Ein Business-Continuity-Plan ist unerlässlich, um Ihr Unternehmen zu schützen und Störungen zu minimieren. Die Einrichtung eines Business-Continuity-Programms ist jedoch nicht immer einfach. Es bringt seine eigenen Herausforderungen und Hindernisse mit sich. Die Überwindung dieser geschäftlichen Hindernisse kann schwierig sein, ist aber mit der richtigen Unterstützung möglich.
Da Aufklärung und die jüngsten Erfahrungen mit Störungen die wirksamsten Auslöser für Unternehmen sind, ein BCP einzuführen, gibt es zahlreiche Herausforderungen.
Wir haben einige der häufigsten Hindernisse für Business-Continuity-Programme zusammengestellt und Möglichkeiten zu ihrer Überwindung aufgezeigt.
1. Mangelnde Ressourcen
Wenn Sie ein Unternehmen führen, wollen Sie Geld verdienen.
Die Umleitung von Ressourcen in Programme zur Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs kann das Wachstum Ihres Unternehmens verlangsamen. Darüber hinaus bietet ein Programm zur Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs keine offensichtlichen Vorteile, wenn alles reibungslos läuft. Die Vorteile kommen erst im Falle einer Betriebsunterbrechung wirklich zum Tragen.
Der Versuch, ein robustes Business-Continuity-Programm zu betreiben, kann eine Herausforderung sein, wenn Ihnen das Budget, das Personal oder die Ressourcen fehlen, um die Dinge ordnungsgemäß zu erledigen. Eine der besten Möglichkeiten, um sicherzustellen, dass Sie alles bekommen, was Sie brauchen, ist die Erstellung eines klaren Budgets mit den genauen Kosten des Programms. Schätzen Sie dann die Kosten für das Unternehmen, wenn ohne den Plan etwas schiefgehen würde.
Es sollte ein deutlicher Unterschied zwischen beiden bestehen. Sie können der Geschäftsleitung zeigen, dass Geschäftskontinuität eine Investition ist. Wenn alles andere fehlschlägt, zeigen Sie ihnen genau, wie viel Ihre Konkurrenten für die Notfallwiederherstellung ausgeben; das sollte zumindest ihren Wettbewerbsgeist ansprechen.
2. Mangelnde Unterstützung durch die Geschäftsleitung
Selbst mit einer klaren Kosten-Nutzen-Analyse fehlt Ihnen möglicherweise immer noch die begeisterte Unterstützung von oben.
Im Geschäftsleben muss man viele Risiken eingehen, und Sie werden vielleicht feststellen, dass das Management eher bereit ist, das Risiko einzugehen, dass nichts Gravierendes schiefgeht, als Geld für die Vorbereitung auf Betriebsunterbrechungen auszugeben. Diese Denkweise zu ändern und die Zustimmung des Managements zu gewinnen, kann eine echte Herausforderung sein.
Eine Möglichkeit, dieses Problem zu lösen, besteht darin, ihnen einige Fallstudien aus der Praxis zu präsentieren, die die Gefahren für Unternehmen wie Ihres aufzeigen. Anschließend können Sie erklären, wie Ihr Business-Continuity-Programm dafür sorgen kann, dass Ihr Unternehmen auch in den schlimmsten Szenarien weiterläuft.
Sie sollten ihnen auch zeigen, wie Ihr Programm dem Unternehmen vor, während und nach einer Krise zugute kommt. Ihr Business-Continuity-Plan sollte nicht nur in der Lage sein, mit dem schlimmsten Fall fertig zu werden, sondern auch das Risiko von Fehlern von vornherein zu verringern.
3. Mangelndes Engagement der Organisation
Ein effektives Business-Continuity-Programm erfordert, dass jeder Mitarbeiter weiß, was zu tun ist, und sich an dem Programm beteiligt. Laut der BC Benchmark Study 2019 nannten 61 % der Unternehmen mangelndes Engagement der Organisation als eine der größten Herausforderungen im Bereich Business Continuity.
Selbst in kleinen Unternehmen kann das schwierig sein, und wenn Sie eine große Belegschaft haben, wird es zu einer ernsthaften Hürde. Eine Kette ist nur so stark wie ihr schwächstes Glied. Wenn also nicht alle voll und ganz hinter dem Plan stehen, kann dies die Qualität Ihres Programms beeinträchtigen.
Eine Möglichkeit, Menschen für eine Sache zu gewinnen, besteht darin, sie in den Planungs- und Übungsprozess einzubeziehen. Anstatt Ihren Mitarbeitern einfach nur Aufgaben aufzuerlegen, ohne dass sie verstehen, warum, beziehen Sie sie in die strategische Planung oder eine Tabletop-Übung ein, um ihnen ein Gefühl der Eigenverantwortung und Zugehörigkeit zu vermitteln. Es ist zwar nicht realistisch, alle Mitarbeiter einzubeziehen, aber Sie können dennoch Input und Ideen von Ihrer gesamten Belegschaft einholen.
Eine angemessene Schulung ermöglicht es, die Rollen und Verantwortlichkeiten aller Beteiligten in einer kritischen Situation zu erklären. Wenn alle während eines Tests mit dem Plan einverstanden sind, ist ein reibungsloser und effizienter Geschäftswiederherstellungsprozess gewährleistet.
4. Unzureichende Werkzeuge und Technologie
Ein großer Teil Ihres Business-Continuity-Programms wird sich auf technische Probleme wie Datenverlust, Technologieausfälle und den Ausfall von Kommunikationssystemen beziehen.
