Paso 1 - Determine las necesidades de su empresa y evalúe a los proveedores
Definición de las necesidades empresariales de gestión de casos jurídicos
En CaseCloud, recomendamos mantener los requisitos de alto nivel y centrados en las necesidades empresariales. Aquí tienes 10 preguntas que te ayudarán a priorizar:
- ¿Sus profesionales necesitan acceder a información importante sobre los casos donde y cuando quieran?
- ¿Cuál debe ser la disponibilidad de la nueva plataforma?
- ¿Necesita un espacio de trabajo organizado por temas?
- ¿Desea una integración con el control horario y la facturación?
- ¿Necesita funciones de gestión de documentos integradas en la plataforma de gestión de casos?
- ¿Con qué normas, políticas, directrices y recomendaciones de seguridad tiene que trabajar?
- ¿Qué cuestiones de cumplimiento de gobernanza, normativa geográfica/jurisdiccional sobre datos y privacidad debe tener en cuenta?
- ¿Quiere que sus clientes puedan acceder a la información y colaborar en el caso utilizando su plataforma de gestión de casos?
- ¿Cómo presupuestará el gasto de una nueva plataforma de gestión de casos jurídicos?
- ¿Desea integrarse con otros programas para aumentar la productividad?
Evaluación de los proveedores de gestión de casos jurídicos
Hoy en día existen muchos proveedores de gestión de casos jurídicos, con diferentes características.
Una vez que haya seleccionado unos pocos proveedores, le recomendamos que se centre en las siguientes áreas clave y haga las mismas preguntas a cada uno de ellos para conocer sus características y ventajas.
- Características y funciones centradas en el asunto. ¿Ofrece el sistema de gestión de casos funciones que le permitan registrar llamadas, enviar correos electrónicos, programar reuniones, gestionar a los participantes en el asunto, estar al tanto de las fechas críticas, supervisar el flujo de trabajo, los KPI y el rendimiento?
- Portales centrados en el cliente - ¿Necesita proporcionar mayores niveles de servicio, nuevas ofertas basadas en Web y mayores niveles de eficiencia con acceso de alto valor para clientes o partes interesadas?
- ¿Permite la solución el acceso y la plena funcionalidad a través del teléfono, la tableta o cualquier dispositivo conectado, independientemente de dónde se esté trabajando?
- ¿Puede utilizar el sistema que está evaluando para colaborar en asuntos con clientes y otras partes asociadas?
- Control del tiempo y facturación. ¿Podemos hacer un seguimiento del tiempo en contexto con el flujo de trabajo del caso? ¿Podemos obtener una visión de 360 grados de los beneficios y la productividad del bufete?
- Gestión de documentos. ¿Podemos relacionar documentos con asuntos, cuentas, contactos o temas de debate?
- ¿Ofrece la plataforma protección física, autenticación de usuarios, control de acceso, privacidad y mucho más?
- Cumplimiento de la gobernanza, normativa geográfica/jurisdiccional sobre datos y privacidad. ¿Se adapta la infraestructura del proveedor a las leyes y directivas mundiales sobre privacidad?
- ¿Cuál es el precio del sistema de gestión de casos jurídicos que se está estudiando?
- Disponibilidad/Recuperabilidad. Qué nivel de disponibilidad puede esperar obtener la empresa de la aplicación? ¿Esa estimación de disponibilidad incluye las interrupciones planificadas?
- ¿Se integra la plataforma con la contabilidad, la gestión documental, el CRM, la gestión de contratos, el correo electrónico, el teléfono y otras aplicaciones importantes que su empresa utiliza a diario?
- Basado en la nube. ¿El sistema es software como servicio (SaaS), plataforma como servicio (PaaS) o infraestructura como servicio (IaaS)?
Para ayudar a su empresa en el proceso de evaluación y facilitar una decisión segura, CaseCloud ha desarrollado una completa Guía del Comprador para la Gestión de Casos Legales, que está disponible para su descarga gratuita.
Paso 2 - Definir un proyecto piloto y aplicar una solución
Cuando los bufetes han decidido que ha llegado el momento de avanzar en su enfoque de gestión de casos y han reducido los posibles proveedores de soluciones a los dos o tres más cualificados, muchos despachos se toman el tiempo necesario para llevar a cabo un proyecto piloto. Un proyecto piloto permite a su bufete evaluar lo bien que trabaja con el proveedor y si la plataforma será capaz de ajustarse a las necesidades únicas de su bufete.
Le recomendamos que siga estos nueve pasos para ayudarle a definir el proyecto piloto de su organización:
- Forme un equipo que pueda dedicar tiempo al proyecto piloto. Los proyectos piloto no se hacen con "tiempo libre". Tanto usted como el proveedor deben asignar recursos dedicados en la medida necesaria para ejecutar el proyecto piloto a tiempo.
- Elija un área de práctica y determine qué beneficios empresariales concretos desea obtener. Determine qué capacidades específicas demostrarán esos beneficios.
- Documente los objetivos empresariales, las capacidades que demostrarán estos objetivos y los criterios de éxito para probar cada objetivo.
- Obtenga la aprobación de la dirección para los siguientes pasos si el proyecto piloto tiene éxito, como compromisos financieros para el despliegue del área de práctica o de la empresa. Si no lo tienes, ¿por qué estás haciendo un piloto?
- Considere el proceso jurídico completo. Por ejemplo, evalúe la admisión de asuntos y los tipos de asuntos relacionados con la recopilación de datos definidos, los documentos asociados y los flujos de trabajo.
- Examine tres roles funcionales diferentes (personas) y vea cómo se apoya a estos usuarios en sus tareas diarias, flujo de trabajo, cuadros de mando, informes y objetivos empresariales.
- Evalúe cómo la solución puede gestionar mejor un asunto a lo largo de un ciclo de vida que se adapte a su empresa.
- Busque la capacidad general para configurar y ajustarse a sus flujos de trabajo únicos y la flexibilidad para añadir integraciones y capacidades adicionales del ecosistema de aplicaciones.
- Evite dedicar demasiado tiempo a los detalles de bajo nivel, ya que puede perder de vista el problema empresarial que se está resolviendo, que es la principal justificación para implantar la gestión automatizada de asuntos.
Los proyectos piloto ayudan a las empresas a gestionar y minimizar los riesgos, a identificar los obstáculos y a resolver cualquier problema antes de invertir mucho tiempo y dinero en la implantación. Una vez que su equipo esté satisfecho con el proyecto piloto, se sentirá seguro de implantar la solución en toda la empresa.
CaseCloud tiene un recurso gratuito para ayudar a su empresa en el proceso de evaluación y facilitar una decisión segura. Descargue nuestra Guía del comprador para la gestión de casos legales aquí.
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en advologix.com. El 20 de noviembre de 2024, Mitratech adquirió Advologix, proveedor líder de gestión de casos legales. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra nueva oferta de productos, CaseCloud, y las últimas soluciones de Mitratech para la gestión de operaciones legales.
