En una reciente entrada de blog, Jim Sinur, vicepresidente de investigación de Gartner especializado en BPM, advierte a las empresas que«tengan cuidado con los procesos oscuros», que define como «procesos no oficiales utilizados para obtener resultados y que no son visibles para la dirección». Los procesos oscuros, como señala Sinur, se producen por diversas razones, una de las más comunes es que un proceso sancionado —un flujo de trabajo automatizado— no incluye las reglas de negocio necesarias. En otras palabras, cuando los trabajadores del conocimiento llegan a una determinada etapa de un proceso automatizado, este no les proporciona la ruta necesaria para completarlo, lo que les lleva a buscar su propia ruta «no oficial». Sinur señala que es poco probable que los procesos oscuros desaparezcan, pero insiste en que las empresas deben «reducir el número de oportunidades de crear y alimentar [procesos oscuros] sin una buena razón».
El lado oscuro de los documentos legales
Del mismo modo que las empresas deben evitar los procesos oscuros, también deben evitar los documentos oscuros, que son instrumentos legalmente vinculantes que se derivan de procesos de generación de documentos que han salido mal, en la mayoría de los casos debido a un reflejo defectuoso o inadecuado de las reglas de negocio en las plantillas de automatización de documentos. En la jerga del BPM, si un documento se genera mediante un proceso automatizado pero no está listo para la transacción, se convierte en oscuro en el momento en que un trabajador del conocimiento comienza el proceso manual de manipular el lenguaje.
Una diferencia clave entre los procesos oscuros y los documentos oscuros
Al igual que los procesos oscuros nunca se eliminarán por completo, por muy profundo que sea el compromiso de una empresa con el modelado de procesos, los documentos oscuros también existirán siempre. Pero hay una diferencia notable entre los procesos oscuros y los documentos oscuros que se puede aplicar en muchos casos: los procesos oscuros provocan una pérdida de eficiencia. Los documentos oscuros provocan riesgos legales.
Acepta la complejidad
Nos guste o no, los documentos legales tienden a ser complejos, con docenas o incluso cientos de páginas; cientos o incluso miles de componentes variables; sofisticadas reglas comerciales que rigen la inclusión o exclusión de bloques de texto; valores combinados que requieren ecuaciones matemáticas complejas; y así sucesivamente. Y en el caso de los documentos oscuros, el verdadero culpable podría ser una plataforma de generación de documentos inadecuada, es decir, una tecnología que simplemente no está a la altura de la tarea de generar documentos de nivel empresarial. El resultado final es que los trabajadores del conocimiento acaban tomando cartas en el asunto y redactando o editando documentos de forma ad hoc, lo que conduce rápidamente a litigios.
La solución
Lo que las organizaciones necesitan es una plataforma de automatización de documentos sin límites de automatización, capaz de gestionar cualquier documento o conjunto de documentos, sin importar su complejidad. Para las empresas que ya han adoptado BPM, la cuestión de la integración es fundamental. Sea cual sea la plataforma de automatización de documentos que se adopte, debe contar con todas las API necesarias y basarse en protocolos de servicios web estándar, lo que facilita una profunda integración en los procesos empresariales automatizados.
Nota de la Redacción: Este artículo se publicó originalmente en HotDocs.com. En junio de 2024, Mitratech adquirió la plataforma avanzada de automatización de documentos, HotDocs. El contenido ha sido actualizado desde entonces para incluir información alineada con nuestra oferta de productos, cambios en la regulación y cumplimiento.
