Management durch das Coronavirus Q&A

Below we have outlined the questions and answers from the webinar, “Managing Through the Coronavirus.”

Vielen Dank, dass Sie uns Ihre Fragen zum Coronavirus geschickt haben! Wir haben sie zur leichteren Lektüre nach Themen gruppiert.

Fragen zur Anweisung "Schutz an Ort und Stelle":

1. Was braucht ein wichtiger Mitarbeiter, um zur/von der Arbeit zu gehen, wenn es einen Shelter in Place wie CA gibt?
2. NYS gab an, dass niemand auf den Straßen unterwegs ist. Welche Nachweise kann der Arbeitnehmer vorlegen, um zu belegen, dass er in einem wichtigen Unternehmen arbeitet - Ausweis, Visitenkarte?

Antwort:

In den meisten Fällen ist für die Präsentation keine formale Dokumentation erforderlich, um zu einem wichtigen Unternehmen zu pendeln. Einige Landes- und Bundesbehörden haben auf ihren Websites Musterbriefe erstellt, die die Arbeitnehmer verwenden können. Das Wichtigste ist, dass die Mitarbeiter auf jeden Strafverfolgungsbeamten hören, der sie um Informationen bittet. Wenn der Beamte den Arbeitnehmer auffordert, nach Hause zu gehen, sollte der Arbeitnehmer nach Hause gehen und eine Telefonnummer des Arbeitgebers haben, die er anrufen kann, um Unterstützung zu erhalten.

Die Wahrscheinlichkeit, dass sie gestoppt wird, ist gering, es sei denn, es handelt sich um einen Brennpunkt der COVID-19-Übertragung, in dem nur wenige Menschen zu Hause bleiben. Sie werden die Entwicklung in Ihren eigenen Gemeinden beobachten müssen. Es kann sicherlich nicht schaden, ein Schreiben oder einen Ausweis mit dem Namen des Mitarbeiters, seinem Arbeitsplatz und seiner Branche mitzuführen.

Die Definition von "wesentlichen Geschäften" ist von Staat zu Staat leicht unterschiedlich, aber es gibt eine große Übereinstimmung darüber, was "nicht wesentlich" ist - Kinos, Bowlingbahnen, Museen, Einkaufszentren usw. Weitere Informationen finden Sie unter https://www.natlawreview.com/article/shelter-place-orders-are-you-essential-business.

Fragen zur Anwendbarkeit des FFCRA:

1. Welche Arbeitgeber fallen zuerst unter die Familien?
2. Gilt das FMLA in diesem Fall auch für die Pflege älterer Eltern, die außerhalb des Hauses der EE unter Quarantäne stehen? Oder für erwachsene Kinder, die in der Wohnung der EE leben?
3. Gibt es bezahlte Leistungen für Gigworker, 1099-Leute?
4. Da unsere Arbeitsstätten geschlossen sind, würde der bezahlte FMLA nicht für uns gelten, da der Grund, warum die Mitarbeiter nicht arbeiten, nicht auf Kinderbetreuungsprobleme oder Krankheit zurückzuführen ist?
5. Mein Arbeitgeber hat 1300 Mitarbeiter. Können Sie bestätigen, dass das FFCRA nicht gilt?
6. What are the specifics for “private companies <500 employees” for the bill signed yesterday what is the definition of employee (full time, part time, temporary, students)?
7. Gilt das Gesetz "Families First" für jeden Arbeitgeber?
8. Werden die Gehaltsfonds im Zusammenhang mit dem FFCRA zuerst von den Arbeitnehmern oder zu 100 % von den Arbeitgebern aufgebraucht?
9. Sind gemeinnützige Organisationen mit mehr als 500 Mitarbeitern verpflichtet, das FFRCA zu befolgen?
10. Sie haben erwähnt, dass die Frist am 1. April 2020 beginnt. Was ist mit Abwesenheiten vor diesem Datum?
11. Wie beantragen Arbeitnehmer die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall und müssen wir Belege anfordern?
12. Wenn die Kinderbetreuungseinrichtung/der Kinderbetreuungsdienst aufgrund eines bekannten COVID-19-Falls in den Räumlichkeiten geschlossen wird, ist das ein Krankheitsurlaub, und wenn sie nur als Vorsichtsmaßnahme schließen, ist das ein FMLA?
13. Gilt das neue Gesetz für alle Arbeitgeber oder nur für solche mit 500 oder weniger Beschäftigten?

