Gracias por enviarnos sus preguntas sobre coronavirus. Las hemos agrupado por temas para facilitar su lectura.
Preguntas relativas a las directivas de "refugio en el lugar":
- ¿Qué necesita un empleado esencial para ir y volver del trabajo cuando hay un Refugio en el Lugar como CA?
- NYS declaró que nadie en las carreteras. ¿Qué pruebas puede presentar el empleado como prueba de que trabajan en un negocio esencial - Insignia, tarjeta de visita?
Contesta:
En la mayoría de los casos, no es necesario presentar documentación formal para ir y volver de una empresa esencial. Algunas agencias estatales y federales han elaborado plantillas de cartas en sus sitios web para que las utilicen los trabajadores. Lo más importante es que los empleados escuchen a cualquier agente de la ley que les pare para pedirles información. Si el agente dice al empleado que se vaya a casa, el empleado debe irse a casa y debe tener un número de la empresa al que llamar para pedir ayuda.
La probabilidad de ser detenido es baja, a menos que haya un punto caliente de transmisión de COVID-19 con bajos niveles de cumplimiento de quedarse en casa. Tendrán que vigilar la progresión en sus propias comunidades. Desde luego, no estaría de más disponer de una carta o placa en la que figure el nombre del empleado, su lugar de trabajo y su sector de actividad.
La definición de "negocio esencial" varía ligeramente de un estado a otro, pero hay mucha coincidencia en lo que es "no esencial": cines, boleras, museos, centros comerciales, etc. Para más información, consulte https://www.natlawreview.com/article/shelter-place-orders-are-you-essential-business.
Cuestiones relativas a la aplicabilidad de la FFCRA:
- ¿Qué empresarios entran primero en el ámbito de las familias?
- ¿Cubre la FMLA en este caso a los EE que cuidan a sus padres ancianos en cuarentena fuera del hogar de los EE? ¿O para los hijos adultos que viven en el hogar de EE?
- ¿Existe algún tipo de prestación remunerada para los trabajadores autónomos?
- Dado que nuestros centros de trabajo están cerrados, ¿no se nos aplicaría la FMLA retribuida, ya que la razón por la que los empleados no trabajan no se debe a problemas de guardería o enfermedad?
- Mi empresa tiene 1300 empleados, ¿puede confirmar que la FFCRA no se aplica?
- What are the specifics for “private companies <500 employees” for the bill signed yesterday what is the definition of employee (full time, part time, temporary, students)?
- ¿Se aplica la Ley "Families First" a todos los empresarios?
- En relación con la FFCRA, ¿se agotarán primero los fondos de la paga del cubo de los empleados o los pagará al 100% el empleador?
- ¿Están obligadas a cumplir la FFRCA las organizaciones sin ánimo de lucro de más de 500 empleados?
- Ha mencionado que la fecha comienza el 1 de abril de 2020. Qué ocurre con las ausencias anteriores a esa fecha?
- ¿Cómo solicitan los trabajadores la baja por enfermedad retribuida y hay que pedir justificantes?
- Si la guardería/servicio cierra debido a un caso conocido de COVID-19 en las instalaciones, eso es baja por enfermedad, y si sólo cierran por precaución, eso es FMLA?
- ¿Se aplica la nueva ley a todos los empresarios o sólo a los que tienen 500 empleados o menos?
Contesta:
Ley de respuesta al coronavirus Families First (FFCRA)
La FFCRA se aplica a: Las empresas con 500 empleados o menos y todos los organismos públicos. Las empresas con 50 o menos empleados pueden quedar exentas de su cumplimiento si ello pone en peligro la viabilidad financiera de la empresa.
Fechas de entrada en vigor: Del 2 de abril al 31 de diciembre de 2020
Requisitos: Empleados con 30 o más días naturales de empleo; la definición de empleado de la Ley de Normas Laborales Justas se aprovecha a efectos de la FFCRA, lo que significa que están cubiertos los empleados a tiempo completo, a tiempo parcial y temporales. Los contratistas 1099 se consideran autónomos y pueden solicitar los créditos fiscales reembolsables por cuenta propia.
Carteles en el lugar de trabajo: Queríamos informarle de que el Departamento de Trabajo acaba de publicar el cartel que los empleadores deben colocar en relación con los derechos de los empleados. La Ley Families First Coronavirus Response Act (FFCRA) exige que determinados empleadores públicos y empleadores privados con menos de 500 empleados proporcionen a sus empleados baja por enfermedad retribuida o ampliación de la baja familiar y médica por motivos específicos relacionados con el COVID-19. Cada empleador cubierto debe colocar en un lugar visible de sus instalaciones un aviso de los requisitos de la FFCRA. Estas disposiciones se aplicarán desde el 1 de abril de 2020 hasta el 31 de diciembre de 2020. Los carteles se encuentran aquí.
