¿Por qué es importante la automatización de documentos en los bufetes de abogados?
Los próximos 25 años depararán algunas sorpresas desafortunadas para las empresas que no sigan el ritmo de las tendencias tecnológicas. Con la ayuda del software de montaje de documentos jurídicos, los competidores harán el mismo trabajo en una fracción del tiempo y sin errores. Tendrán 10 trabajos sin errores hechos mientras sus abogados están cortando y pegando su camino hacia su próximo error.
La mercantilización de los formularios jurídicos es una eventualidad. En algún momento de tu carrera, el papel que creas no será la fuente de los ingresos que generas. Si puede aprovechar el software de automatización de documentos jurídicos para reunir de forma rápida y sencilla todos sus documentos en cuestión de segundos, habrá ahorrado miles de horas de tiempo facturable. Tiempo que puede emplearse mejor en ofrecer a los clientes el asesoramiento jurídico y las estrategias que necesitan.
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¿Cómo puede empezar a utilizar el software de montaje de documentos jurídicos?
Existen tres formas habituales de abordar la automatización de documentos:
1. Programe sus propias plantillas utilizando software de montaje de documentos
El uso de software de automatización de documentos jurídicos para preparar plantillas ahorra mucho tiempo. Si el formulario tarda 10 minutos en prepararse sin montaje de documentos, tardará 1 minuto o menos con él. Cuando haya creado el formulario 100 veces, habrá ahorrado 15 horas. Multiplíquelo por el número de formularios que haya programado y el ahorro de tiempo será asombroso.
Si programa un formulario una vez, podrá ahorrar tiempo durante el resto de su carrera.
En la mayoría de los casos, el software de montaje de documentos permite preparar flujos de trabajo que antes llevaban horas en cuestión de minutos, por lo que el ahorro de tiempo real suele ser mucho mayor y, con el tiempo, se traduce en semanas y meses.
2. Contrate a un consultor para programar sus procesos
No todas las empresas pueden desarrollar sus propias plantillas. Hay consultores expertos que pueden desarrollar un sistema de automatización de documentos para su oficina que supondrá un ahorro de tiempo similar.
3. Comprar una plataforma preconfigurada
Invierta en un producto de ensamblaje de documentos jurídicos que disponga de personalizaciones para diversas áreas de práctica y jurisdicciones que funcionen desde el primer momento. Cuando se adquiere un producto de automatización de documentos bien hecho, se amortiza literalmente desde el primer uso.
¿Cuáles son las ventajas del ensamblaje y la automatización de documentos?
El software de montaje de documentos jurídicos permite estandarizar los flujos de trabajo y, con el tiempo, se convierte en parte integrante de una verdadera oficina sin papeles.
El montaje de documentos es tan fácil como rellenar los espacios en blanco de las entrevistas y seleccionar los formularios y documentos que desea crear. La automatización de documentos permite extraer la información recopilada en una base de datos e introducirla en los formularios y documentos con simples clics de ratón.
Los pocos minutos que se tarda en completar la mayoría de los montajes suelen ser menos tiempo del que se tarda en encontrar los precedentes que se iban a utilizar para cortar y pegar. Para muchos trabajos complejos, llevará más tiempo imprimir manualmente y meter en sobres que hacer el mismo trabajo con la automatización de documentos, y no hay errores de cortar y pegar.
Prepare su bufete para el futuro. No se quede rezagado ante la competencia que aprovecha los sistemas de ensamblaje y automatización de documentos.
Con sede en Albany, NY, David Brickman ha sido licenciado por más de 30 años y maneja casos en litigios, negocios y transacciones de bienes raíces, sucesiones, y el derecho de familia.
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Nota de la Redacción: Este artículo se publicó originalmente en HotDocs.com. En junio de 2024, Mitratech adquirió la plataforma avanzada de automatización de documentos, HotDocs. El contenido ha sido actualizado desde entonces para incluir información alineada con nuestra oferta de productos, cambios en la regulación y cumplimiento.