Antwort:

Families First Coronavirus Response Act (FFCRA)

Das FFCRA gilt für: Arbeitgeber mit 500 oder weniger Beschäftigten und alle staatlichen Stellen. Arbeitgeber mit 50 oder weniger Beschäftigten können von der Einhaltung der Vorschriften befreit werden, wenn dies die finanzielle Lebensfähigkeit des Unternehmens gefährdet.

Gültige Daten: April - 31. Dezember 2020

Anspruchsberechtigung: Arbeitnehmer mit einem Beschäftigungsverhältnis von 30 oder mehr Kalendertagen; die im Fair Labor Standards Act festgelegte Definition des Begriffs "Arbeitnehmer" wird für die Zwecke des FFCRA herangezogen, was bedeutet, dass Vollzeit-, Teilzeit- und Zeitarbeitskräfte erfasst sind. 1099 Auftragnehmer gelten als Selbstständige und sind berechtigt, die rückzahlbaren Steuergutschriften selbst zu beantragen.

Plakate am Arbeitsplatz: Wir möchten Sie darüber informieren, dass das Arbeitsministerium soeben das Plakat veröffentlicht hat, das Arbeitgeber in Bezug auf ihre Arbeitnehmerrechte aushängen müssen. Der Families First Coronavirus Response Act (FFCRA) verpflichtet bestimmte öffentliche Arbeitgeber und private Arbeitgeber mit weniger als 500 Beschäftigten, ihren Mitarbeitern aus bestimmten Gründen im Zusammenhang mit COVID-19 bezahlten Krankenurlaub oder erweiterten Urlaub aus familiären und medizinischen Gründen zu gewähren. Jeder Arbeitgeber, der unter das FFCRA fällt, muss an einer gut sichtbaren Stelle in seinen Räumlichkeiten einen Hinweis auf die Anforderungen des FFCRA anbringen. Diese Bestimmungen gelten vom 1. April 2020 bis zum 31. Dezember 2020. Plakate finden Sie hier. 

Notfall-Krankengeld

80 Stunden Krankheitsurlaub ZUSÄTZLICH zur Unternehmenspolitik - keine Übertragung auf 2021

•  Kann bei Arbeitsunfähigkeit oder Telearbeit aus 6 Gründen genutzt werden:
  • Von der Regierung angeordnete Isolierung oder Quarantäne
  • Gesundheitsdienstleister empfiehlt Selbstquarantäne
  • EE, die Symptome haben und eine Diagnose suchen
  • Pflege von Personen der Kategorie 1 oder 2
  • Betreuung von Kindern, weil die Schule oder die Kindertagesstätte wegen COVID geschlossen/unmöglich ist
  • Jede im Wesentlichen ähnliche Situation
• Lohnberechnungen:
  • Regulärer Lohnsatz für die Gründe 1, 2, 3 (maximal 511 $/Tag)
  • 2/3 des Lohnsatzes für die Gründe 4,5 (Höchstbetrag von 200 $/Tag)
  • Teilzeit oder unregelmäßige Arbeitszeiten
    • Durchschnittlich geleistete Arbeitsstunden über 2 Wochen
• NIMMT KEINEN Vorrang vor einzelstaatlichen Gesetzen über krankheitsbedingte Fehlzeiten wie dem Gesetz über bezahlten Krankenurlaub in Connecticut

Bezahlung von Notfall-Familienurlaub
Erweitert FMLA auf Angestellte mit mindestens 30 Tagen Betriebszugehörigkeit, die sich um ein Kind kümmern müssen, weil die Schule oder die Kinderbetreuung aufgrund eines COVID-Notfalls geschlossen/verfügbar ist

