Software de gestión de asuntos jurídicos para la preparación normativa

La línea que separa la gestión jurídica, la de cumplimiento y la de riesgos está desapareciendo. Los departamentos jurídicos, que antes se consideraban principalmente asesores o mitigadores de riesgos, cada vez están más llamados a gestionar estratégicamente la forma en que la organización anticipa, interpreta y pone en práctica los cambios normativos.

¿Por qué? Porque el entorno normativo actual no se parece a nada anterior:

• El aumento de las medidas coercitivas hace que los errores cuesten más caros que nunca
• La evolución de los mandatos globales exige coordinación entre jurisdicciones
• El creciente escrutinio de los consejos de administración convierte el cumplimiento de la normativa en una prioridad empresarial crítica

Hoy en día, se espera que el departamento jurídico vaya más allá del asesoramiento para hacer operativas la responsabilidad, la coordinación y la defensa en toda la empresa. Ya se trate de la gobernanza de la IA, la gestión de investigaciones transfronterizas o la puesta en práctica de nuevas normativas como la DORA o la Directiva de Diligencia Debida sobre Sostenibilidad Corporativa (CSDDD), los equipos jurídicos son ahora fundamentales para la capacidad de una organización de anticiparse y responder a los cambios normativos.

Pero muchos departamentos jurídicos no están preparados para esta función ampliada. Los sistemas aislados, los procesos desarticulados y la visibilidad limitada les impiden estar a la altura de las circunstancias. De hecho, según el informe 2025 General Counsel Leadership Vision de Gartner, el 52 % de los responsables jurídicos y de cumplimiento normativo están dando prioridad este año a las mejoras en el seguimiento y la inteligencia normativos.

Para hacer frente a este reto, los equipos jurídicos necesitan soluciones conectadas que unifiquen sus operaciones en todos los flujos de trabajo jurídicos, de cumplimiento, de riesgo y de gobernanza. El software moderno de gestión de asuntos jurídicos ofrece exactamente eso. Cuando se conectan con los sistemas de gestión de cambios normativos, de políticas y de retención legal, se convierten en un sistema nervioso central que permite al departamento legal liderar con claridad, cumplimiento y control estratégico.

A continuación veremos cómo la gestión integrada de asuntos prepara al departamento jurídico para operar a la velocidad del riesgo y adelantarse a los cambios normativos.

1. Centralizar la información para una mayor transparencia

Una de las principales ventajas del software moderno de gestión de asuntos es su capacidad para centralizar la información de los casos en un formato fácil de usar y de fácil acceso. Los equipos jurídicos pueden supervisar el estado de cada asunto en tiempo real, vincular los documentos asociados y mantener un registro histórico completo, incluidas las comunicaciones, las acciones emprendidas y los resultados, todo lo cual es vital para demostrar el cumplimiento a los reguladores. Las pistas de auditoría integradas fomentan la transparencia y la responsabilidad, al tiempo que garantizan que las organizaciones estén preparadas para las revisiones internas y las auditorías reguladoras externas. Además, los sólidos controles de seguridad garantizan que sólo los usuarios autorizados puedan acceder a los asuntos sensibles, protegiendo la confidencialidad de los equipos jurídicos y de cumplimiento.

Mediante la incorporación de funciones de automatización de documentos, los departamentos jurídicos pueden aprovechar e imponer directamente el uso de plantillas previamente aprobadas para imponer el control de versiones, evitar la duplicación y facilitar el acceso seguro y basado en funciones en todos los departamentos jurídicos. Esto no sólo reduce la carga administrativa, sino que garantiza prácticas de documentación coherentes, minimizando los riesgos de cumplimiento y permitiendo respuestas más rápidas a las consultas o plazos reglamentarios.

