Considere estas tendencias clave que han perturbado los servicios financieros tradicionales en los últimos 3-5 años:
- El auge de la tecnología digital está permitiendo a las entidades no bancarias satisfacer las demandas de eficiencia y comodidad de los clientes a través de servicios como las hipotecas en línea.
- La introducción de la tecnología blockchain en el ámbito de los pagos pretende facilitar pagos más rápidos con comisiones inferiores a las de los bancos. Los libros de contabilidad distribuidos prometen reducir los costes operativos, permitiendo transacciones en tiempo real entre organizaciones sin la participación de un banco tradicional.
- La población más joven de consumidores bancarios exige más transparencia y comunicación instantánea en la banca. Las empresas fintech están cultivando una mayor competencia utilizando tecnología avanzada como la automatización, la banca móvil y los chatbots, haciendo que las finanzas personales sean más cómodas para la generación criada en pantallas y dispositivos móviles.
Para hacer frente a estas y otras perturbaciones de los servicios financieros, los bancos y las cooperativas de crédito deben adoptar la tecnología para responder mejor a las expectativas de los clientes y, al mismo tiempo, reducir riesgos y costes. Una de esas soluciones es HotDocs: un servicio de eficacia probada para automatizar la creación y gestión de documentos de préstamos al consumo, tramitación de hipotecas, extractos, contratos de préstamo, documentos fiscales, de pensiones y de planificación financiera.
Para satisfacer las cambiantes demandas de los clientes en el entorno actual, los bancos deben ser ágiles y adaptables. La automatización de los procesos adecuados permite a los bancos crear un flujo de trabajo sólido, estable y coherente que les permitirá avanzar con confianza hacia el nuevo futuro de la banca. Bancos y cooperativas de crédito de todos los tamaños están adoptando la automatización de documentos, y hay cuatro grandes razones para ello: eficiencia, reducción de riesgos, cumplimiento y calidad.
Maximizar la eficiencia
Para muchos bancos, el proceso de generación de documentación transaccional es ineficaz y excesivamente caro. Gran parte de esta ineficacia puede atribuirse a procesos no estandarizados que implican tareas manuales y repetitivas. En la creación de documentos, puede tratarse de un proceso que implique plantillas de Word, campos de fusión y una aplicación codificada ocasional.
La automatización de la generación de documentos transaccionales es el tipo de mejora de procesos empresariales más rentable, ya que se trata de una solución de bajo coste y poco esfuerzo que aumenta drásticamente la eficiencia. Muchos bancos afirman haber reducido el tiempo necesario para generar la documentación del préstamo de días a horas o, en algunos casos, minutos.
Un directivo de un gran banco global que utiliza HotDocs informó recientemente de que su departamento podía crear tres acuerdos MSA en un día. Una vez implantado HotDocs, la automatización les permitió completar 20 acuerdos de este tipo en un día, lo que supone un aumento de la eficiencia del 650%.
Cuando la tarea se automatiza, los empleados tienen más tiempo para centrarse en un trabajo de mayor valor. Este aumento de la eficiencia beneficia considerablemente a la capacidad de la empresa para asumir más trabajo sin necesidad de trabajar más horas.
Reducir el riesgo
Los errores bancarios aparecen de vez en cuando en las noticias, cuando, por ejemplo, un gestor de préstamos introduce manualmente una cifra con demasiados ceros, provocando un ingreso excesivo de fondos en la cuenta de un cliente. Una vez más, la automatización resulta más eficaz para reducir el riesgo de este tipo de costosos errores internos.
Cuando se tramitan préstamos comerciales, hay millones de dólares en juego. Los bancos suelen aplicar estrictas normas de aprobación para mitigar errores y riesgos. Estas normas incluyen la comparación y el análisis de datos en busca de coherencia. Construida sobre la plataforma HotDocs, la herramienta Expert Loan es una secuencia analítica de recopilación de datos que proporciona análisis de conjuntos de datos. Expert Loan se ha diseñado específicamente para detectar posibles áreas problemáticas de los solicitantes que un gestor de préstamos podría pasar por alto.
Más información sobre HotDocs Expert Loan Tool
Con la entrevista Expert Loan, los profesionales de los préstamos pueden codificar por colores las respuestas para señalar posibles incoherencias. Por ejemplo, una respuesta coherente con las directrices se codificará en verde, mientras que una respuesta incoherente se codificará en rojo. Si se recomienda un préstamo a un responsable de aprobación con respuestas en rojo, el representante de atención al cliente puede ofrecer una explicación de por qué debe aprobarse el préstamo, a pesar de las incoherencias. La herramienta de análisis de HotDocs permite al banco evitar errores que podrían tener consecuencias financieras.