Subsidio de urgencia por enfermedad
80 horas de baja por enfermedad ADICIONALES a la política de la empresa - no transferibles a 2021
- Puede utilizarlo SI no puede trabajar o teletrabajar por 6 motivos:
- Aislamiento o cuarentena ordenados por el Gobierno
- El médico recomienda la autocuarentena
- EE que experimenta síntomas y busca un diagnóstico
- Cuidar a una persona de las categorías 1 ó 2
- Cuidar a los niños porque la escuela o la guardería han cerrado o no están disponibles a causa del COVID
- Cualquier situación sustancialmente similar
- Cálculos salariales:
- Remuneración ordinaria por los motivos 1, 2, 3 (con un tope de 511 $/día)
- 2/3 del salario por las razones 4,5 (con un límite de 200 $/día)
- Tiempo parcial u horarios irregulares
- Media de horas trabajadas en 2 semanas
- NO PREVALECE las leyes estatales sobre baja por enfermedad, como la Ley de Baja por Enfermedad Remunerada de Connecticut.
Paga por baja familiar de emergencia
Amplía la FMLA a los empleados con al menos 30 días de antigüedad que estén cuidando de un hijo debido al cierre/disponibilidad de la escuela o guardería por emergencia COVID.
- Los 10 primeros días no son remunerados, pero pueden utilizarse los días de baja por enfermedad o de permiso por enfermedad.
- A continuación, 2/3 de la paga durante un máximo de 10 semanas
- PT u horario irregular - 2/3 de la media de horas trabajadas en los últimos 6 meses
- Límite de 200 $/día y 10 000 $ en total
Créditos fiscales para empresarios
Créditos fiscales para los empresarios - créditos reembolsables para la parte patronal del OASDI - 6,2% de la parte patronal del impuesto de la seguridad social
- Crédito por baja por enfermedad: limitado a 10 días por empleado y trimestre, con un salario de hasta 511 $/día.
- Crédito por baja familiar - salario de hasta 200 $ por ee y día, 10 000 $ en total
Cuestiones relativas a las decisiones de los trabajadores (autocuarentena, viajes, seguro de desempleo):
- ¿Y si un empleado no se siente seguro y no quiere ir a trabajar por miedo a ponerse enfermo?
- Es temporada de vacaciones de primavera. Tenemos empleados con viajes programados previamente a Hawai, México y Jamaica. Les estamos advirtiendo de que, si viajan, tendrán que pasar dos semanas en cuarentena a su regreso. ¿Recomienda a los empresarios que no disuadan a sus empleados de viajar personalmente?
- Si un empleado a tiempo parcial decide autoacuartelarse debido a que un familiar en casa es de alto riesgo a causa de una enfermedad autoinmune, ¿qué roSute debe utilizarse? ¿FMLA, ley de emergencia familiar?
- Si alguien tiene que acogerse a la baja laboral para cuidar de sus hijos, ¿puede solicitar el desempleo? ¿Importa si se trata de un funcionario del Estado (RI)?
Contesta:
Elecciones de los empleados: Los empleados que decidan trabajar desde casa o no trabajar debido a que optan por una auto-cuarentena, cuando no hay una orden de "refugio en el lugar" y no califican para la licencia bajo las nuevas disposiciones de la FFCRA, pueden ser obligados por los empleadores a tomar PTO u otro tipo de licencia.
Política laboral en materia de viajes y cuarentena: En virtud de la OSHA, los empresarios tienen la obligación general de proporcionar un lugar de trabajo libre de daños conocidos. Permitir que los empleados viajen a puntos calientes sin una cuarentena puede violar ese deber. Como ocurre con cualquier política, debe aplicarse de forma coherente a las personas en situación similar. Si hay varios empleados que viajan, sería menos probable que fuera discriminatorio si hubiera una política general y se aplicara de la misma manera: cualquier persona que viaje por cualquier motivo está obligada a trabajar desde casa durante los 14 días siguientes a su regreso. Si no pueden trabajar desde casa, ya sea por la naturaleza del trabajo o porque se ponen enfermos, puede aplicarse la FFRCA.
Formas de proteger el salario: El Gobierno Federal ha flexibilizado los requisitos del Seguro de Desempleo a nivel federal y ha dado orientaciones para que cada estado haga lo mismo. Dado que los requisitos del Seguro de Desempleo son de ámbito estatal, tendrá que revisar los cambios introducidos por su estado.
