Incluso en la era del SaaS, hay que tomar decisiones sobre la actualización y mejora de un producto de software de operaciones jurídicas, o cambiar a una solución completamente nueva, en su intento de disponer de un software adecuadamente modernizado.
Las soluciones de software como servicio han convertido en una función automática el proceso de actualización de un producto, en el que se realizan correcciones de errores y pequeñas mejoras. Una actualización de software es una renovación completa del producto, un paso de una versión a la siguiente, y es más probable que requiera el permiso y la atención del usuario.
El software in situ, la antigua configuración de software empresarial dominante, implicaba que una empresa invertía en arquitectura in situ y recursos informáticos para instalar y mantener el producto, y el cliente (y su equipo informático) tenía que gestionar las actualizaciones. Sin el apoyo adecuado del proveedor, esto puede convertirse en una pesadilla.
Consideremos un área como la gestión de bases de datos (DBM), que se ha trasladado en gran medida a la nube. Gartner ha declarado que solo la compatibilidad heredada o los requisitos especiales deberían hacer que los usuarios se quedaran con las soluciones de DBM locales.
Los riesgos de quedarse de brazos cruzados
Ahora que llevamos casi dos décadas de la revolución del SaaS inspirada por Salesforce y otros de sus primeros defensores, algunas de las primeras objeciones al SaaS parecen casi pintorescas. Sin embargo, evidenciaban la inquietud de las empresas ante un nuevo modelo de infraestructura que prometía tanto y que amenazaba con relegar a un estatus de reliquia sus costosas arquitecturas de software in situ.
Esas empresas también imaginaban otros quebraderos de cabeza. Con el aumento del ritmo de las actualizaciones de software gestionado, ¿cómo mantendrían actualizado también el wetware de los usuarios? En otras palabras, ¿serían capaces de formar adecuadamente a los empleados para que aprovecharan las nuevas correcciones y funciones? ¿Qué nuevas funciones y procesos serían necesarios para mantener la comunicación con los usuarios internos, qué nuevas políticas y procedimientos serían necesarios? ¿Cómo configurarían un circuito de retroalimentación que permitiera a los usuarios dar su opinión sobre lo que debería incluirse en la siguiente ronda de actualizaciones?
Tanto si el usuario opta por SaaS como si utiliza un producto de configuración local o en la nube híbrida con un soporte fiable de su proveedor, mantenerse actualizado sigue siendo crucial. Los riesgos y beneficios de no actualizar el software frente a mantener los productos al día se resumen en el gráfico adyacente, extraído de una sesión que presentamos en nuestra conferencia de usuarios Interact 2019: ¿Por qué actualizar? The Business Case for Keeping Your Platform Modern.
La velocidad a la que avanza la tecnología jurídica implica que los costes de oportunidad mencionados en este desglose surgen mucho más rápido que en el pasado. Quedarse de brazos cruzados y A) no adoptar la flexibilidad de las mejores soluciones y B) no mantener los productos actualizados o mejorados constantemente puede significar que se está quedando cada vez más lejos de las expectativas de los clientes en cuanto a la rentabilidad y las mejoras de rendimiento que quieren ver de Legal Ops o del departamento jurídico en su conjunto.
Se trata de que el producto adecuado se adapte a su hoja de ruta
¿Un peligro a evitar para las empresas que adoptan la tecnología jurídica? Es uno que fue casi emblemático del software empresarial local: rendirse a la hoja de ruta del producto del proveedor/vendedor, en lugar de seguir una propia.
Si un producto de software implica una inversión significativa, o una gran cantidad de formación y aclimatación de los empleados, y una amplia gama de complementos suministrados por el proveedor, las opciones de una empresa se reducen considerablemente cuando se trata de su propia hoja de ruta de tecnología jurídica. En los tiempos de la tecnología local, existían efectivamente fue muy poco margen de maniobra: el plan de producto del proveedor de la plataforma empresarial era su plan como usuario, gracias a los costes irrecuperables y a la dependencia organizativa de una solución arraigada.
Hoy en día, ese patrón se repite incluso con los proveedores de tecnología legal SaaS que no proporcionan la flexibilidad, la personalización y el nivel de asociación y colaboración que un departamento legal, de operaciones legales o de TI necesita para garantizar que el producto se adapte perfectamente a los objetivos de la organización. El "jardín amurallado" del producto se convierte en una camisa de fuerza.
¿Cuál es el mejor modelo de "modernización"? Uno en el que un producto ofrezca mejoras continuas a través de actualizaciones y mejoras periódicas impulsadas por los usuarios, sea personalizable y tenga características deseables que le permitan mantener la adopción por parte de nuevos usuarios.
Puede que el producto se lanzara en una época anterior al SaaS, pero una serie continua de actualizaciones de la interfaz de usuario y de las funciones e integraciones basadas en los comentarios de los clientes han satisfecho incluso a usuarios acostumbrados a productos SaaS de última generación. Además, cuenta con la atención al cliente y la flexibilidad necesarias para garantizar su éxito dentro de la hoja de ruta de la tecnología jurídica de una empresa, incluso mejorando el rendimiento de los productos SaaS o las soluciones heredadas de su pila.
¿Cómo se mide el éxito de una actualización de software de Legal Ops?
Una vez que se ha actualizado un producto de software de Legal Ops, o se ha implantado uno nuevo, hay siete formas clave de discernir si ha sido un éxito:
- Tras la actualización, los usuarios sólo necesitan una asistencia limitada
- Recibe elogios de los usuarios finales, con más comentarios positivos que negativos.
- Las áreas de práctica no encuentran "grandes fallos"
- Se necesitan menos clics para realizar las mismas tareas
- Mayor transparencia de los datos
- Independencia de los empleados: las personas deberían depender menos de Operaciones una vez modernizados los sistemas.
- Su departamento ahorra tiempo, reduce costes y produce más rápidamente que antes.
Si la solución de software de operaciones jurídicas que está utilizando no cumple la mayoría de estos requisitos, o incluso todos ellos, con cada actualización, es posible que haya llegado el momento de buscar otra solución. Puede que haya llegado el momento de buscar otra solución.
