Los directores generales intervinieron en una reunión con los miembros del Consejo del Grupo Nacional de Enlace con la Industria (NILG) y los presidentes de los Grupos Regionales de Enlace con la Industria (ILG), así como en la sesión plenaria de clausura de la Conferencia.
Los directores regionales aseguraron a los miembros de la Junta del NILG y a los presidentes de los ILG que la "Directiva de Transparencia", puesta en marcha por el anterior director de la OFCCP, Craig Leen, para garantizar la comunicación entre la Agencia y los contratistas sometidos a auditoría, está viva y coleando. Se trata de una buena noticia. Muchos profesionales habían observado un descenso en la disposición de los responsables de cumplimiento de la Agencia (CO) a proporcionar las justificaciones requeridas para las solicitudes de auditoría, o a permitir la prórroga "automática" de 30 días para la presentación de auditorías documentales prevista en la Directiva. Los DR atribuyeron esta situación a "malentendidos internos", que van a solucionar.
Las RD también dejaron claro que la OFCCP sigue utilizando los Procedimientos de Resolución Temprana (ERPs). Diana Sen declaró que la "Agencia será más flexible desde el principio", haciendo de la Resolución Temprana un 'ganar-ganar' cuando la OFCCP tenga problemas con una auditoría.
En la sesión plenaria, las DR aconsejaron que, para cerrar las auditorías con rapidez, los contratistas deberían:
- Prepare una explicación por adelantado cuando sus índices de participación, o sus índices de contratación, ascensos o despidos perjudiquen a las mujeres o a un grupo racial/étnico; las DR recomiendan que incluya esta información en su presentación de auditoría documental.
- Elabore un relato que documente su proceso de selección.
- Asegúrese de que sus sistemas de seguimiento de solicitudes y contratación proporcionan los datos necesarios en su respuesta de auditoría. Para ello, forme a los responsables de selección y contratación sobre la importancia de utilizar correctamente los códigos de disposición. (Los códigos deben proporcionar una justificación para cada decisión de selección tomada).
- Evalúe periódicamente su labor de divulgación; incluya la revisión obligatoria de la eficacia de la divulgación en su presentación de auditoría documental.
- Sepa qué factores utiliza su empleador para fijar la remuneración. Proporcione una leyenda que explique lo que significa cada columna en su presentación de compensación 'Item 19', y cómo se relaciona con su sistema de compensación. (Mi opinión al respecto: proporcionar este detalle puede ayudar a disuadir a la OFCCP de analizar su sistema de remuneración utilizando factores salariales que usted no La Agencia tiende a 'hacer de las suyas' en este sentido a pesar de que sus procedimientos escritos indiquen lo contrario).
- Informar sobre el estado de la auditoría a la alta dirección. (Mi opinión al respecto: aproveche estas reuniones para captar la atención de la dirección en relación con su programa y sus retos; esté preparado para recomendar cambios en el programa que garanticen mejor el cumplimiento).
- Revise las prácticas de adaptación de su empresa para asegurarse de que no se retrasa el inicio del proceso interactivo de adaptación, y de que todas las revisiones se completan y documentan adecuadamente.
Los directores generales ofrecieron excelentes noticias sobre transparencia, prórrogas de 30 días de las auditorías y ERP, así como grandes consejos sobre la preparación de auditorías. Su presencia y sus mensajes fueron muy bien recibidos en la Conferencia de NILG de este año.
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.
