L'un des principaux objectifs de l'utilisation de HotDocs dans votre flux de travail estde gagner du temps. Cependant, au final, le gain de temps réalisé grâce à un modèle HotDocs est directement proportionnel aux efforts consacrés à sa planification et à son développement.
Par exemple, certains des modèles de documents les plus complexes sont les documents de planification successorale tels que les testaments et les fiducies. L'entretien pour ce type de modèles permet de recueillir des informations sur le client, son conjoint, ses enfants, les autres membres de sa famille, ses amis et les institutions. Ces informations sont ensuite utilisées pour sélectionner les exécuteurs testamentaires, les bénéficiaires, les fiduciaires, etc. Normalement, l'utilisateur serait obligé de saisir à nouveau les mêmes informations pour chaque rôle, car chaque rôle peut être rempli par une ou plusieurs personnes identiques. Par exemple, si l'un des enfants (dont nous avons déjà recueilli les coordonnées) doit être bénéficiaire de la succession, l'utilisateur devra saisir à nouveau les informations relatives à cet enfant dans la boîte de dialogue Bénéficiaire. Mais avec un peu de planification et l'utilisation de ce que nous appelons un « système de données indexées », impliquant des variables dynamiques à choix multiples, vous pouvez éliminer cette exigence et créer des modèles qui vous feront gagner encore plus de temps.
Bien que les consultants HotDocs utilisent un système similaire à ce système de données indexées depuis plus de vingt ans, c'est Lee Knight, consultant HotDocs indépendant, qui a trouvé le nom « système de données indexées » et qui a formalisé une approchepour le mettre en place. Récemment, j'ai utilisé le système de données indexées de M. Knight comme point de départ pour développer des modèles de planification successorale pour un grand cabinet d'avocats au Canada. J'ai créé un questionnaire principal qui permet à l'utilisateur de sélectionner jusqu'à trois niveaux de fiduciaires, qu'il s'agisse d'exécuteurs testamentaires, d'avocats ou de fiduciaires, à partir d'une liste de participants au plan successoral. Cela a fonctionné à merveille ! Et cela fait gagner beaucoup de temps au client.
Qu'est-ce que le « système de données indexées » ?
Le principe de ce système consiste à saisir les informations nécessaires à un seul endroit lors de l'entretien, puis à les réutiliser dans les dialogues suivants. La première étape consiste donc à créer une liste principale répertoriant les parties prenantes au plan successoral. Celle-ci inclura le client, son conjoint, ses enfants, les autres membres de sa famille, ses amis, etc. Ensuite, vous créez les moyens permettant aux utilisateurs de puiser dans ces informations. Pour ce faire, vous créez des variables de sélection à choix multiples qui serviront de conteneurs pour la liste des noms des parties figurant dans votre liste. Vous pouvez en créer autant que nécessaire. En général, celles-ci représentent les rôles que les personnes ou les institutions figurant dans la liste principale joueront dans le plan successoral : client, conjoint, enfant, bénéficiaire, fiduciaire, exécuteur testamentaire, etc. Ensuite, dans un calcul appelé « calcul d'entretien principal », vous remplissez ces variables de sélection à choix multiples avec les noms des personnes figurant dans votre liste principale, ainsi que leur position respective, ou index, dans cette liste. Lorsque les utilisateurs cliquent sur l'un de ces champs de sélection déroulants, ils voient les noms de la liste principale, mais cequ'ils sélectionnent réellementest la position dans la liste de la personne sélectionnée.
Pour le projet de planification successorale sur lequel j'ai travaillé, j'ai placé les champs de sélection déroulants pour les rôles fiduciaires dans les boîtes de dialogue répétitives respectives, puis je les ai intégrés sous forme de feuille de calcul dans une page de dialogue fiduciaire. Cela permet à l'utilisateur de sélectionner plusieurs fiduciaires à l'aide des options déroulantes. Quant à ce qui se passe sur le document, c'est un peu délicat, mais génial. Si je veux répertorier les avocats initiaux pour une procuration, je configureun champ répétitif pourappeler la liste des avocats initiaux. Mais au lieu d'utiliser la variable du champ de sélection déroulant de l'avocat initial entre le champ répétitif d'ouverture et le champ répétitif de fermeture, j'utilise la variable du nom de la partie provenantde la liste principale d'origine, ainsi qu'un calcul d'index d'identification qui indique de quelle partie de la liste il s'agit. (Lee Knight parle du calcul d'index d'identification dans son article de blog mentionné ci-dessus.) Cela ressemble donc à quelque chose comme ceci :
I appoint <<REPEAT POAPropClientAttorneysInitial:a, b, and c>><<PartyToEstateNameFull[POAPropClientAttorneyInitialID]>><> to be my attorney for property.
Comment puis-je implémenter cela dans mon modèle ?
La mise à niveau d'un modèle existant peut s'avérer plus difficile, mais n'est pas impossible. Il est probablement préférable de commencer avec un nouvel ensemble de documents que vous convertirez en modèles HotDocs. Dans tous les cas, vous pouvez bénéficier de l'aide de l'un de nos consultants qualifiés pour configurer ce système de données indexées. Pour plus d'informations sur la manière dont nous pouvons rendre vos documents plus dynamiques,veuillez nous contacter ou planifier une démonstration en ligne avecl'équipe HotDocs dès aujourd'hui.
Note de la rédaction : Ce billet a été publié à l'origine sur HotDocs.com. En juin 2024, Mitratech a acquis HotDocs, une plateforme avancée d'automatisation des documents. Le contenu a depuis été mis à jour pour inclure des informations alignées sur nos offres de produits, les changements de réglementation et la conformité.
