Redacción de un aviso de retención legal
Redacción de un aviso de retención legal

Cómo redactar su aviso de retención legal: Cómo evitar confusiones

Guía completa para redactar y comunicar avisos de retención legal eficaces

Recibir una notificación de litigio puede hacer saltar las alarmas en una organización. ¿Qué información debe facilitarse? ¿Quién debe facilitarla? ¿Cómo poner todo en orden antes de la fecha límite?

Un aviso de retención legal bien redactado es esencial para garantizar que toda la información relevante se conserva para litigios o investigaciones reglamentarias. Los errores en la redacción o comunicación de este aviso pueden provocar la pérdida de datos, sanciones legales y resultados adversos. Para evitarlo, hemos elaborado una guía completa sobre cómo redactar y comunicar un aviso de retención legal claro y eficaz.

¿Qué es un aviso de retención legal?

Un aviso de retención legal, también conocido como aviso de retención de litigios o aviso de conservación de documentos, es un documento estándar emitido por el abogado interno cuando una organización se enfrenta a un litigio, una investigación gubernamental o una auditoría. Cuando se prevé razonablemente un litigio, la organización debe aplicar una retención legal. Este aviso se envía a los empleados y describe su responsabilidad de conservar toda la información, documentos, datos y registros pertinentes. Proporciona explicaciones importantes y tiene por objeto proteger todas las pruebas pertinentes de su destrucción o alteración, garantizando que estén disponibles para el proceso de descubrimiento en el litigio.

Una orden de retención puede ser emitida internamente por la organización o a través de una carta de retención de un abogado. El incumplimiento de las órdenes de retención de litigios puede acarrear importantes sanciones, como cuantiosas multas, el reembolso de las costas procesales de la parte contraria o inferencias adversas contra la parte que incumple sus obligaciones de presentación de pruebas.

Elementos clave de un aviso de retención legal

Un aviso de retención legal exhaustivo es crucial porque garantiza la conservación de toda la información relevante, salvaguardando así a la organización de posibles escollos legales y demostrando al mismo tiempo su compromiso con el cumplimiento de la legalidad y la diligencia.

Al definir claramente el alcance, los custodios y las instrucciones de conservación, la notificación minimiza la confusión, mejora la responsabilidad y mitiga el riesgo de pérdida o destrucción de datos, lo que puede acarrear graves consecuencias legales y sanciones económicas.

Para redactar una notificación de retención legal eficaz, es importante incluir los siguientes elementos críticos:

  1. Identificación clara del caso: Empiece por identificar claramente el caso o la investigación que requiere la retención. Incluya el nombre del caso, el número y una breve descripción del asunto.
  2. Alcance de la retención: Describa el tipo de información que debe conservarse. Esto puede incluir documentos, correos electrónicos, registros electrónicos, archivos físicos y cualquier otro dato relevante. Es importante ser explícito para evitar cualquier ambigüedad.
  3. Identificación del custodio: Identificar quién es el responsable de preservar la información. Normalmente se trata de empleados, departamentos o socios externos o terceros que puedan tener datos relevantes.
  4. Instrucciones de conservación: Proporcione instrucciones detalladas a todos los custodios sobre cómo conservar la información requerida. Es importante que haga hincapié en la prohibición de borrar o alterar documentos y que describa los pasos para proteger los datos electrónicos.
  5. Plazo de cumplimiento: Indique claramente el plazo en el que los destinatarios deben cumplir la notificación de retención. Esto ayuda a garantizar que se actúa a tiempo y evita la pérdida involuntaria de datos.
  6. Información de contacto: Incluya información de contacto de la persona o departamento responsable de gestionar la retención legal para que los custodios puedan hacer preguntas o solicitar aclaraciones.
  7. Consecuencias del incumplimiento: Haga hincapié en las posibles consecuencias jurídicas y organizativas del incumplimiento del aviso de retención legal. Esto subraya la importancia del cumplimiento y ayuda a los custodios a tomarse el proceso en serio.

Buenas prácticas para redactar su notificación

Ahora que ya sabe lo que debe incluir su aviso de retención legal, es importante que lo apoye con las mejores prácticas a la hora de redactar el aviso.

Tenga en cuenta lo siguiente al redactar su aviso de retención legal:

  • Claridad y precisión: Utilice un lenguaje claro y conciso para evitar cualquier confusión. Las ambigüedades pueden provocar incumplimientos y posibles ramificaciones legales.
  • Coherencia: Garantice la coherencia de la información facilitada en todas las comunicaciones. Las instrucciones contradictorias pueden crear confusión y dificultar el cumplimiento.
  • Instrucciones a medida: Personalice el aviso para diferentes departamentos o personas si es necesario. Los distintos custodios pueden necesitar instrucciones específicas en función del tipo de datos que manejen.
  • Revisión jurídica: Haga que el aviso sea revisado por un asesor jurídico para asegurarse de que cumple todos los requisitos legales y cubre adecuadamente toda la información pertinente.
  • Integración de la tecnología: Aunque los procesos manuales pueden ser suficientes, la integración de la tecnología puede agilizar el proceso. El software de retención legal puede automatizar las notificaciones, hacer un seguimiento del cumplimiento y gestionar la conservación de datos de forma más eficiente.

Comunicación del aviso de retención legal

Comunicar eficazmente el aviso de retención legal es tan crucial como redactarlo, y comienza con el envío de la notificación inicial a través de múltiples canales, como el correo electrónico y la copia impresa, para garantizar que llegue a todos los destinatarios previstos. Para ayudar a los empleados a comprender sus responsabilidades, organice sesiones de formación o proporcione material informativo. Es necesario realizar un seguimiento regular con los custodios para recordarles sus obligaciones y verificar el cumplimiento, ya que los recordatorios periódicos ayudan a mantener la concienciación. Por último, mantener un registro exhaustivo de todas las comunicaciones relativas al aviso de retención legal es vital para demostrar el cumplimiento en caso de que se impugne la retención.

Aprovechar las mejores prácticas y la tecnología para un holding jurídico eficaz

Un proceso de retención legal eficaz es un poco como un seguro: si no invierte en él ahora, seguro que lo necesitará más adelante (y no tenerlo podría salirle caro).

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Redactar y comunicar un aviso de retención legal es el primer paso de un proceso crítico. Al incluir todos los elementos necesarios y seguir las mejores prácticas, las organizaciones pueden asegurarse de que cumplen con sus obligaciones legales y evitar las trampas del incumplimiento. Aunque esta guía proporciona una base sólida, aprovechar la tecnología puede agilizar aún más el proceso. El software de retención legal, por ejemplo, puede automatizar las notificaciones, realizar un seguimiento del cumplimiento y gestionar la conservación de datos de forma más eficiente, ofreciendo una capa adicional de garantía y facilidad en la gestión de las retenciones legales.

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