Betrachten Sie diese wichtigen Trends, die in den letzten 3 bis 5 Jahren die traditionellen Finanzdienstleistungen verändert haben:
- Der Aufstieg der digitalen Technologie ermöglicht es Nicht-Banken, die Anforderungen der Kunden an Effizienz und Komfort durch Dienstleistungen wie Online-Hypotheken zu erfüllen.
- Die Einführung der Blockchain-Technologie im Bereich des Zahlungsverkehrs soll schnellere Zahlungen zu niedrigeren Gebühren als bei Banken ermöglichen. Verteilte Ledger versprechen eine Senkung der Betriebskosten und ermöglichen Echtzeit-Transaktionen zwischen Organisationen ohne Beteiligung einer traditionellen Bank.
- Die jüngere Generation der Bankkunden fordert mehr Transparenz und sofortige Kommunikation im Bankwesen. Fintech-Unternehmen sorgen für mehr Wettbewerb, indem sie fortschrittliche Technologien wie Automatisierung, mobiles Banking und Chatbots einsetzen, um die persönlichen Finanzen für die Generation, die mit Bildschirmen und mobilen Geräten aufgewachsen ist, bequemer zu machen.
Um diese und andere Umwälzungen im Finanzdienstleistungsbereich zu bewältigen, müssen Banken und Kreditgenossenschaften Technologien einsetzen, um die Erwartungen ihrer Kunden besser erfüllen zu können und gleichzeitig Risiken und Kosten zu senken. Eine solche Lösung ist HotDocs: ein bewährter Dienst zur Automatisierung der Erstellung und Verwaltung von Dokumenten in den Bereichen Verbraucherkredite, Hypothekenbearbeitung, Auszüge, Darlehensverträge, Steuer-, Renten- und Finanzplanungsdokumente.
Um den sich ändernden Kundenanforderungen in der heutigen Zeit gerecht zu werden, müssen Banken flexibel und anpassungsfähig sein. Durch die Automatisierung der richtigen Prozesse können Banken einen soliden, stabilen und konsistenten Arbeitsablauf schaffen, der es ihnen ermöglicht, sich selbstbewusst auf die neue Zukunft des Bankwesens zuzubewegen. Banken und Kreditgenossenschaften jeder Größe setzen auf die Automatisierung von Dokumenten, und dafür gibt es vier wichtige Gründe: Effizienz, Risikominderung, Einhaltung von Vorschriften und Qualität.
Maximieren Sie die Effizienz
Für viele Banken ist der Prozess der Erstellung von Transaktionsdokumenten ineffizient und zu teuer. Ein Großteil dieser Ineffizienz lässt sich auf nicht standardisierte Prozesse zurückführen, die manuelle und sich wiederholende Aufgaben beinhalten. Bei der Dokumentenerstellung kann es sich um einen Prozess handeln, der Word-Vorlagen, Seriendruckfelder und gelegentlich eine codierte Anwendung umfasst.
Die Automatisierung der Erstellung von Transaktionsdokumenten ist die kosteneffektivste Art der Geschäftsprozessverbesserung, da es sich um eine kostengünstige Lösung mit geringem Aufwand handelt, die die Effizienz drastisch erhöht. Viele Banken berichten, dass sich der Zeitaufwand für die Erstellung von Kreditdokumenten von Tagen auf Stunden oder in manchen Fällen auf Minuten reduziert hat.
Ein Manager einer großen globalen Bank, die HotDocs einsetzt, berichtete kürzlich, dass seine Abteilung zuvor drei MSA-Vereinbarungen an einem Tag erstellen konnte. Nach der Einführung von HotDocs konnte die Abteilung dank der Automatisierung 20 solcher Vereinbarungen an einem Tag abschließen - eine Effizienzsteigerung von 650 %.
Wenn die Aufgabe automatisiert wird, haben die Mitarbeiter mehr Zeit, sich auf höherwertige Arbeiten zu konzentrieren. Diese gesteigerte Effizienz hat erhebliche Vorteile für die Fähigkeit des Unternehmens, mehr Arbeit zu übernehmen, ohne länger arbeiten zu müssen.
Risiko reduzieren
Bankfehler machen gelegentlich Schlagzeilen, wenn z. B. ein Kreditsachbearbeiter manuell eine Zahl mit zu vielen Nullen eingibt und dadurch zu viel Geld auf ein Kundenkonto eingezahlt wird. Auch hier ist die Automatisierung besser geeignet, um das Risiko solcher teuren internen Fehler zu verringern.
