Muchos de los que se inician en HotDocs y en la generación de documentos tienen una sólida base en la producción de documentos de forma más tradicional. A menudo comprenden cuestiones como el diseño, la coherencia de estilo, los márgenes, los encabezados y pies de página y la paginación. En esencia, se trata de un arte: ¿cómo puedo presentar este texto de la forma más agradable, coherente, clara, profesional, etc.? Los especialistas en documentos —a veces autores, a veces propietarios del conocimiento, a menudo ambos— suelen abordar sus documentos (una vez superado el contenido del texto en sí) desde el punto de vista del diseño visual. Y así es como debe ser.
Sin embargo, automatizar la generación de documentos es una tarea más complicada. La esencia de la automatización es la definición rígida de reglas y la aplicación de esas reglas sin intervención humana. Esto requiere un enfoque muy ordenado, lógico y numérico. Los programadores utilizan este enfoque constantemente y, a menudo, se entrenan para hacerlo de forma inconsciente. Es una forma de pensar que parece estar a años luz del enfoque subjetivo de «sé lo que me gusta y eso me parece horrible» que utilizan muchos especialistas en documentos.
La verdad es que las plantillas de documentos automatizadas requieren el ojo de un diseñador y el cerebro de un programador. El programador debe examinar un documento y delimitar claramente las áreas que deben cambiarse y, a continuación, establecer las reglas estrictas bajo las cuales se aplica ese cambio, pero el diseñador debe estar atento a cómo esos cambios alterarán el diseño o el formato del documento y ajustarlos para crear un producto final que funcione de manera lógica, pero que también satisfaga las necesidades de diseño de ese documento.
(No quiero decir «también tiene buen aspecto», porque muchos documentos no necesitan tener buen aspecto si cumplen otras funciones. Pero, en serio, el documento también debería tener buen aspecto).
He observado que muchas de las personas a las que enseño a utilizar HotDocs se sienten nerviosas ante los aspectos que parecen relacionados con la programación. Para ellas, los ordenadores siguen siendo algo misterioso y oculto, y cualquier cosa que se salga de su zona de confort les parece como tener que aterrizar un avión comercial cuando el piloto ha sufrido una intoxicación alimentaria. Sin embargo, no hay nada de qué preocuparse. Lo único que hay que hacer es adquirir el hábito de pensar en los documentos en términos estructurales, además de estéticos.
Pregúntese: «Si eliminara este texto, ¿cómo quedaría mi documento?». Experimente. Añada y elimine texto de su plantilla HotDocs y compruebe cómo esos cambios afectan al comportamiento del documento. En poco tiempo, empezará a ver los «movimientos» de la plantilla y podrá predecir exactamente cómo cambiará el documento final, cómo se expandirá y contraerá, cómo respirará a medida que se introduzcan nuevos datos en sus reglas. Cualquiera, con un poco de práctica, puede ser diseñador Y programador.
Y eso es exactamente como debe ser.
Nota de la Redacción: Este artículo se publicó originalmente en HotDocs.com. En junio de 2024, Mitratech adquirió la plataforma avanzada de automatización de documentos, HotDocs. El contenido ha sido actualizado desde entonces para incluir información alineada con nuestra oferta de productos, cambios en la regulación y cumplimiento.