• Die ersten 10 Tage sind unbezahlt, können aber durch Krankheitstage oder PTO-Tage ausgeglichen werden.
• Dann 2/3 des Gehalts für bis zu 10 Wochen
  • PT oder unregelmäßige Arbeitszeiten - 2/3 der durchschnittlichen Arbeitsstunden der letzten 6 Monate
• Obergrenze: $200/Tag und $10k insgesamt

Steuergutschriften für Arbeitgeber
Steuergutschriften für Arbeitgeber - rückzahlbare Gutschriften für den Arbeitgeberanteil an der OASDI - 6,2 % Arbeitgeberanteil an der Sozialversicherungssteuer

• Anrechnung von Krankheitsurlaub - Begrenzung auf 10 Tage pro Mitarbeiter und Quartal, Lohn bis zu 511 $/Tag
• Gutschrift für Familienurlaub - Löhne bis zu 200 $ pro Mitarbeiter und Tag, insgesamt 10 000 $

Fragen zu Entscheidungen von Arbeitnehmern (Selbstquarantäne, Reisen, Arbeitslosenversicherung):

1. Was ist, wenn ein Arbeitnehmer sich einfach nicht sicher fühlt und aus Angst, krank zu werden, nicht zur Arbeit kommen will?
2. Es ist Spring Break Saison. Wir haben Mitarbeiter, die bereits eine Reise nach Hawaii, Mexiko und Jamaika geplant haben. Wir weisen sie darauf hin, dass sie nach ihrer Rückkehr eine zweiwöchige Quarantänezeit einhalten müssen, wenn sie verreisen. Empfehlen Sie den Arbeitgebern, ihre Angestellten nicht zu entmutigen, persönlich zu verreisen?
3. Wenn ein Teilzeitbeschäftigter beschließt, sich selbst in Quarantäne zu begeben, weil ein Familienmitglied zu Hause aufgrund einer Autoimmunerkrankung ein hohes Risiko darstellt, welche Regelung ist dann zu treffen? FMLA, Family Emergency Act?
4. Kann jemand, der sich wegen der Betreuung seiner Kinder beurlauben lassen muss, Arbeitslosengeld beantragen? Spielt es eine Rolle, ob es sich um einen Staatsbediensteten handelt (RI)?

Antwort:

Wahlmöglichkeiten für Arbeitnehmer: Arbeitnehmer, die von zu Hause aus arbeiten oder nicht arbeiten wollen, weil sie sich für eine Selbstquarantäne entschieden haben, wenn es keine "Shelter in Place"-Anordnung gibt und sie nach den neuen FFCRA-Bestimmungen keinen Anspruch auf Urlaub haben, können von ihren Arbeitgebern verpflichtet werden, PTO oder anderen Urlaub zu nehmen.

Arbeitsrichtlinien in Bezug auf Reisen und Quarantäne: Arbeitgeber sind laut OSHA generell verpflichtet, für einen Arbeitsplatz zu sorgen, der frei von bekannten Gesundheitsrisiken ist. Die Erlaubnis, dass Mitarbeiter ohne Quarantäne in Krisengebiete reisen, kann gegen diese Pflicht verstoßen. Wie bei jeder Richtlinie muss sie konsequent auf Personen in ähnlicher Lage angewandt werden. Wenn mehrere Mitarbeiter auf Reisen sind, ist es weniger wahrscheinlich, dass es sich um eine Diskriminierung handelt, wenn es eine allgemeine Richtlinie gibt und diese auch angewendet wird - jeder, der aus irgendeinem Grund reist, muss nach seiner Rückkehr 14 Tage lang von zu Hause aus arbeiten. Wenn sie nicht in der Lage sind, von zu Hause aus zu arbeiten, entweder aufgrund der Art der Arbeit oder weil sie krank werden, kann das FFRCA zur Anwendung kommen.