Ihr Plan zur Bewältigung dieser Probleme erfordert möglicherweise den Einsatz spezifischer Tools oder Technologien, wie beispielsweise Incident-Management-Software und Satellitensysteme oder 4G-LTE-Konnektivität. Auch hier kommt es wieder zu einem großen Teil darauf an, dass ein angemessenes Budget zur Verfügung gestellt wird.
Preparis IQ Software für das Vorfallmanagement
Eine Möglichkeit, dieses Problem anzugehen, besteht darin, nach Wegen zu suchen, diese Technologie für andere Zwecke zu nutzen. Eine Incident-Management-Software kann dabei helfen, die Vorschriften und Bestimmungen zur Geschäftskontinuität einzuhalten oder den Zeitplan aller laufenden BC-Projekte zu dokumentieren.
Wenn Sie sich näher damit befassen, wie Ihr Unternehmen von dieser Technologie profitieren kann, wird Ihnen das helfen, Ihre Argumente zu untermauern.
5. Mangelnde Routineuntersuchungen
Die Einrichtung und Umsetzung eines Business-Continuity-Programms ist eine Herausforderung. Selbst wenn Sie externe Hilfe für die Planung hinzuziehen, ist dies nur der Anfang des Prozesses.
Sie können nie sicher sein, wie gut Ihr Programm funktioniert, wenn Sie es nicht testen. Durch das Durchspielen verschiedener Szenarien können Sie genau herausfinden, wie gut die von Ihnen eingerichteten Prozesse funktionieren. So können Sie Schwachstellen entweder in Ihrem Plan oder in dessen Umsetzung identifizieren. Sobald Sie diese Informationen haben, können Sie Ihr Business-Continuity-Programm anpassen und verbessern.
Ein weiterer Vorteil von Tests besteht darin, dass Sie dem Management möglicherweise zeigen können, dass etwaige Schwächen Ihres Programms auf einen Mangel an Finanzmitteln, Ausrüstung oder Engagement der Mitarbeiter zurückzuführen sind. Dies gibt Ihnen mehr Spielraum, um einige der oben genannten Probleme anzugehen.
6. Unfähigkeit, das Programm zu überwachen
Es gibt mehrere Gründe, warum die Überwachung des laufenden Betriebs eines Business-Continuity-Programms eine Herausforderung darstellen kann.
Zunächst einmal ist da das schiere Ausmaß des Problems. Die Überwachung der Einsatzbereitschaft aller Systeme sowie des Schlüsselpersonals kann eine komplexe Aufgabe sein.
Zweitens ist nicht klar, anhand welcher Kennzahlen der Erfolg eines Plans gemessen werden soll. Hinzu kommt, dass die Zeit sehr begrenzt sein kann, wenn das Management der Geschäftskontinuität nicht zu Ihren Hauptaufgaben gehört.
Wenn Sie das Programm zum ersten Mal einrichten, müssen Sie Ihren Vorgesetzten klar machen, dass Sie Zeit benötigen, um das Programm zu überwachen, zu testen und zu aktualisieren, und dass dies in Ihre Position integriert werden muss. Außerdem müssen Sie neue Mitarbeiter schulen, wenn sie in das Unternehmen eintreten. Das ist nichts, was Sie nebenbei erledigen sollten, wenn Sie gerade Zeit dafür haben.
7. Hohe Komplexität
Es entstehen ständig neue Bedrohungen, und es ist eine mühsame Aufgabe, alle im Blick zu behalten.
Neben den offensichtlichen Risiken wie Unwettern oder anderen Naturkatastrophen gibt es auch komplexere Risiken wie Cyberangriffe. Da Sie sich um andere Aufgaben kümmern müssen, haben Sie keine Zeit, sich über die neuesten technologischen Bedrohungen zu informieren.
Eine der effektivsten Methoden, um diese Herausforderung zu meistern, ist die Inanspruchnahme externer Hilfe. Unternehmen, die integrierte Business-Continuity-Lösungen anbieten, können Ihnen einen Großteil der Komplexität abnehmen. Sie können Ihrem Management Beispiele dafür präsentieren, wie diese Unternehmen anderen Unternehmen wie Ihrem geholfen haben, und sich selbst entlasten, um in Ihren anderen Funktionen im Unternehmen weitaus produktiver zu sein. Darüber hinaus können sie Ihnen bei jedem Schritt des Prozesses helfen, von der Planung bis zum Testen.
8. Ständiges Training
Alle Ihre Mitarbeiter müssen umfassend geschult werden, damit sie ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten kennen.
Das Problem ist, dass Ihr Business Continuity Plan wahrscheinlich nicht unverändert bleiben wird. Wenn neue Bedrohungen identifiziert oder Verbesserungen am Plan vorgenommen werden, müssen Ihre Mitarbeiter neu geschult werden, um diese Änderungen zu berücksichtigen. Wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen und ersetzt werden, geht auch ihr Wissen verloren, und neue Mitarbeiter müssen von Grund auf neu geschult werden.
Der Versuch, all diese Schulungen neben Ihren anderen Aufgaben und Verantwortlichkeiten unterzubringen, kann eine echte Herausforderung sein. Glücklicherweise bieten die besten integrierten Business-Continuity-Lösungen Zertifizierungen oder andere Schulungen an. Das bedeutet, dass Sie mehr Zeit haben, sich der Verbesserung Ihres Business-Continuity-Programms zu widmen und Ihre anderen Aufgaben zu erledigen.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Preparis Business Continuity Software veröffentlicht. Im Oktober 2024 übernahm Mitratech Preparis, einen führenden Anbieter von Lösungen für die Geschäftskontinuitätsplanung und Notfallmaßnahmen. Der Inhalt wurde aktualisiert, um dem erweiterten Produktangebot von Mitratech, den Fortschritten in der Branche und den rechtlichen Entwicklungen Rechnung zu tragen.
