Muchos recién llegados a HotDocs y a la generación de documentos tienen una sólida base en la producción de documentos de formas más tradicionales. Suelen comprender cuestiones como la maquetación, la coherencia de estilos, los márgenes, los encabezados/pies de página y la paginación. En esencia, es un arte: ¿cómo presento este texto de la manera más agradable/consistente/clara para la marca/profesional/etc.? Los especialistas en documentos -a veces autores, a veces propietarios del conocimiento, a menudo ambas cosas- suelen enfocar sus documentos (una vez superado el contenido del propio texto) desde el punto de vista del diseño visual. Y así es como debe ser.
Sin embargo, la automatización de la generación de documentos es un asunto más complicado. El núcleo de la automatización es la definición rígida de reglas y su aplicación sin intervención humana. Esto requiere un enfoque muy ordenado, lógico y numérico. Los programadores utilizan este enfoque todo el tiempo y a menudo se entrenan para hacerlo inconscientemente. Es un modo de pensar que parece estar a un millón de kilómetros del enfoque subjetivo "sé lo que me gusta y me parece horrible" que utilizan muchos especialistas en documentos.
Lo cierto es que las plantillas de documentos automatizadas requieren el ojo de un diseñador y el cerebro de un programador. El programador debe examinar un documento y delimitar claramente las áreas que deben cambiar y, a continuación, establecer las normas estrictas bajo las cuales se aplica ese cambio, pero el diseñador debe estar atento a cómo esos cambios alterarán el diseño o el formato del documento y ajustarse para crear un producto final que funcione de forma lógica, pero que también satisfaga las necesidades de diseño de ese documento.
(No quiero decir "también tiene buen aspecto", porque muchos documentos no necesitan tener buen aspecto si cumplen otras funciones. Pero en serio, el documento también debe tener buen aspecto).
Me he dado cuenta de que muchas de las personas a las que enseño a utilizar HotDocs se inquietan por los aspectos relacionados con la programación. Para ellos, los ordenadores siguen siendo algo misterioso y oculto, y cualquier cosa que se salga de su zona de confort les parece como tener que aterrizar un avión comercial cuando el piloto se ha intoxicado. Pero no hay que asustarse. Lo único que hay que hacer es acostumbrarse a pensar en los documentos desde el punto de vista estructural y estético.
Pregúntate: "Si eliminara este texto, ¿qué aspecto tendría mi documento?". Experimenta. Añade y elimina texto de tu plantilla HotDocs y hazte una idea de cómo esos cambios hacen que el documento se comporte. En poco tiempo, empezarás a ver los "movimientos" de la plantilla y podrás predecir exactamente cómo se desplazará tu documento final, cómo se expandirá y contraerá, cómo respirará a medida que se introduzcan nuevos datos en sus reglas. Cualquiera, con un poco de práctica, puede ser diseñador Y programador.
Y así es como debe ser.
Nota de la Redacción: Este artículo se publicó originalmente en HotDocs.com. En junio de 2024, Mitratech adquirió la plataforma avanzada de automatización de documentos, HotDocs. El contenido ha sido actualizado desde entonces para incluir información alineada con nuestra oferta de productos, cambios en la regulación y cumplimiento.