Wege zum Schutz des Gehalts: Die Bundesregierung hat die Anforderungen an die Arbeitslosenversicherung auf Bundesebene gelockert und Hinweise gegeben, dass die einzelnen Bundesstaaten dies ebenfalls tun können. Da die UI-Anforderungen auf bundesstaatlicher Ebene gelten, müssen Sie die von Ihrem Staat vorgenommenen Änderungen überprüfen.

Fragen zur Aufrechterhaltung einer sicheren Arbeitsumgebung:

1. Können wir die Temperatur messen bzw. ein Screening der neuen Mitarbeiter durchführen, wenn sie am ersten Tag kommen?
2. Ich habe gelesen, dass es vernünftig ist, Temperaturen zu nehmen, aber sollte dies von einer qualifizierten Person wie einer Krankenschwester oder einer in Erster Hilfe ausgebildeten Person durchgeführt werden?
3. Wir sind ein Bundesauftragnehmer, und 95 % unserer Mitarbeiter sind zur Telearbeit berechtigt und arbeiten bereits von zu Hause aus. Können wir sie trotzdem bitten, uns mitzuteilen, ob sie oder jemand in ihrem Haushalt Symptome von COVID-19 zeigen oder positiv auf COVID-19 getestet wurden? Damit sollen diejenigen informiert werden, die in den letzten ein oder zwei Wochen mit einem positiven Fall in der Bundesbehörde, in der sie gearbeitet haben, in Kontakt gekommen sind. Die EEOC-Leitlinien sind nicht eindeutig, wenn es darum geht, die Mitarbeiter aufzufordern, Symptome oder ein positives COVID-19-Testergebnis selbst anzugeben, wenn sie bereits zu Hause sind.

Antwort:

Überwachung der Gesundheit von Mitarbeitern und Bewerbern: Viele Arbeitgeber machen sich Gedanken darüber, wie sie die Sicherheit am Arbeitsplatz während der COVID-19-Pandemie gewährleisten können. Fieber ist oft eines der ersten Symptome des Virus. Das Messen der Temperatur ist akzeptabel, sofern die Informationen vertraulich sind und konsequent für nichtdiskriminierende Zwecke verwendet werden. Die für die Fiebermessung empfohlene Schulung sollte auch die Wahrung der Privatsphäre und das Verhalten bei Fieber eines Mitarbeiters sowie Hygienemaßnahmen zur Vermeidung einer Übertragung umfassen. Die Unternehmen verwenden berührungsfreie Thermometer, um dieses Risiko zu verringern.

Erkundigungen über Gesundheit und Risiken: Normalerweise ist es nicht erlaubt, sich nach der Gesundheit zu erkundigen, es sei denn, es besteht ein direkter Zusammenhang mit der Arbeit. Dies sind jedoch keine normalen Zeiten. Die EEOC hat einen Leitfaden herausgegeben, der besagt, dass das Messen der Temperatur zulässig sein kann. Weitere Informationen finden Sie unter https://www.shrm.org/resources/andtools/legal/-and-compliance/employment-law/pages/eeoc-coronavirus-temperature.aspx.

Fragen zur Aufrechterhaltung von Kultur und Moral:

1. Nur ein kleiner Teil unserer Mitarbeiter in der Zentrale ist noch im Büro, und wir sind ein großes Einzelhandelsunternehmen, das immer noch als unverzichtbar gilt. Wie können wir die Fragen und Bedenken unserer Einzelhandelsmitarbeiter, noch arbeiten zu müssen, zerstreuen?
2. Wir sind noch dabei festzustellen, wie viele Mitarbeiter für die Telearbeit ausgerüstet sein werden. Der bezahlte Urlaub einiger Mitarbeiter wird aufgrund der Schließung des Regierungsgebäudes aufgebraucht sein. Wir wollen niemanden entlassen, aber wir können kein Datum für die Rückkehr an den Arbeitsplatz nennen. Welche Dinge müssen wir den Mitarbeitern, deren Status derzeit unklar ist, unbedingt mitteilen?

