Uno de los principales objetivos de utilizar HotDocs en su flujo de trabajo esahorrar tiempo. Sin embargo, al final, el grado en que una plantilla de HotDocs le ahorra tiempo es directamente proporcional al esfuerzo que se dedica a su planificación y desarrollo.
Por ejemplo, algunas de las plantillas de documentos más complejas son los documentos de planificación patrimonial, como testamentos y fideicomisos. La entrevista para este tipo de plantillas recopila información sobre el cliente, su cónyuge, hijos, otros familiares, amigos e instituciones. A su vez, esta información se solicita para la selección de albaceas, beneficiarios, fideicomisarios, etc. Normalmente, el usuario se vería obligado a introducir la misma información de nuevo para cada función, ya que cada función podría ser desempeñada por una o varias personas diferentes. Por ejemplo, si uno de los hijos (cuyos datos ya hemos recopilado) va a ser beneficiario de la herencia, el usuario tendría que introducir de nuevo la información de ese hijo en el cuadro de diálogo Beneficiario. Pero con un poco de planificación y el uso de lo que llamamos un «sistema de datos indexados», que incluye variables dinámicas de opción múltiple, se puede eliminar este requisito y crear plantillas que ahorran aún más tiempo.
Aunque los consultores de HotDocs llevan más de veinte años utilizando algo parecido a este sistema de datos indexados, fue Lee Knight, un consultor independiente de HotDocs, quien acuñó el nombre «sistema de datos indexados» y formalizó un enfoquepara su configuración. Recientemente, utilicé el sistema de datos indexados del Sr. Knight como punto de partida para desarrollar plantillas de planificación patrimonial para un gran bufete de abogados de Canadá. Creé una entrevista maestra que permite al usuario seleccionar hasta tres niveles de fiduciarios, ya sean albaceas, abogados o fideicomisarios, de una lista de participantes en el plan patrimonial. ¡Ha funcionado de maravilla! Y le está ahorrando mucho tiempo al cliente.
¿Qué es el «Sistema de datos indexados»?
La idea principal detrás de este sistema es que usted ingresa la información que necesita en un solo lugar durante la entrevista y luego utiliza esa lista de información en los diálogos posteriores. Por lo tanto, lo primero que debe hacer es crear una lista maestra que incluya a las partes involucradas en el plan sucesorio. Esto incluirá al cliente, su cónyuge, hijos, otros familiares, amigos, etc. A continuación, se crean los medios para que los usuarios puedan extraer esa información. Para ello, se crean variables de selección de opción múltiple que sirven de contenedores para la lista de nombres de las partes que figuran en la lista. Se pueden crear tantas como se necesiten. Por lo general, estas variables representan las funciones que desempeñarán las personas o instituciones de la lista maestra en el plan sucesorio: cliente, cónyuge, hijo, beneficiario, fideicomisario, albacea, etc. A continuación, en un cálculo que se denomina cálculo de entrevista maestra, rellena esas variables de selección de opción múltiple con los nombres de las personas que figuran en su lista maestra, así como el número de su posición respectiva, o índice, en esa lista. Cuando los usuarios hagan clic en uno de estos campos de selección desplegables, verán los nombres de la lista maestra, pero lo querealmente seleccionaránserá la posición del índice en la lista de la persona seleccionada.
Ahora, para el proyecto de planificación patrimonial en el que trabajé, coloqué los campos de selección desplegables para las funciones fiduciarias en los respectivos diálogos repetitivos y luego los incrusté como una hoja de cálculo en una página de diálogo fiduciario. Esto permite al usuario seleccionar más de un fiduciario utilizando las opciones desplegables. En cuanto a lo que ocurre en la cara del documento, es un poco complicado, pero genial. Si quiero enumerar los abogados iniciales para un poder notarial, configuroun campo repetitivo parallamar a la lista de abogados iniciales. Pero en lugar de utilizar la variable del campo selector desplegable del abogado inicial entre el campo repetido de apertura y el de cierre, utilizo la variable del nombrede lapartede la lista maestra originaljunto con un cálculo del índice de identificación que indica a qué parte de la lista nos referimos. (Lee Knight habla del cálculo del índice de identificación en la entrada de su blog mencionada anteriormente). Así que queda algo así:
I appoint <<REPEAT POAPropClientAttorneysInitial:a, b, and c>><<PartyToEstateNameFull[POAPropClientAttorneyInitialID]>><> to be my attorney for property.
¿Cómo implemento esto en mi plantilla?
Actualizar una plantilla existente puede resultar más difícil, pero no imposible. Probablemente, lo mejor sea empezar con un conjunto nuevo de documentos que convertir en plantillas HotDocs. En cualquier caso, puede beneficiarse de los servicios de uno de nuestros consultores cualificados, que le ayudará a configurar este sistema de datos indexados. Para obtener más información sobre cómo podemos hacer que sus documentos sean más dinámicos,póngase encontacto con nosotros o programe una demostración en línea conel equipo de HotDocs hoy mismo.
Nota de la Redacción: Este artículo se publicó originalmente en HotDocs.com. En junio de 2024, Mitratech adquirió la plataforma avanzada de automatización de documentos, HotDocs. El contenido ha sido actualizado desde entonces para incluir información alineada con nuestra oferta de productos, cambios en la regulación y cumplimiento.