Preguntas sobre cómo mantener un entorno de trabajo seguro:
- ¿Se puede tomar la temperatura a los nuevos empleados el primer día de trabajo?
- He leído que es razonable tomar temperaturas, pero ¿debe hacerlo una persona cualificada, como un enfermero o una persona formada en primeros auxilios?
- Somos un contratista federal y el 95% de nuestros empleados están autorizados y ya teletrabajan desde casa. ¿Podemos seguir pidiéndoles que nos informen si ellos o alguien de su familia presentan síntomas o han dado positivo en las pruebas de COVID-19? Esto es en un esfuerzo por informar a aquellos que pueden haber estado en contacto en la última semana o dos con un caso positivo en la oficina federal donde estaban trabajando. Las directrices de la EEOC no son muy claras a la hora de pedir a la gente que autoidentifique los síntomas o el resultado positivo de la prueba de COVID-19 una vez que los empleados ya están en casa.
Contesta:
Vigilancia de la salud de empleados y candidatos: Muchos empresarios están preocupados por cómo mantener la seguridad en el lugar de trabajo durante esta pandemia de COVID-19. La fiebre suele ser uno de los primeros síntomas del virus. Tomar la temperatura es aceptable siempre que la información sea confidencial y se utilice sistemáticamente con fines no discriminatorios. La formación recomendada para tomar la temperatura debe incluir cómo mantener la privacidad y qué hacer cuando un empleado tiene fiebre, y cómo practicar la higiene para prevenir cualquier transmisión. Las empresas utilizan termómetros que no se tocan para reducir ese riesgo.
Preguntar sobre salud y riesgos: Normalmente, no está permitido preguntar sobre salud a menos que esté directamente relacionado con el trabajo. Sin embargo, estas no son horas normales. La EEOC ha proporcionado orientaciones en las que se indica que tomar la temperatura puede estar permitido. Para más información, véase https://www.shrm.org/resources/andtools/legal/-and-compliance/employment-law/pages/eeoc-coronavirus-temperature.aspx.
Preguntas sobre el mantenimiento de la cultura y la moral:
- Sólo una pequeña parte de nuestro personal corporativo sigue en la oficina y somos un gran minorista que sigue considerándose un negocio esencial. ¿Cómo podemos aliviar las dudas y preocupaciones de nuestros empleados sobre la necesidad de seguir trabajando?
- Aún estamos determinando cuántos empleados podrán teletrabajar. Los permisos retribuidos de algunos empleados se agotarán debido al cierre del edificio gubernamental. No queremos despedir a nadie, pero no podemos dar una fecha de vuelta al trabajo. ¿Qué es lo más importante que debemos comunicar a los empleados cuya situación no está clara?
Contesta:
Diferente trato para distintos segmentos de nuestra plantilla (choque cultural): La transparencia y la comunicación pueden ser eficaces para mantener la cultura, especialmente cuando hay que tratar a las personas de forma diferente. Identificar las características definitorias de las poblaciones (oficina, venta al por menor, apoyo, etc.) ayuda a demostrar que se está diferenciando en función de las funciones y el entorno de trabajo con el fin de mantener las operaciones de trabajo esenciales.
Es aconsejable ofrecer recompensas, incentivos o ventajas a quienes tengan que seguir trabajando durante este tiempo, así como asegurarles que se están tomando medidas para garantizar su seguridad.
A medida que elabore sus planes para los próximos pasos y considere la eliminación de funciones o los despidos temporales, será importante disponer de criterios claros que puedan aplicarse, comunicarse y comprenderse. La incertidumbre es algo difícil de manejar y, dependiendo de la cultura de su organización, puede ser útil decir que está trabajando en planes alternativos y que proporcionará información adicional en una fecha determinada.
Preguntas sobre la FMLA:
- Somos una pequeña empresa que ahora mismo no ofrece FMLA. Cuando se implanten las órdenes de "quedarse en casa", ¿habrá documentación que esté a nuestra disposición para iniciar la FMLA?
- ¿Tenemos que iniciar nosotros la conversación sobre la FMLA o tienen que iniciarla nuestros empleados con nosotros?
- ¿Qué documentación debemos exigir a los empleados para aprobar la FMLA?
- Con respecto al cambio en la elegibilidad FMLA, ¿sigue habiendo un componente de "horas" o sólo 30 días de permanencia?
Contesta:
Requisitos: Los empleados con al menos 30 días de antigüedad, independientemente de las horas trabajadas, son elegibles para la licencia familiar de emergencia bajo la FFCRA.
