Cómo utilizar los informes de los solicitantes para ayudar a su empresa durante una revisión de la OFCCPParte 1 de 2 |
El mundo es diferente para las empresas que se someten a las revisiones de la OFCCP. La Oficina de Programas de Cumplimiento de Contratos Federales (OFCCP) del Departamento de Trabajo de EE.UU. ha cambiado mucho su enfoque de hace varios años. La OFCCP está ahora muy centrada en las cuestiones relativas a los veteranos y las personas con discapacidad. Gran parte de la atención se centra en los esfuerzos que realizan las empresas para encontrar y contratar a miembros de estas clases protegidas y en la documentación de que disponen para demostrarlo. La agencia también se centra en gran medida en cuestiones relativas a la forma en que se paga a los empleados. La OFCCP solicita habitualmente datos exhaustivos sobre algunos o todos los empleados incluidos en un plan de acción positiva para determinar si existen disparidades salariales que puedan sugerir discriminación en la retribución.
Con estos nuevos puntos de atención para la agencia, es fácil olvidar que la OFCCP no ha abandonado su antiguo interés por determinar si existen disparidades basadas en la raza o el sexo en la contratación de solicitantes. La OFCCP sigue solicitando sistemáticamente documentación sobre los procesos y decisiones en los que un grupo de solicitantes parece haber sido objeto de discriminación. Estas solicitudes se hacen más onerosas por el hecho de que la OFCCP puede centrarse en una posible discriminación que afecte a un pequeño número de solicitantes y por el hecho de que la OFCCP puede solicitar información sobre disparidades que afecten no sólo a las minorías y a las mujeres, sino a CUALQUIER subgrupo racial y a cualquiera de los sexos. Por lo tanto, una situación en la que exista una disparidad que implique la no contratación de unos pocos hombres blancos puede ser de interés para la agencia, al igual que una situación en la que exista una disparidad que implique la no contratación de unos pocos hispanos o unos pocos nativos americanos puede ser de interés para la agencia.
Este interés continuo de la OFCCP por las disparidades en la contratación, combinado con el interés de la agencia por las cuestiones relativas a los veteranos y las personas con discapacidad, significa que los informes sobre los solicitantes elaborados para la OFCCP son una clave fundamental para el éxito de una revisión. Un informe eficaz sobre el solicitante debe ser capaz de demostrar lo siguiente:
- Que todas las clases de solicitantes fueron consideradas adecuadamente para los puestos vacantes.
- Que haya habido suficiente divulgación asociada a los puestos vacantes para atraer a minorías, mujeres, veteranos y personas con discapacidades a los grupos de solicitantes.
En la parte 1 de esta serie, vamos a ver las formas en que las empresas pueden utilizar los informes de candidatos para asegurarse de que los solicitantes fueron considerados adecuadamente para las vacantes. En la segunda parte, veremos cómo las empresas pueden utilizar los informes de candidatos para demostrar sus esfuerzos de divulgación.
Determinación de si se tuvieron debidamente en cuenta todas las clases de solicitantes
Para determinar si los candidatos fueron tenidos en cuenta correctamente, hay que tener en cuenta varios aspectos. En primer lugar, la empresa debe saber qué candidatos fueron tenidos en cuenta para determinados puestos. Por ejemplo, no basta con que una empresa sepa que había muchos solicitantes para puestos de ingeniería. Es probable que cada puesto de ingeniería tuviera un conjunto específico de cualificaciones y que cada puesto de ingeniería tuviera un grupo definido de solicitantes. En esta situación, un informe de candidatos debe mostrar qué candidatos fueron tenidos en cuenta para cada puesto individual de ingeniería, en lugar de asumir que todos los candidatos de ingeniería fueron tenidos en cuenta para todas las vacantes de ingeniería. Otro ejemplo: no basta con que una empresa sepa que muchos candidatos se presentaron para puestos de producción. Las diferentes vacantes de producción pueden requerir diferentes conjuntos de habilidades y los solicitantes deben ser evaluados en función de las habilidades relevantes para los puestos vacantes específicos. Un informe de candidatos debe tener una forma de mostrar qué candidatos fueron considerados para cada vacante de producción individual. El uso de un número de solicitud asignado a cada vacante puede ser útil para diferenciar los grupos de solicitantes entre sí.
Consejo útil nº 1: A todas las vacantes se les debe asignar un número de solicitud, y se debe exigir a los solicitantes que se presenten a solicitudes específicas.
Una vez que la empresa sabe qué candidatos fueron tenidos en cuenta para determinados puestos, debe ser capaz de determinar si los candidatos cumplían las cualificaciones básicas (es decir, las mínimas) para esos puestos. Un informe de candidatos debe ser capaz de mostrar información sobre los candidatos que no cumplen las cualificaciones mínimas, y los candidatos que no cumplen las cualificaciones mínimas deben ser excluidos de los análisis que comparan los candidatos con las contrataciones. Los responsables de la contratación y otras personas que introduzcan información en un sistema de seguimiento de candidatos deben disponer adecuadamente a los candidatos para que los que no cumplan las cualificaciones mínimas puedan ser excluidos de los análisis de candidatos-contratados.
Consejo útil nº 2: La empresa debe determinar las cualificaciones básicas y preferidas para los puestos vacantes ANTES de que se publiquen los puestos y los candidatos empiecen a manifestar su interés. Estas cualificaciones básicas y preferidas deben figurar claramente en las descripciones de los puestos y en los anuncios de empleo.