2. Integración, información en tiempo real y escalabilidad

Los sistemas aislados crean puntos ciegos que socavan la preparación normativa. Al integrar la gestión de asuntos con herramientas de cumplimiento y retención legal, seguimiento del cumplimiento y sistemas empresariales como RRHH y finanzas, los equipos jurídicos ganan:

• Visibilidad integral de los flujos de trabajo jurídicos y de riesgo
• Lenguaje de informes unificado en todas las disciplinas para obtener información precisa de toda la organización.
• Cuadros de mando que muestren las tendencias de las retenciones legales, las acciones reglamentarias y los tipos de asuntos con mayores riesgos de cumplimiento.
• Decisiones basadas en datos respaldadas por análisis basados en IA y aprendizaje automático para análisis de opiniones y resúmenes.
• Escalabilidad nativa en la nube para procesos coherentes en todas las jurisdicciones y disciplinas de riesgo, que cumplen los requisitos normativos globales y admiten adaptaciones locales. Esta integración permite a los equipos jurídicos dedicar menos tiempo a perseguir actualizaciones y más a colaborar con las partes interesadas multifuncionales en soluciones estratégicas.

Esta interoperabilidad ayuda a las organizaciones a evitar los puntos ciegos de la normativa, lo que les permite responder con rapidez a los cambios, superar las auditorías con confianza y mantener la conformidad incluso cuando entran en juego nuevas normativas (¡o evolucionan las existentes!).

Las integraciones sin fisuras permiten a los equipos jurídicos gestionar todo el ciclo de vida de un asunto -desde la admisión hasta la resolución- sin necesidad de cambiar de herramienta. Esto mejora la colaboración, elimina la duplicación de esfuerzos y garantiza que el sistema pueda adaptarse a la evolución de las necesidades empresariales. La escalabilidad es especialmente importante para las empresas en crecimiento y los bufetes de abogados internacionales que requieren procesos coherentes en varias jurisdicciones.

3. Automatización de flujos de trabajo manuales para mayor coherencia y rapidez

El software moderno de gestión de asuntos hace algo más que organizar datos: transforma la forma en que se realiza el trabajo jurídico. La automatización proporciona información valiosa al revelar tendencias y riesgos potenciales basados en los datos que fluyen a través de los flujos de trabajo. Un flujo de trabajo para informar de incidentes en distintas jurisdicciones, por ejemplo, puede mostrar patrones que indiquen la necesidad de formación adicional o señalar problemas más importantes que requieran atención. Las herramientas de automatización también agilizan las tareas administrativas repetitivas, como la asignación de asuntos, la asignación de aprobaciones o la señalización de plazos críticos. Esto garantiza la coherencia y reduce el error humano, dos factores esenciales para mantener el cumplimiento de la normativa.

Con un flujo de trabajo bien estructurado, los profesionales jurídicos pueden centrarse en tareas de mayor valor. Este cambio no solo aumenta la productividad, sino que también mejora la moral al minimizar el agotamiento y permitir que los equipos jurídicos contribuyan estratégicamente a los objetivos de la organización.

4. Gobernanza de la IA

La IA ya no es una preocupación futura: es una prioridad normativa actual. Con la Ley de IA de la UE a punto de promulgarse y marcos similares en estudio en Estados Unidos, Canadá y otros países, las empresas deben garantizar que los sistemas de IA sean fiables, transparentes y conformes a la ley desde su diseño hasta su implantación.

Esto tiene profundas implicaciones para los equipos jurídicos. Cada vez se pide más a los asesores jurídicos y a los directores jurídicos que no solo interpreten estas normativas emergentes, sino que codirijan las estrategias empresariales de gobernanza de la IA. Están asesorando sobre la exposición al riesgo, gestionando las responsabilidades relacionadas con la IA y dando forma a las políticas interfuncionales que garantizan la existencia de salvaguardias legales, éticas y de reputación.

Pero los responsables jurídicos no son solo intérpretes de la ley, sino también arquitectos de soluciones. Los CG y CLO más orientados a los negocios recomiendan los sistemas, procesos y plataformas que pueden respaldar el desarrollo y el uso de la IA.

Ahí es donde entra en juego la tecnología jurídica conectada.

El software moderno de gestión de asuntos legales -cuando se integra con el seguimiento del cumplimiento, la gestión de riesgos y los controles de políticas de IA- ayuda a las organizaciones a hacer operativa la gobernanza de la IA mediante:

• Seguimiento de los asuntos normativos y las investigaciones relacionadas con la IA en un sistema estructurado y auditable.
• Conectar las funciones legales, de cumplimiento y de riesgo para alinearse con las normas de IA en rápida evolución (como la Ley de IA de la UE, NIST AI RMF, etc.).
• Apoyar la coordinación transfronteriza, sobre todo teniendo en cuenta que las distintas jurisdicciones imponen obligaciones diversas en materia de transparencia, supervisión y uso de la IA.