Aviso: Los empleadores están obligados a publicar las políticas y los requisitos establecidos por el gobierno.
Documentación: Los empresarios deben tener una política y un procedimiento para las bajas previsibles e imprevisibles. El Departamento de Trabajo ofrece orientaciones generales sobre la gestión de la FMLA en https://www.dol.gov/sites/dolgov/files/WHD/legacy/files/employerguide.pdf.
Preguntas relativas a la contratación y la incorporación:
- ¿Hay alguna concesión sobre el plazo de 3 días del e-verify para las nuevas contrataciones?
- ¿Se aceptan copias de los documentos para el proceso I9 hasta que podamos obtener los documentos reales?
- ¿Cómo se embarca en un entorno remoto con respecto a la documentación I-9? ¿Cómo lo hacen otros empleadores?
- ¿Qué opinas de esperar a contratar nuevo personal? Nuestros nuevos contratados cobrarían el desempleo o cumplirían los requisitos de las políticas/programas de COVID-19. ¿Estaría en el mejor interés de los nuevos empleados permanecer con su empleador actual (antes de poner su preaviso de 2 semanas), sabiendo que nuestra empresa puede cerrar o no tener trabajo para ellos?
- ¿Qué hace la gente para contratar y formar a nuevos empleados a distancia? ¿Cómo les hacen llegar portátiles, les conectan con compañeros de equipo, etc.?
- ¿Cómo determinan otras empresas las fechas de inicio de los nuevos empleados? ¿Hay algún texto en las cartas de oferta que explique que la fecha de inicio puede cambiar?
- Si hemos hecho una oferta a alguien y COVID ha limitado o interrumpido sus operaciones, ¿cómo debe actuarse?
Contesta:
Cartas de oferta y fechas de inicio: Para los que siguen contratando a nuevos empleados, probablemente sea una buena práctica hablar abiertamente de cualquier suavidad durante la conversación y documentarlo en la carta de oferta. Además, sería una buena idea tener un punto de vista sobre cómo se gestionará la remuneración de los nuevos empleados en caso de que su fecha de inicio cambie.
Incorporación: Para las empresas que han pasado a ser 100% remotas, se recomienda enviar el hardware al domicilio del nuevo empleado en lugar de hacerlo venir a la oficina, lo que ayudará a apoyar la orientación de distanciamiento físico. Además, aprovechar las videoconferencias y las plataformas sociales para presentar a los equipos y ofrecer asistencia ayudará a crear una experiencia más positiva. Zoom, Skype, Teams, Slack, etc. ayudan a mantener la cohesión del equipo.
Alivio de la verificación I-9: Para los empleadores que son 100% remotos, el requisito de verificación en persona se aplaza. Si un empleador tiene algunas operaciones en el lugar, el aplazamiento puede no aplicarse. El Departamento de Seguridad Nacional de EE.UU. (DHS) anunció que aplazará los requisitos para que los empleadores revisen los documentos del Formulario I-9 en persona con los nuevos empleados. Más información.
Preguntas sobre políticas y prácticas:
- ¿Cómo están gestionando otras empresas los recientes cambios normativos? ¿Están modificando los documentos existentes? ¿O sólo un documento único para la FFCRA?
Contesta:
La mayoría de las empresas están creando políticas separadas para abordar la situación COVID-19, ya que hay muchos cambios además de la FFCRA. Esto facilitará la anulación de cualquier cambio temporal. En la nueva política COVID se hace referencia a las políticas existentes.
Preguntas relativas a la exención por desplazamiento (OFCCP):
- Para los contratistas federales que se rigen por la OFCCP, ¿cómo afecta a una organización y a sus esfuerzos de reclutamiento/contratación el reciente Memorando de Exención de Interés Nacional para los Esfuerzos de Socorro contra el Coronavirus?
- ¿Está exento de la obligación de publicar en los organismos estatales?
Contesta:
La exención es para los nuevos contratistas federales que apoyan la respuesta COVID-19 y establece que durante un período de tres meses, dichos contratistas están exentos de los requisitos de publicación. Una copia del memorando de exención de interés nacional puede encontrarse aquí: https://www.dol.gov/sites/dolgov/files/OFCCP/National-Interest-Exemption-Memo-Coronavirus-Relief-Efforts.pdf
A medida que se disponga de nueva información y se modifiquen las leyes, le rogamos que siga observando los acontecimientos para determinar cómo se aplican a usted y a su empresa. También añadimos información y respondemos a preguntas en nuestro grupo de LinkedIn.
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.
