Un plan de continuidad del negocio es fundamental para proteger su empresa y minimizar las interrupciones. Sin embargo, establecer un programa de continuidad del negocio no siempre es tan fácil. Conlleva sus propios retos y obstáculos. Superar estos obstáculos empresariales puede ser difícil, pero es posible con el apoyo adecuado.
Dado que la educación y la experiencia reciente de una interrupción son los factores más eficaces para que las empresas adopten un BCP, los retos son numerosos.
Hemos recopilado algunos de los obstáculos más comunes para los programas de continuidad del negocio, junto con las formas de superarlos.
1. Falta de recursos
Cuando diriges un negocio, tu objetivo es ganar dinero.
Desviar recursos hacia programas de continuidad del negocio puede ralentizar el crecimiento de su empresa. Es más, un programa de continuidad del negocio no ofrece ninguna ventaja aparente cuando todo va bien. Solo se obtienen beneficios reales en caso de interrupción del negocio.
Intentar ejecutar un programa sólido de continuidad del negocio puede ser un reto cuando no se dispone del presupuesto, la mano de obra o los recursos necesarios para hacerlo correctamente. Una de las mejores formas de asegurarse de que se dispone de todo lo necesario es elaborar un presupuesto claro con los costes exactos del programa. A continuación, calcule los costes que supondría para la empresa que algo saliera mal sin el plan en marcha.
Debería haber una diferencia significativa entre ambos. Puede demostrar a la alta dirección que la continuidad del negocio es una inversión. Si todo lo demás falla, muéstreles exactamente cuánto gastan sus competidores en recuperación ante desastres; esto debería apelar a su naturaleza competitiva, como mínimo.
2. Falta de apoyo ejecutivo
Incluso con un análisis claro de la relación coste-beneficio, es posible que sigas sin contar con el apoyo entusiasta de los altos cargos.
En los negocios se asumen muchos riesgos, y es posible que la dirección se incline más por asumir el riesgo de que no ocurra nada grave, en lugar de gastar dinero para prepararse ante una interrupción del negocio. Cambiar esa mentalidad y conseguir la aceptación de la dirección puede ser un verdadero reto.
Una forma de superar este problema es proporcionarles algunos casos prácticos reales que muestren los peligros a los que se enfrentan empresas como la suya. A continuación, puede explicarles cómo su programa de continuidad del negocio puede mantener su empresa en funcionamiento incluso en los peores escenarios.
También debe mostrarles cómo su programa beneficiará al negocio antes, durante y después de una crisis. Su plan de continuidad del negocio no solo debe ser capaz de hacer frente a lo peor que pueda suceder, sino también de reducir el riesgo de que las cosas salgan mal en primer lugar.
3. Falta de compromiso organizativo
Un programa eficaz de continuidad del negocio requiere que todos los miembros del personal sepan lo que hay que hacer y se impliquen en el programa. Según el estudio BC Benchmark Study de 2019, el 61 % de las empresas mencionaron la falta de implicación de la organización como uno de los mayores retos de la continuidad del negocio.
Incluso en organizaciones pequeñas, esto puede resultar difícil, y si se cuenta con una plantilla numerosa, se convierte en un obstáculo importante. Una cadena es tan fuerte como su eslabón más débil, por lo que si no todos están plenamente comprometidos con el plan, la calidad del programa puede verse comprometida.
Una forma de conseguir que la gente se sume al proyecto es involucrarla en el proceso de planificación y simulación. En lugar de limitarte a imponer responsabilidades a tu plantilla sin que entiendan por qué, involúcralos en la planificación estratégica o en un ejercicio de simulación para que se sientan parte del proyecto y se sientan incluidos. Aunque no es realista incluir a todos los miembros del personal, puedes pedir opiniones e ideas a toda la plantilla.
Una formación adecuada permite explicar las funciones y responsabilidades de cada uno en una situación crítica. Conseguir que todos se sumen al plan durante una prueba garantiza un proceso de recuperación del negocio ágil y fluido.
4. Herramientas y tecnología insuficientes
Una gran parte de su programa de continuidad del negocio estará relacionada con problemas técnicos, como la pérdida de datos, fallos tecnológicos y la pérdida de sistemas de comunicaciones.
