Cómo sortear la trampa de la automatización: cómo evitar los errores más comunes y maximizar el éxito
Lecciones aprendidas y mejores prácticas para la implantación de la automatización sin fisuras
La automatización se ha convertido en el recurso idóneo para muchas empresas que buscan impulsar una mayor eficiencia y recuperar tiempo para centrarse en iniciativas empresariales que impulsen su organización. Por ejemplo, Wills for Heroes utilizó la automatización para agilizar su formulario de admisión de clientes, reduciendo el proceso de creación de documentos legales a una reunión de entre 20 minutos y 1 hora. Las tareas rutinarias, como los contratos legales y de ventas, los registros de RR.HH. y las evaluaciones de riesgos, entre otras, son ideales para la automatización, ya que ayudan a reducir los errores humanos y a agilizar las operaciones.
Aunque la automatización puede ser un poderoso aliado, sin una planificación y ejecución cuidadosas, puede convertirse rápidamente en una fuente de frustración y despilfarro de recursos, en lugar de una herramienta para la eficiencia. Según Deloitte, la fragmentación de los procesos y la falta de preparación informática siguen siendo los dos principales obstáculos para su implantación en la mayoría de las organizaciones.
Sin la integración necesaria entre los sistemas automatizados o el apoyo suficiente de su socio tecnológico, las iniciativas de automatización pueden estancarse o fracasar por completo. Estos obstáculos suelen causar retrasos, reducir la eficiencia y aumentar los costes, lo que refuerza aún más la necesidad de una planificación cuidadosa y la alineación entre las funciones empresariales para que la automatización sea un éxito.
Para ayudar a su organización a evitar estos retos, vamos a explorar algunos errores comunes en la automatización (y las principales lecciones aprendidas) para ayudarle a garantizar una transición suave y exitosa hacia la automatización.
Comprender los principales escollos de la automatización y cómo evitarlos
La implantación de la automatización presenta cuatro grandes escollos que pueden socavar los esfuerzos de una organización por racionalizar y simplificar. Estos son los principales obstáculos que hay que tener en cuenta:
1. Falta de objetivos claros:
Sin objetivos específicos, la automatización puede introducir confusión en lugar de claridad, lo que conduce a ineficiencias y oportunidades perdidas. Objetivos generales como "mejorar la eficiencia" o "reducir costes" son comunes, pero a menudo carecen de la especificidad necesaria para guiar un proyecto de automatización con éxito. Estos objetivos vagos pueden generar confusión en torno a las prioridades, métricas de éxito poco claras y, en última instancia, resultados decepcionantes.
Evite esta trampa estableciendo objetivos claros. Céntrate en objetivos más específicos y medibles.
Por ejemplo: Reducir el tiempo de aprobación de contratos en un 30%; Automatizar el 80% de las tareas rutinarias de RRHH al final del trimestre; Conectar el área legal con el resto de la organización mediante la automatización para una ejecución de procesos 20 veces más rápida.
Estos objetivos claros proporcionan una hoja de ruta para la implantación y facilitan el seguimiento del progreso, garantizando que sus iniciativas de automatización tengan un impacto significativo y estén alineadas con su estrategia empresarial global.
2. Gestión inadecuada del cambio:
Los empleados pueden resistirse a los nuevos procesos o tener dificultades para adoptarlos si no reciben la formación y el apoyo adecuados desde el principio.
Evite esta trampa invirtiendo en la gestión del cambio. Involucre a los principales interesados en las primeras fases del proceso e imparta formación completa para garantizar una adopción sin problemas y la aceptación por parte de los usuarios.
Considere los siguientes pasos en su proceso de gestión del cambio:
- Organizar talleres con las principales partes interesadas de todos los departamentos antes de la aplicación.
- Asigne "campeones de automatización" para que sean sus expertos internos en el proceso
- Ofrezca sesiones específicas para cada función, de modo que los empleados sepan exactamente cómo afectará la automatización a sus tareas diarias.
- Mantener abierta la comunicación durante toda la implantación, proporcionando actualizaciones periódicas, sesiones de preguntas frecuentes y canales de asistencia.
3. Automatización excesiva:
Automatizar demasiadas tareas a la vez puede abrumar a su equipo y complicar los flujos de trabajo en lugar de simplificarlos.
Evite esta trampa empezando poco a poco y ampliando gradualmente. Implemente la automatización por fases, empezando por tareas más pequeñas y manejables (como la creación de recordatorios automáticos para la renovación de contratos o la racionalización de la documentación de incorporación de empleados). A partir de ahí, puedes ir ampliando a medida que tu equipo se sienta cómodo y el sistema demuestre su eficacia.
4. Ignorar la escalabilidad:
Implantar sistemas que no están diseñados para crecer con su empresa limitará su valor a largo plazo y requerirá costosas actualizaciones posteriores.
Evite esta trampa garantizando la escalabilidad. Elija herramientas de automatización que puedan crecer con su empresa para evitar la necesidad de costosas actualizaciones en el futuro.
A la hora de seleccionar un nuevo sistema para implantar, fíjese en:
- Una plataforma, no un proveedor o un servicio aislado
- Reputación, conocimientos y experiencia en el sector
- Un conjunto de funciones y soluciones compatibles
- Historial de implantación puntual, actualizaciones de servicios o nuevas integraciones
Si comprende y evita estos escollos, podrá crear una estrategia de automatización más resistente y eficaz que obtenga resultados significativos sin contratiempos innecesarios.
Buenas prácticas para implantar con éxito la automatización
Implantar con éxito la automatización requiere una planificación y ejecución cuidadosas. Aprendiendo de los errores más comunes y abordando la automatización de forma estratégica, las organizaciones pueden garantizar una implantación más fluida e impactante.
Ahora que ya conoce los escollos más comunes de la automatización, aquí tiene algunas buenas prácticas de eficacia probada que le ayudarán a alcanzar el éxito:
- Encuentre el socio adecuado: El socio adecuado hará que la implantación de la automatización sea un proceso fluido, aportando su experiencia en herramientas que se ajusten a las necesidades de su empresa y ofreciéndole asistencia continua. Los socios también pueden facilitar la formación y la gestión del cambio, dotando a su equipo de los conocimientos y habilidades necesarios para un uso eficaz de los sistemas automatizados.
- Colaboración entre departamentos: La herramienta de automatización adecuada tiene la capacidad de trabajar en múltiples áreas de su organización. Fomente la comunicación entre TI, operaciones y los equipos pertinentes para garantizar que la automatización se ajusta a las necesidades y los flujos de trabajo de cada departamento.
- Supervise y optimice continuamente: El éxito de la automatización no se detiene una vez que ha terminado de implementarla. Evalúe periódicamente el rendimiento de sus procesos automatizados y realice ajustes para mejorar la eficiencia y abordar cualquier nuevo reto.
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El camino hacia el éxito de la automatización: Principales conclusiones y próximos pasos
Un enfoque reflexivo y colaborativo, combinado con la tecnología adecuada y una optimización continua, no sólo agilizará sus operaciones, sino que también garantizará el éxito a largo plazo. Siguiendo estas prácticas recomendadas, su organización podrá navegar con confianza por las complejidades de la implantación de la automatización.
La clave está en empezar poco a poco, centrarse en objetivos cuantificables y garantizar una colaboración y optimización continuas. Si aprovecha los puntos fuertes de sus socios tecnológicos, podrá mitigar los riesgos, optimizar los flujos de trabajo y aprovechar plenamente el potencial de la automatización, impulsando la eficiencia y el crecimiento sostenidos de su organización en el futuro.
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