Antwort:

Unterschiedliche Behandlung verschiedener Teile unserer Belegschaft (Kulturkonflikt): Transparenz und Kommunikation können zur Aufrechterhaltung der Kultur beitragen, insbesondere dann, wenn Sie Menschen unterschiedlich behandeln müssen. Die Identifizierung der charakteristischen Merkmale der Bevölkerungsgruppen (Büro, Einzelhandel, Support usw.) hilft zu zeigen, dass Sie aufgrund der Aufgaben und des Arbeitsumfelds differenzieren, um wesentliche Arbeitsabläufe aufrechtzuerhalten.

Es ist ratsam, Belohnungen, Anreize oder Vergünstigungen für diejenigen anzubieten, die während dieser Zeit weiterarbeiten müssen, und ihnen zu versichern, dass Sie Maßnahmen ergreifen, um ihre Sicherheit zu gewährleisten.

Wenn Sie Ihre Pläne für die nächsten Schritte ausarbeiten und die Streichung von Aufgaben oder vorübergehende Entlassungen in Erwägung ziehen, ist es wichtig, klare Kriterien zu haben, die angewandt, kommuniziert und verstanden werden können. Ungewissheit ist schwer zu handhaben, und je nach der Kultur Ihrer Organisation kann es hilfreich sein, zu sagen, dass Sie an alternativen Plänen arbeiten und dass Sie bis zu einem bestimmten Datum weitere Informationen vorlegen werden.

Fragen zu FMLA:

1. Wir sind ein kleines Unternehmen, das derzeit keinen FMLA anbietet. Wenn "stay at home"-Bestellungen eingeführt werden, wird es dann Unterlagen geben, die uns zur Verfügung stehen, um FMLA in Anspruch zu nehmen?
2. Müssen wir mit dem FMLA-Gespräch beginnen oder müssen unsere Mitarbeiter dieses Gespräch mit uns führen?
3. Welche Unterlagen müssen wir von den Mitarbeitern verlangen, um FMLA zu genehmigen?
4. Gibt es im Hinblick auf die Änderung der FMLA-Anspruchsberechtigung noch eine "Stunden"-Komponente oder nur noch 30 Tage Betriebszugehörigkeit?

Antwort:

Anspruchsberechtigung: Arbeitnehmer, die mindestens 30 Tage im Unternehmen beschäftigt sind, haben unabhängig von den geleisteten Arbeitsstunden Anspruch auf Urlaub aus familiären Gründen im Rahmen des FFCRA.

Hinweis: Die Arbeitgeber sind verpflichtet, die von der Regierung vorgegebenen Richtlinien und Anforderungen zu veröffentlichen.

Dokumentation: Arbeitgeber sollten eine Richtlinie und ein Verfahren für vorhersehbare und unvorhersehbare Beurlaubungen haben. Allgemeine Hinweise zum Umgang mit FMLA finden Sie beim DOL unter https://www.dol.gov/sites/dolgov/files/WHD/legacy/files/employerguide.pdf.

Fragen zur Einstellung und zum Onboarding:

1. Gibt es ein Zugeständnis an die 3-Tage-Frist für E-Verify bei Neueinstellungen?
2. Sind Kopien der Dokumente für das I9-Verfahren akzeptabel, bis wir die eigentlichen Dokumente erhalten können?
3. Wie gehen Sie bei der Einstellung von Mitarbeitern in einer entfernten Umgebung mit der I-9 Dokumentation um? Wie handhaben andere Arbeitgeber dies?
4. Was halten Sie davon, mit der Einstellung von neuem Personal zu warten? Unsere neu eingestellten Mitarbeiter würden arbeitslos werden oder die Voraussetzungen der COVID-19-Richtlinien/Programme erfüllen. Wäre es im besten Interesse der neuen Mitarbeiter, bei ihrem derzeitigen Arbeitgeber zu bleiben (bevor sie ihre zweiwöchige Kündigungsfrist einhalten), wenn sie wissen, dass unser Unternehmen möglicherweise schließt oder keine Arbeit für sie hat?
5. Was tun die Leute, um neue Mitarbeiter aus der Ferne einzustellen und zu schulen? Wie erhalten sie Laptops, wie werden sie mit Kollegen verbunden usw.?
6. Wie legen andere Unternehmen das Anfangsdatum für neue Mitarbeiter fest? Gibt es Formulierungen in Ihren Angebotsschreiben, die erklären, dass sich das Anfangsdatum ändern kann?
7. Wenn wir jemandem ein Angebot unterbreitet haben und COVID den Betrieb einschränkt oder einstellt, wie soll man dann damit umgehen?