Garantizar el cumplimiento de la normativa
Los bancos y las organizaciones financieras se encuentran entre los sectores empresariales más regulados del mundo. Los bancos son el objetivo de los ciberdelincuentes que buscan la información confidencial almacenada en estas organizaciones. La concienciación sobre las crecientes amenazas y un conjunto cada vez mayor de normativas hacen que el cumplimiento de la normativa sea una prioridad para los bancos y las cooperativas de crédito.
Las normas de ciberseguridad y privacidad de datos tienen como objetivo proteger la información sensible de los clientes. Por ejemplo, las normas del sector de las tarjetas de pago (PCI DSS) se diseñaron para reducir el fraude y proteger los datos de los titulares de tarjetas cuando las empresas almacenan, procesan y transmiten esos datos. La Ley Sarbanes-Oxley. La ley SOX establece requisitos para el almacenamiento y la gestión seguros de los registros financieros electrónicos de las empresas, incluida la supervisión, el registro y la auditoría de determinadas actividades. Para complicar aún más el reto del cumplimiento, éstas y otras normativas similares del sector financiero cambian con regularidad.
¿Cuánto le cuesta a su empresa el cumplimiento de la normativa? Descargar la hoja informativa sobre el cumplimiento de la normativa bancaria.
Cuando se produce un cambio en la normativa de cumplimiento, un banco debe actualizar sus procesos en consecuencia, lo que incluye la documentación. Esto implica editar los documentos existentes, eliminar o añadir cláusulas, comprobar que la información transmitida en el documento es fácil de digerir y asegurarse de que todo el personal tiene acceso a la nueva documentación. Esto puede llevar mucho tiempo y estar plagado de errores humanos.
Con HotDocs, los bancos y las organizaciones financieras pueden realizar cambios y actualizar sus documentos al instante, lo que permite a un banco asegurarse de que los documentos cumplen la normativa. HotDocs está diseñado para garantizar que los documentos sean precisos y cumplan con la legislación más reciente de los reguladores financieros, lo que permite a los bancos actualizar las plantillas de documentos fácilmente.
Los gestores de relaciones, los gestores de préstamos y los empleados administrativos se canalizan en el mismo proceso estandarizado, lo que se traduce en una mayor eficiencia con un menor riesgo.
Calidad
En la creación de documentos y la gestión de datos, la calidad se deriva de la precisión y la coherencia. El control de documentos rige la creación, el almacenamiento, la seguridad y la organización de los documentos gestionados por un banco. El control de calidad implica preparar los documentos correctos, obtener las firmas de las personas adecuadas, proporcionar las divulgaciones apropiadas en el momento oportuno y mantener una documentación precisa.
La automatización de documentos elimina la necesidad de introducir dos veces la información de los clientes, lo que suele llevar una cantidad de tiempo considerable y da lugar a errores. El software de control de documentos de HotDocs es la tecnología diseñada para mantener la organización y la calidad de los documentos, reduciendo al mismo tiempo el riesgo de error humano.
Bonificación: mejor respuesta del cliente
Al fin y al cabo, la automatización de documentos permite a los banqueros atender mejor a sus clientes, conservando y haciendo crecer su negocio. Por ejemplo, un proceso típico de aprobación de un préstamo implica varias etapas, como la gestión de clientes, el análisis crediticio, la presentación, la aprobación y la gestión del riesgo de la cartera. Todos estos procesos implican muchos documentos y requieren mucho tiempo.
En un banco comercial, debido a la creciente presión de los competidores, así como de los clientes, este proceso a veces se precipita, aumentando así la posibilidad de errores. Automatizar el proceso desde el principio lo convierte en un procedimiento fluido y sin errores, y los préstamos pueden aprobarse en cuestión de minutos. Los bancos pueden atender a los clientes a distancia y los clientes estarán más satisfechos realizando estas transacciones en dispositivos móviles.
Conclusión
Los bancos y las cooperativas de crédito pueden transformar la creación de documentos en una aplicación de procesos estandarizada con una lógica empresarial precisa y completa. El resultado es un flujo de trabajo de recopilación de datos altamente interactivo y estructurado que prácticamente elimina el error humano, ahorrando tiempo y costes laborales y reduciendo significativamente la exposición legal. En estos tiempos de incertidumbre para la banca tradicional, la automatización de documentos es una forma de que los bancos tradicionales se mantengan en una posición competitiva mientras tratan de adaptarse y prosperar en el cambiante mercado fintech.
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Nota de la Redacción: Este artículo se publicó originalmente en HotDocs.com. En junio de 2024, Mitratech adquirió la plataforma avanzada de automatización de documentos, HotDocs. El contenido ha sido actualizado desde entonces para incluir información alineada con nuestra oferta de productos, cambios en la regulación y cumplimiento.
