Neue Geschäftsanbahnungen
Als Justin Hectus, CIO & CISO bei Keesal, Young & Logan, den New Work Intake-Prozess der Kanzlei als Drehscheibe organisieren wollte, die Daten aus einer Reihe anderer interner Systeme bezieht, entschied er sich für TAP als Automatisierungstool für juristische Arbeitsabläufe, um diese zu unterstützen.
TAP, so fand er heraus, funktioniert perfekt als Teil einer Architektur, in der mehrere Datensilos miteinander verknüpft sind, darunter eDiscovery, Interessenkonfliktmanagement, elektronische Unterschrift, CRM, Budgetierung und Preisgestaltung, Buchhaltung und Rechnungsstellung, Docketing und andere.
Herausforderung
Automatisieren Sie den Prozess der Geschäftsanbahnung für Anwaltskanzleien und Rechtsabteilungen.
Lösung
- Mithilfe eines Selbstbedienungs-Onlineportals und standardisierter Formulare können die Nutzer mit einem Minimum an Fehlern oder Verzögerungen durch den Aufnahmeprozess geführt werden.
- Die Eingangsdokumente können individuell gestaltet werden oder die vorformatierten Vorlagen von TAP verwenden.
- Ein umfassender Vorlagenspeicher hält Vorlagen bereit, die für alle Eventualitäten geeignet sind.
- Formulare, Benachrichtigungen und andere aufnahmebezogene Dokumente oder Warnungen werden an die zuständigen internen Mitarbeiter weitergeleitet.
- Die Arbeitsabläufe können mit mehreren externen Systemen und Datenbanken integriert werden, z. B. Budgetierung, Buchhaltung und Rechnungsstellung, Verwaltung von Interessenkonflikten, Antragstellung und andere.
- Die Anforderungen an die Unterschriftsberechtigung sind in den Arbeitsablauf integriert und können sichere Tools für die elektronische Unterschrift nutzen.
- Die Statusüberwachung in Echtzeit ermöglicht die Prozessüberwachung.
- Benachrichtigungen und Warnungen können zu bestimmten Zeitpunkten während des Aufnahmeprozesses an die Beteiligten versandt werden.
Vorteile
- Der Prozess der Geschäftsanbahnung kann wesentlich schneller und effizienter gestaltet werden, so dass abrechenbare Dienstleistungen früher eingeleitet werden können.
- Standardisierte Aufnahmeformulare sind jederzeit und an jedem Ort verfügbar, ohne dass eine kostspielige interne Erstellung oder Überprüfung durch juristisches Personal erforderlich ist, was die Kosten senkt.
- Die Workflows werden automatisch in einem sicheren Cloud-Archiv gesichert und sind für Audit-, Governance- und Compliance-Zwecke leicht zugänglich.
- Die Integration der elektronischen Unterschrift standardisiert sichere Genehmigungen.