Antwort:

Angebotsschreiben und Anfangstermine: Für diejenigen, die weiterhin neue Mitarbeiter einstellen, ist es wahrscheinlich eine gute Praxis, während des Gesprächs offen über etwaige Nachgiebigkeiten zu sprechen und dies im Angebotsschreiben zu dokumentieren. Darüber hinaus wäre es eine gute Idee, einen Standpunkt dazu zu haben, wie Sie die Bezahlung neuer Mitarbeiter handhaben werden, falls sich ihr Anfangsdatum verschiebt.

Einarbeitung: Für Unternehmen, die zu 100 % auf Fernzugriff umgestellt haben, empfiehlt es sich, die Hardware zu den neuen Mitarbeitern nach Hause zu schicken, anstatt sie ins Büro kommen zu lassen, um die physische Distanzierung zu unterstützen. Auch die Nutzung von Videokonferenzen und sozialen Plattformen zur Vorstellung der Teams und des Supports trägt dazu bei, eine positive Erfahrung zu schaffen. Zoom, Skype, Teams, Slack und andere helfen dabei, den Zusammenhalt im Team zu erhalten.

Erleichterung bei der I-9 Überprüfung: Für Arbeitgeber, die zu 100 % aus der Ferne arbeiten, wird die Anforderung der persönlichen Überprüfung aufgeschoben. Wenn ein Arbeitgeber einige Tätigkeiten vor Ort ausübt, gilt der Aufschub möglicherweise nicht. Das US-Ministerium für Innere Sicherheit (DHS) hat angekündigt, dass es die Anforderungen für Arbeitgeber, die Dokumente des Formulars I-9 persönlich mit neuen Mitarbeitern zu überprüfen, aufschieben wird. Lesen Sie mehr.

Fragen zu Politiken und Praktiken:

1. Wie gehen andere Unternehmen mit den jüngsten Änderungen der Politik um? Nehmen sie Änderungen an bestehenden Dokumenten vor? Oder erstellen Sie nur ein eigenes Dokument für das FFCRA?

Antwort:

Die meisten Unternehmen erstellen separate Richtlinien für die COVID-19-Situation, da es neben dem FFCRA viele weitere Änderungen gibt. Dadurch wird es einfacher, vorübergehende Änderungen rückgängig zu machen. In der neuen COVID-Richtlinie werden Verweise auf bestehende Richtlinien aufgenommen.

Fragen zur Freistellung von Entsendungen (OFCCP):

1. Wie wirkt sich das jüngste "National Interest Exemption Memo for Coronavirus Relief Efforts" auf ein Unternehmen und seine Rekrutierungs-/Einstellungsbemühungen aus, wenn es sich an die OFCCP hält?
2. Wird auf die Verpflichtung zur Veröffentlichung bei staatlichen Stellen verzichtet?

Antwort:

Die Ausnahmeregelung gilt für neue Bundesauftragnehmer, die die COVID-19-Reaktion unterstützen, und besagt, dass diese Auftragnehmer für einen Zeitraum von drei Monaten von der Entsendepflicht befreit sind. Eine Kopie des Memorandums zur Freistellung von nationalem Interesse finden Sie hier: https://www.dol.gov/sites/dolgov/files/OFCCP/National-Interest-Exemption-Memo-Coronavirus-Relief-Efforts.pdf

 

Sobald neue Informationen verfügbar sind und sich die Gesetze ändern, sollten Sie die Entwicklungen weiter verfolgen, um festzustellen, wie sie für Sie und Ihr Unternehmen gelten. Wir fügen Informationen hinzu und beantworten Fragen auch in unserer LinkedIn-Gruppe.

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Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.