Incluso en la era del SaaS, hay que tomar decisiones sobre la actualización y mejora de un producto de software de operaciones jurídicas, o el cambio a una solución completamente nueva, a medida que se busca disponer de un software adecuadamente modernizado.
Las soluciones de software como servicio han convertido el proceso de actualización de un producto, en el que se corrigen errores y se realizan pequeñas mejoras, en una función automática. Una actualización de software es una renovación completa del producto, que pasa de una versión a la siguiente, y es más probable que requiera el permiso y la atención del usuario.
El software local, la antigua configuración de software empresarial, significaba que una empresa invertía en arquitectura in situ y recursos de TI para instalar y mantener el producto, y el cliente (y su equipo de TI) tenía que gestionar las actualizaciones. Sin el apoyo adecuado del proveedor, esto puede convertirse en una pesadilla.
Consideremos un área como la gestión de bases de datos (DBM), que se ha trasladado en gran medida a la nube. Gartner ha declarado que solo la compatibilidad con sistemas heredados o requisitos especiales deberían hacer que los usuarios se mantengan fieles a las soluciones DBM locales.
Los riesgos de quedarse quieto
Ahora que llevamos casi dos décadas inmersos en la revolución del SaaS inspirada por Salesforce y otros pioneros, algunas de las primeras objeciones al SaaS parecen casi pintorescas. Sin embargo, eran una prueba del malestar de las empresas ante un nuevo modelo de infraestructura que prometía mucho, pero que también amenazaba con relegar sus costosas arquitecturas de software locales al estatus de reliquias.
Esas empresas también se imaginaron otros quebraderos de cabeza. Con el aumento del ritmo de las actualizaciones de software gestionadas, ¿cómo mantendrían también actualizado el wetware de los usuarios? En otras palabras, ¿serían capaces de formar adecuadamente a los empleados para que aprovecharan las nuevas correcciones y funciones? ¿Qué nuevas funciones y procesos se necesitarían para mantener la comunicación con los usuarios internos, qué nuevas políticas y procedimientos serían necesarios? ¿Cómo configurarían un bucle de retroalimentación que permitiera a los usuarios aportar sus opiniones sobre lo que debería incluirse en la próxima ronda de actualizaciones?
Tanto si un usuario apuesta por el SaaS como si utiliza un producto de configuración local o de nube híbrida con el apoyo fiable de su proveedor, mantenerse al día sigue siendo fundamental. Los riesgos y beneficios de no actualizar el software frente a mantener sus productos actualizados se resumen en el cuadro adjunto, extraído de una sesión que presentamos en nuestra conferencia de usuarios Interact 2019: ¿Por qué actualizar? Argumentos comerciales para mantener su plataforma actualizada.
La velocidad a la que avanza la tecnología jurídica hace que los costes de oportunidad mencionados en este análisis surjan mucho más rápidamente que en el pasado. Quedarse estancado y A) no adoptar la flexibilidad de las mejores soluciones de su clase, y B) no mantener los productos constantemente actualizados o mejorados puede significar que se esté quedando cada vez más atrás con respecto a las expectativas de los clientes en cuanto al retorno de la inversión y las mejoras de rendimiento que desean ver en las operaciones jurídicas o en el departamento jurídico en su conjunto.
Se trata de encontrar el producto adecuado que se adapte a tu hoja de ruta.
¿Cuál es el peligro que deben evitar las empresas que adoptan la tecnología jurídica? Es uno que era casi emblemático del software empresarial local: rendirse a la hoja de ruta del producto del proveedor, en lugar de seguir la propia.
Si un producto de software implica una inversión significativa, o una gran cantidad de formación y adaptación por parte de los empleados, y una amplia gama de complementos suministrados por el proveedor, las opciones de una empresa se reducen considerablemente en lo que respecta a su propia hoja de ruta tecnológica jurídica. En la época de las instalaciones locales, existía efectivamente era muy poca libertad: el plan de productos del proveedor de la plataforma empresarial era tu plan como usuario, debido a los costes irrecuperables y a la dependencia organizativa de una solución consolidada.
Hoy en día, ese patrón se repite incluso con los proveedores de tecnología jurídica SaaS que no ofrecen la flexibilidad, la personalización y el nivel de colaboración y asociación que necesitan los departamentos jurídicos, de operaciones jurídicas o de TI para garantizar que el producto se adapte de forma óptima a los objetivos de la organización. El «jardín vallado» del producto se convierte en una camisa de fuerza.
¿Cuál es el mejor modelo de «modernización»? Aquel en el que un producto ofrece mejoras continuas a través de actualizaciones y mejoras periódicas impulsadas por los usuarios, es personalizable y cuenta con características atractivas que permiten mantenersu adopción por parte de nuevos usuarios.
Es posible que el producto se haya lanzado en una era anterior al SaaS, pero una serie continua de actualizaciones de la interfaz de usuario y mejoras de las funciones y la integración basadas en los comentarios de los clientes han satisfecho incluso a los usuarios acostumbrados a los productos SaaS más avanzados. Además, cuenta con la atención al cliente y la flexibilidad necesarias para garantizar su éxito dentro de la hoja de ruta tecnológica legal de una empresa, mejorando incluso el rendimiento de los productos SaaS o las soluciones heredadas de su pila.
¿Cómo se mide el éxito de una actualización de software de operaciones legales?
Una vez que se ha actualizado un producto de software de operaciones legales o se ha implementado uno nuevo, hay siete formas clave de discernir si ha sido un éxito:
- Tras la actualización, los usuarios solo necesitarán asistencia limitada.
- Estás recibiendo elogios de los usuarios finales, con más comentarios positivos que negativos.
- Las áreas de práctica no encuentran ningún «gran fallo».
- Se necesitan menos clics para realizar las mismas tareas.
- Mayor transparencia de los datos
- Independencia de los empleados: las personas deberían depender menos de Operaciones una vez que se modernicen los sistemas.
- Su departamento está ahorrando tiempo, reduciendo costes y produciendo trabajo más rápidamente que antes.
¿La solución de software para operaciones legales que utiliza no cumple con la mayoría o incluso con todos estos requisitos en cada actualización? Quizás sea el momento de buscar otra solución.