A medida que las organizaciones aceleran la adopción de la IA, los equipos legales deben evolucionar de observadores de riesgos de IA a líderes de gobernanza de IA. Al aprovechar las plataformas conectadas, los directores generales y los directores de cumplimiento pueden ayudar a sus empresas a navegar por la regulación de la IA con confianza, garantizando que la innovación y el cumplimiento vayan de la mano.

5. Impulsar la adopción: Capacitar a los equipos para cumplir la normativa

Ni siquiera la plataforma más sólida puede salvaguardar el cumplimiento si los equipos jurídicos y de cumplimiento no la adoptan plenamente. La adopción no es solo una cuestión de facilidad de uso; se trata de permitir que todos los usuarios sigan procesos que garanticen el cumplimiento sistemático de los requisitos normativos.

El software moderno de gestión de asuntos jurídicos contribuye a ello:

• Proporcionar paneles de control intuitivos y basados en funciones que ofrezcan a los abogados, asistentes jurídicos y responsables de cumplimiento una visibilidad clara de los plazos críticos, las retenciones legales y los estados de los asuntos, reduciendo el riesgo de omitir acciones que podrían conducir al incumplimiento.
• Ofrecer una incorporación guiada y apoyo contextual para ayudar a los equipos a alinear los flujos de trabajo y las responsabilidades, garantizando que las tareas normativas se ejecuten correctamente desde el primer día.
• Diseñar interfaces fáciles de usar que reduzcan al mínimo los errores en la introducción de datos y el seguimiento de asuntos, lo que se traduce en registros más limpios y defendibles para auditorías e investigaciones.

Cuando la adopción se acelera, las operaciones jurídicas alcanzan la coherencia, precisión y transparencia que exigen los reguladores.

El enfoque de Morgan Stanley demuestra que, con la plataforma y la gobernanza adecuadas, las operaciones jurídicas pueden ampliarse, adaptarse e impulsar la innovación.

Más allá de la gestión de asuntos jurídicos: Creación de un ecosistema jurídico y de cumplimiento normativo conectado

La preparación normativa no se limita a la gestión de asuntos jurídicos. Para adelantarse a la evolución de los requisitos, los departamentos jurídicos necesitan sistemas conectados que unifiquen la gestión de asuntos, la retención legal, la gestión del cumplimiento y la automatización del flujo de trabajo en un ecosistema sin fisuras.

Este enfoque integrado ofrece:

1. Una visión consolidada del riesgo y el cumplimiento en todos los departamentos y zonas geográficas
2. Auditorías simplificadas con un único lenguaje de informes y cuadros de mando en tiempo real
3. Flujos de trabajo automatizados que garantizan la aplicación coherente de los procesos normativos
4. Información basada en IA para identificar riesgos emergentes y mejorar los tiempos de respuesta
5. Mayor capacidad de los equipos jurídicos para centrarse en el trabajo estratégico de alto valor al minimizar el tiempo dedicado a tareas repetitivas, informes y seguimiento.

Al acabar con los compartimentos estancos y permitir la colaboración interfuncional, las organizaciones obtienen la visibilidad y agilidad necesarias para gestionar el riesgo y mantener el cumplimiento de forma proactiva.

El futuro: Elevar el papel estratégico de la Asesoría Jurídica

Al implantar el software de gestión de asuntos jurídicos adecuado, los departamentos jurídicos se encuentran en una posición única para pasar de un cumplimiento reactivo a un liderazgo proactivo y estratégico. A medida que las exigencias normativas siguen evolucionando, los equipos jurídicos deben pensar más allá de la implementación para centrarse en la optimización, la integración y la innovación continuas.

Para explorar cómo su equipo jurídico puede impulsar la transformación y la preparación para el cumplimiento, vea nuestro seminario web a la carta: "¿De qué se trata? Expert Tips for Driving Seamless MatterManagement" o póngase en contacto con nuestro equipo.