer den Prozentsatz der am häufigsten eingestellten Gruppe im Verhältnis zum Prozentsatz der anderen eingestellten Gruppen analysieren. Dies ist relativ einfach, wenn es darum geht, den Einfluss des Geschlechts auf die Auswahl zu bewerten, da man den Prozentsatz der eingestellten Männer mit dem Prozentsatz der eingestellten Frauen vergleicht. Beachten Sie jedoch, dass die OFCCP prüft, ob eine Diskriminierung einer bestimmten Gruppe vorliegt. Daher ist die Einstellung einer überproportionalen Anzahl weiblicher Bewerber nun ebenso problematisch wie die Einstellung einer überproportionalen Anzahl männlicher Bewerber.
Die Analyse in Bezug auf die ethnische Zugehörigkeit ist komplizierter. Traditionell interessierte sich die OFCCP dafür, ob Bewerber aus Minderheiten in gleichem Maße eingestellt wurden wie weiße Bewerber. Heute interessiert sich die OFCCP dafür, ob alle ethnischen Untergruppen in gleichem Maße eingestellt werden. Wenn also der Anteil der eingestellten hispanischen Bewerber größer ist als der Anteil der eingestellten weißen Bewerber und größer als der Anteil der eingestellten schwarzen Bewerber, möchte die OFCCP möglicherweise Informationen darüber, warum Weiße und Schwarze weniger wahrscheinlich eingestellt wurden als Hispanics.
Hilfreicher Tipp Nr. 5: Ermitteln Sie bei der Überprüfung der Einstellungsquoten, welche Gruppe die bevorzugte Gruppe war, und vergleichen Sie andere Gruppen mit der bevorzugten Gruppe. Beachten Sie, dass Weiße und Männer in einigen Bewerber-Einstellungsanalysen möglicherweise nicht die bevorzugte Gruppe sind.
Viele Auftragnehmer haben Analysen der Einstellungen nach Jobgruppen im Rahmen der Affirmative Action durchgeführt. (Jobgruppen sind Gruppen von Jobs, die ähnliche Inhalte, Löhne und Aufstiegsmöglichkeiten aufweisen. Jobgruppen werden verwendet, um Platzierungsziele in Affirmative-Action-Plänen festzulegen.) Eine ordnungsgemäße Analyse der Einstellungsaktivitäten sollte sich auf jede einzelne Stellenausschreibung konzentrieren und nicht auf alle Einstellungen in einer bestimmten Jobgruppe. Beispielsweise können die Anforderungen für jede Kundendienstmitarbeiterstelle gleich sein, während die Anforderungen für jede Ingenieurstelle sehr unterschiedlich sein können. Es kann sinnvoll sein, die Bewerberpools für Kundendienststellen gemeinsam zu prüfen, während es unangemessen wäre, die Bewerberpools für Ingenieurstellen gemeinsam zu prüfen. Wenn die Art und Weise oder der Zeitpunkt der Rekrutierung unterschiedlich sind oder die Anforderungen für offene Stellen unterschiedlich sind, sollten die Bewerber-Einstellungsanalysen für die Stellen getrennt durchgeführt werden.
Hilfreicher Tipp Nr. 6: Überprüfen Sie die Statistiken zu Bewerbern und Einstellungen, indem Sie sich die Ergebnisse für einzelne Stellenausschreibungen ansehen und dabei darauf achten, ob es Ungleichheiten hinsichtlich einer bestimmten ethnischen Zugehörigkeit oder eines bestimmten Geschlechts gibt.
Was bedeutet das alles für Ihre Bewerberberichte? Es bedeutet, dass ein nützlicher Bewerberbericht Ihnen die folgenden Informationen liefern sollte:
- Es sollten Ihnen Kandidaten nach Anforderungen angezeigt werden.
- Es sollte möglich sein, Personen auszuschließen, die die grundlegenden Qualifikationen nicht erfüllten, sich nicht ordnungsgemäß auf eine offene Stelle beworben haben und sich bei der Angabe demografischer Daten aus dem Auswahlverfahren zurückgezogen haben.
- Es sollte Ihnen ermöglichen, Bewerber mit eingestellten Mitarbeitern zu vergleichen, um festzustellen, ob es bei einer bestimmten Stellenausschreibung Ungleichheiten hinsichtlich der ethnischen Zugehörigkeit oder des Geschlechts gab.
In Teil 2 dieses Artikels werden wir uns damit befassen, wie Unternehmen Bewerberberichte nutzen können, um zu zeigen, dass sie Minderheiten, Frauen, Menschen mit Behinderungen und Veteranen wirksam angesprochen haben.
Für weitere Informationen zu den OFCCP-Vorschriften zur positiven Diskriminierung und zu Ansätzen für die Erstellung effektiver Bewerberberichte kontaktieren Sie mich bitte unter [email protected].
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.
