La automatización jurídica puede ser perturbadoramente beneficiosa o perturbadoramente desastrosa para los departamentos jurídicos. ¿Un factor que marca la diferencia? Si un producto de automatización permite o no a los usuarios crear sus propias soluciones.
Ya sea para la automatización de procesos, el análisis predictivo o la facturación electrónica, cualquier solución de automatización jurídica sólo tiene éxito cuando las necesidades y la experiencia del usuario son lo primero. En su libro Dreaming in Code: Dos docenas de programadores, tres años, 4.732 errores y la búsqueda de un software trascendenteScott Rosenberg acuñó una cita digna de meme sobre el papel del desarrollo de software en el impulso de la disrupción: "La revolución tiene que ser personalizada".
Esto fue en la era pre-SaaS, y él estaba escribiendo sobre el trabajo de los programadores y arquitectos de software, no de los usuarios finales. Pero el punto sigue siendo válido hoy en día, al igual que otra observación que ofreció:
"El software es fácil de hacer, excepto cuando quieres que haga algo nuevo. Y entonces, por supuesto, hay un corolario: El único software que merece la pena es el que hace algo nuevo".
En el entorno actual de operaciones jurídicas e informática jurídica, haríamos una pequeña pero importante modificación:
El único software que merece la pena es el que permite al usuario hacer algo nuevo.
Automatización jurídica de los flujos de trabajo: La personalización es la clave
La automatización del flujo de trabajo jurídico ya está demostrando ser una piedra angular de los ecosistemas de tecnología jurídica, por muchas razones. Una de ellas es la capacidad de una solución concreta de ofrecer al usuario la personalización de los procesos para adaptarlos a las necesidades de Legal Ops.
Quien adopte una solución de flujo de trabajo puede empezar con un caso de uso piloto. Su capacidad para crear un flujo de trabajo personalizado, ya sea desde cero o modificando una plantilla existente, es clave para el éxito de ese piloto como prueba de concepto.
Una vez probado, el usuario buscará invariablemente otros casos en los que pueda aplicarse la automatización jurídica. El proceso piloto puede personalizarse para otros flujos de trabajo, al tiempo que se diseñan flujos de trabajo totalmente nuevos.
Nuestra propia Emily Bogin, gestora de cuentas con una larga experiencia de trabajo con usuarios de nuestro producto TAP Workflow Automation, ha visto esto en acción:
"Los flujos de trabajo suelen crecer con los departamentos jurídicos. Un departamento jurídico puede empezar con un flujo de trabajo para un acuerdo de confidencialidad y, tras tres meses de prueba, decidir ampliarlo para incluir otros tipos de contratos. O tal vez amplíen el NDA para que también esté disponible en otros idiomas. O puede que modifiquen el proceso de aprobación o la redacción de las notificaciones".
En palabras de Ben Bogin, Director de Producto de TAP,
"Es fácil empezar por lo fácil y, a medida que más y más gente utiliza un producto probado, añadir más casos de uso. Incluso hemos visto a equipos jurídicos regalar flujos de trabajo a otros equipos. Es una forma estupenda de mostrar a otras personas las ventajas de la automatización jurídica, y es un regalo que se sigue dando".
¿Otro beneficio de esta expansión? Si la solución de automatización jurídica es realmente fácil de aprender y utilizar, más usuarios colaborarán y co-innovarán entre ellos o con el equipo de soporte del proveedor. ¿El resultado, según nuestra experiencia? Nuevos casos de uso en los que la inventiva de estos usuarios lleva al producto mucho más allá de lo que sus gestores de producto y programadores originales podrían haber imaginado.
Esta es una de las razones por las que un proveedor de soluciones debería lanzar un centro de co-innovación comunitario en el que los usuarios de Legal Ops puedan compartir sus propios casos de uso de flujos de trabajo o explorar el trabajo de otros. Esto ayuda a los usuarios individuales y potencia el crecimiento y las habilidades de toda la comunidad de Operaciones Jurídicas.
Un muestrario de casos de uso
Éstos son sólo algunos de los casos de uso de flujos de trabajo jurídicos en los que la automatización jurídica ha proporcionado una ejecución más rápida y precisa y un rápido aumento de la eficiencia.
Portal de Solicitudes de Servicios Jurídicos
Un flujo de trabajo que está diseñado como un "front end" para los usuarios que desean tener interacciones para el departamento jurídico, y que puede integrar formularios de autoservicio en línea, preguntas frecuentes, ejemplos, etc.
Autoservicio de solicitud de ADN
Un flujo de trabajo independiente que permite a un empleado u otro usuario final solicitar un A.D.N. ad hoc. El APN puede aprobarse o rechazarse mediante el enrutamiento automático a varios aprobadores y revisores.
Regalos y entretenimiento
Flujo de trabajo (que puede vincularse a una solución de gestión de políticas como PolicyHub) que permite a un usuario comunicar un regalo que ha recibido. La política corporativa se integra en el flujo de trabajo, lo que permite al usuario comprender mejor lo que es aceptable y lo que no.
Conflicto de intereses
En este flujo de trabajo, un usuario puede revelar cualquier situación o información que pueda ser potencialmente marcada como conflicto de intereses. Las diferentes rutas de aprobación para los distintos tipos de conflictos potenciales garantizan una cobertura adecuada a la hora de decidir si existe un conflicto.
Consulta de políticas
Un flujo de trabajo sencillo que permite a un usuario hacer preguntas sobre una política específica y si se aplicará o no a un empleado.
Proceso de contratación
Creados para un proceso de adquisición genérico o adaptados a los requisitos particulares de un departamento o empresa.
Política de excepción
Flujo de trabajo que permite a un empleado reclamar que una determinada póliza no se le aplica. Por ejemplo: Un empleado con un brazo roto puede presentar una reclamación al departamento de cumplimiento sobre cómo una Política de Equipos de Protección Personal no se aplicará a ellos mientras dure su lesión.
Contratación de asesores externos
Permitir que el departamento jurídico reciba puntualmente actualizaciones y documentación de abogados externos sobre cualquier asunto existente.
Solicitud de nuevo contrato
Automatización jurídica de los pasos necesarios para generar un contrato legal, ya se trate de tareas sencillas o de un complejo flujo de trabajo de gestión del ciclo de vida de los contratos (CLM).
Gestión de asuntos Admisión
Los usuarios pueden diseñar, seguir y gestionar un flujo de trabajo de gestión de asuntos; las mejores prácticas jurídicas y corporativas pueden integrarse en él para garantizar el cumplimiento y minimizar los riesgos, y los gestores pueden obtener una visibilidad centralizada de todos los procesos de gestión de asuntos.
¿Listo para ver las últimas innovaciones en tecnología jurídica?
Los responsables de Mitratech estarán presentes para mostrarle las novedades en CLOC Vegas 2019, del 14 al 16 de mayo.