Su plan para superar estos problemas puede requerir el uso de herramientas o tecnología específicas, como software de gestión de incidentes y sistemas satelitales o conectividad 4G LTE. Una vez más, gran parte de esto se reduce a contar con un presupuesto adecuado.
Software de gestión de incidentes Preparis IQ
Una forma de abordar este problema es intentar encontrar formas de utilizar esa tecnología para otros fines. Un software de gestión de incidentes puede ser útil para cumplir con las normas y reglamentos de continuidad del negocio o ayudar a documentar el cronograma de todos los proyectos de continuidad del negocio en curso.
Investigar un poco más sobre cómo tu organización puede beneficiarse de dicha tecnología te ayudará a defender tu postura.
5. Falta de pruebas rutinarias
Establecer e implementar un programa de continuidad del negocio es todo un reto. Incluso si se recurre a ayuda externa para la planificación, esto solo es el comienzo del proceso.
Nunca se puede estar seguro del buen funcionamiento de un programa a menos que se pruebe. Al simular diferentes escenarios, se puede averiguar con exactitud el rendimiento de los procesos que se han implementado. De este modo, se pueden identificar los puntos débiles, ya sea en el plan o en su ejecución. Una vez que se dispone de esta información, se puede modificar y mejorar el programa de continuidad del negocio.
Otra ventaja de realizar pruebas es que puede demostrar a la dirección que cualquier deficiencia en su programa se debía a la falta de financiación, equipamiento o compromiso del personal. Esto le dará más argumentos para ayudar a abordar algunas de las cuestiones planteadas anteriormente.
6. Incapacidad para supervisar el programa
Hay varias razones por las que supervisar el funcionamiento continuo de un programa de continuidad del negocio puede resultar complicado.
En primer lugar, está la magnitud del problema. Supervisar la preparación de todos los sistemas y del personal clave puede ser una tarea compleja.
En segundo lugar, no hay claridad sobre qué métricas utilizar para determinar el éxito de un plan. Además, si la gestión de la continuidad del negocio no es su ocupación principal, el tiempo puede ser muy limitado.
Cuando configure el programa por primera vez, debe dejar claro a sus superiores que necesitará tiempo para supervisar, probar y actualizar el programa, y que esto debe formar parte de sus funciones. También deberá formar a los nuevos miembros del personal cuando se incorporen a la empresa. No es algo que deba hacer cuando le venga bien.
7. Alta complejidad
Continuamente surgen nuevas amenazas, y hacer un seguimiento de todas ellas es una tarea ardua.
Además de los riesgos más evidentes, como las condiciones meteorológicas adversas u otros desastres naturales, existen riesgos más complejos, como los ciberataques. Con otras tareas que atender, no tienes tiempo para informarte sobre las últimas amenazas tecnológicas.
Una de las formas más eficaces de superar este reto es buscar ayuda externa. Las empresas que ofrecen soluciones integradas de continuidad del negocio pueden liberarle de gran parte de la complejidad. También podrá presentar a su dirección ejemplos de cómo han ayudado a empresas como la suya, además de liberarse para ser mucho más productivo en sus otras funciones en la empresa. Además, podrán ayudarle en cada paso del proceso, desde la planificación hasta las pruebas.
8. Formación continua
Todo su personal debe estar completamente capacitado para conocer cuáles son sus funciones y responsabilidades.
El problema es que es poco probable que su plan de continuidad del negocio permanezca igual. A medida que se identifiquen nuevas amenazas o se realicen mejoras en el plan, su personal deberá recibir nueva formación para incorporar estos cambios. Cuando los trabajadores se marchan y son sustituidos, sus conocimientos también se van con ellos, y los nuevos empleados tendrán que recibir formación desde cero.
Intentar compaginar toda esta formación con sus otras funciones y responsabilidades puede ser una tarea ardua. Afortunadamente, las mejores soluciones integradas de continuidad del negocio pueden ofrecer certificación u otra formación educativa. Eso significa que tendrá más tiempo para dedicarse a mejorar su programa de continuidad del negocio, además de completar el resto de su trabajo.
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Preparis Business Continuity Software. En octubre de 2024, Mitratech adquirió Preparis, un proveedor líder de soluciones de planificación de continuidad de negocio y respuesta a emergencias. El contenido ha sido actualizado para reflejar la oferta ampliada de productos de Mitratech, los avances de la industria y los desarrollos regulatorios.