Una empresa que evalúe si se ha tenido debidamente en cuenta a los solicitantes también debe determinar si los candidatos han expresado adecuadamente su interés por los puestos vacantes. Las empresas tienen derecho a definir la forma en que los candidatos deben presentar su solicitud y los plazos para hacerlo. Por ejemplo, una empresa puede decidir que todos los candidatos a un puesto de contable vacante deben solicitarlo a través de un sistema de solicitud en línea y que las manifestaciones de interés sólo se aceptarán durante un periodo de 15 días. En este caso, los candidatos que no se hayan presentado a través del sitio web y los que lo hayan hecho después del plazo de 15 días no serán tenidos en cuenta y quedarán excluidos de los análisis de candidatos-contratados.
Consejo útil nº 3: Establezca parámetros para la presentación de solicitudes. Esto debe incluir tanto el método de solicitud como los plazos para presentarla.
Una empresa que evalúe si los solicitantes han sido tenidos en cuenta correctamente debe determinar si los candidatos que han expresado su interés por los puestos vacantes siguen interesados. Normalmente, un pequeño número de candidatos se retira de la consideración de un puesto vacante informando activamente a la empresa de que ya no están interesados. Suele haber un grupo mayor de candidatos que se retiran por no responder a las preguntas de la empresa o por plantear una demanda que la empresa no puede satisfacer. Por ejemplo, tanto el candidato que no responde a una llamada telefónica ofreciéndole una entrevista como el que pide un salario que la empresa no puede cumplir se han retirado de la consideración. Los candidatos que se retiran deben ser excluidos de los análisis de candidatos y contrataciones.
Consejo útil nº 4: Haga un seguimiento de la información sobre todos los candidatos que renuncian a su candidatura y la forma en que lo han hecho.
Una vez que la empresa sabe que los solicitantes han presentado correctamente su solicitud para un puesto concreto, que reúnen las cualificaciones básicas para dicho puesto y que no se han retirado de la consideración, es el momento de revisar los datos demográficos de estos solicitantes. A la OFCCP le preocupa ahora si existe algún tipo de discriminación por RAZA o GÉNERO. Esto significa que los contratistas federales analizarán el porcentaje de la clase más favorecida contratada con respecto al porcentaje de otras clases contratadas. Esto es relativamente fácil cuando se evalúa el impacto del género en la selección, ya que se evalúa el porcentaje de hombres contratados frente al porcentaje de mujeres contratadas. Recuerde, sin embargo, que la OFCCP busca determinar si existe discriminación contra alguna clase en particular. Por lo tanto, la contratación de un número desproporcionado de mujeres es ahora tan problemática como la contratación de un número desproporcionado de hombres.
El análisis relativo a la raza es más complicado. Tradicionalmente, la OFCCP se interesaba por saber si los solicitantes pertenecientes a minorías eran contratados en la misma proporción que los solicitantes blancos. Ahora, a la OFCCP le interesa saber si todos los subgrupos raciales son contratados en porcentajes equivalentes. Así, si la tasa de solicitantes hispanos contratados es mayor que la tasa de solicitantes blancos contratados y mayor que la tasa de solicitantes negros contratados, la OFCCP puede querer información sobre por qué los blancos y los negros tenían menos probabilidades de ser contratados que los hispanos.
Consejo útil nº 5: Determine qué clase fue la más favorecida al revisar las tasas de contratación y compare otras clases con la más favorecida. Tenga en cuenta que los blancos y los hombres pueden no ser la clase más favorecida en algunos análisis de contratación de candidatos.
Muchos contratistas han realizado análisis de las contrataciones en función de los grupos de empleos de acción afirmativa. (Los grupos de empleos son grupos de empleos que tienen un contenido, un salario y unas oportunidades de ascenso similares. Los grupos de empleos se utilizan para fijar objetivos de colocación en los planes de acción afirmativa). Un análisis adecuado de la actividad de contratación debe centrarse en cada solicitud individual en lugar de en todas las contrataciones en un grupo de empleos concreto. Por ejemplo, los requisitos para cada puesto de representante de servicio al cliente pueden ser los mismos, pero los requisitos para cada puesto de ingeniero pueden variar mucho. Puede ser conveniente examinar conjuntamente los grupos de solicitantes para los puestos de atención al cliente, mientras que sería inadecuado examinar conjuntamente los grupos de solicitantes para los puestos de ingeniero. Cuando la forma o el momento de la contratación sean diferentes, o los requisitos para los puestos vacantes sean diferentes, los análisis de candidatos y contrataciones para los puestos deberán realizarse por separado.
Consejo útil nº 6: Revise las estadísticas de contratación de candidatos examinando los resultados de las solicitudes individuales, centrándose en si existe disparidad para alguna raza o sexo en particular.
¿Qué significa todo esto para sus informes de candidatos? Significa que un informe de candidato útil debe proporcionarle la siguiente información:
- Debería mostrarle los candidatos por solicitud.
- Debe ser capaz de excluir a las personas que no reúnan las cualificaciones básicas, que no hayan solicitado correctamente un puesto vacante y que se hayan retirado de la consideración al proporcionar una imagen demográfica de la solicitud.
- Debe permitirle comparar a los solicitantes con los contratados para determinar si hubo algún tipo de disparidad relacionada con la raza o el género en alguna solicitud en particular.
En la segunda parte de este artículo, analizaremos las formas en que las empresas pueden utilizar los informes sobre los solicitantes para demostrar que se ha realizado una labor eficaz de divulgación entre las minorías, las mujeres, las personas con discapacidad y los veteranos.
Si desea obtener más información sobre la normativa de acción positiva de la OFCCP y sobre los métodos para elaborar informes eficaces sobre los solicitantes, póngase en contacto conmigo en la siguiente dirección [email protected].
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.