Bei der Bearbeitung von Geschäftskrediten geht es um Millionen von Dollar. Banken wenden oft strenge Genehmigungsstandards an, um Fehler und Risiken zu minimieren. Zu diesen Standards gehören der Vergleich und die Analyse von Daten auf Konsistenz. Das auf der HotDocs-Plattform aufbauende Expert Loan-Tool ist eine analytische, datenerfassende Sequenz, die die Analyse von Datensätzen ermöglicht. Expert Loan wurde speziell entwickelt, um potenzielle Problembereiche bei Antragstellern zu erkennen, die einem Kreditsachbearbeiter entgehen könnten.
Erfahren Sie mehr über das HotDocs Expert Loan Tool
Mit Hilfe des Expert Loan Interviews können Kreditspezialisten die Antworten farblich kennzeichnen, um mögliche Unstimmigkeiten zu erkennen. So wird beispielsweise eine Antwort, die mit den Richtlinien übereinstimmt, grün kodiert, während eine Antwort, die inkonsistent ist, rot kodiert wird. Sollte ein Kredit mit roten Antworten einem Genehmigungsbeamten empfohlen werden, kann der Kundenbetreuer eine Erklärung abgeben, warum der Kredit trotz der Unstimmigkeiten genehmigt werden sollte. Das Analysetool von HotDocs ermöglicht es der Bank, Fehler zu vermeiden, die finanzielle Folgen haben könnten.
Gewährleistung der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
Banken und Finanzorganisationen gehören zu den am stärksten regulierten Wirtschaftszweigen der Welt. Banken sind Ziele für Cyberkriminelle, die es auf die in diesen Organisationen gespeicherten sensiblen Informationen abgesehen haben. Das Bewusstsein für steigende Bedrohungen und eine ständig wachsende Zahl von Vorschriften sorgen dafür, dass die Einhaltung der Vorschriften für Banken und Kreditgenossenschaften immer wichtiger wird.
Vorschriften zur Cybersicherheit und zum Datenschutz zielen darauf ab, sensible Kundendaten zu schützen. So wurden beispielsweise die Standards der Zahlungskartenindustrie (PCI DSS) entwickelt, um Betrug zu verringern und die Daten von Karteninhabern zu schützen, wenn Unternehmen diese Daten speichern, verarbeiten und übertragen. Das Sarbanes-Oxley-Gesetz. SOX-Gesetz legt Anforderungen für die sichere Speicherung und Verwaltung von unternehmensrelevanten elektronischen Finanzdaten fest, einschließlich der Überwachung, Protokollierung und Prüfung bestimmter Aktivitäten. Erschwerend kommt hinzu, dass sich diese und ähnliche Vorschriften der Finanzbranche regelmäßig ändern.
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Wenn eine Bank eine Änderung der Compliance-Vorschriften vornimmt, muss sie ihre Prozesse entsprechend aktualisieren, was auch die Dokumentation einschließt. Dazu gehört die Überarbeitung bestehender Dokumente, die Streichung oder Hinzufügung von Klauseln, die Überprüfung der Verständlichkeit der darin enthaltenen Informationen und die Sicherstellung, dass alle Mitarbeiter Zugang zu den neuen Unterlagen haben. Dies kann sehr zeitaufwendig und mit menschlichen Fehlern behaftet sein.
Mit HotDocs können Banken und Finanzorganisationen Änderungen vornehmen und ihre Dokumente sofort aktualisieren, so dass eine Bank sicherstellen kann, dass die Dokumente konform sind. HotDocs wurde entwickelt, um sicherzustellen, dass die Dokumente korrekt sind und den neuesten gesetzlichen Bestimmungen der Finanzaufsichtsbehörden entsprechen, so dass Banken ihre Dokumentenvorlagen problemlos aktualisieren können.
Kundenbetreuer, Kreditsachbearbeiter und Büroangestellte werden alle in denselben standardisierten Prozess eingebunden, was zu einer höheren Effizienz bei geringerem Risiko führt.
Qualität
Bei der Erstellung von Dokumenten und der Datenverwaltung ist die Qualität das Ergebnis von Genauigkeit und Konsistenz. Die Dokumentenkontrolle regelt die Erstellung, Speicherung, Sicherheit und Organisation der von einer Bank verwalteten Dokumente. Zur Qualitätskontrolle gehört es, die richtigen Dokumente zu erstellen, die Unterschriften der richtigen Personen einzuholen, die richtigen Angaben zum richtigen Zeitpunkt zu machen und eine genaue Dokumentation zu führen.
Durch die Automatisierung von Dokumenten entfällt die Notwendigkeit der doppelten Eingabe von Kundeninformationen, die in der Regel viel Zeit in Anspruch nimmt und Raum für Fehler schafft. Die Dokumentenkontrollsoftware von HotDocs wurde entwickelt, um die Organisation und Qualität von Dokumenten zu gewährleisten und gleichzeitig das Risiko menschlicher Fehler zu verringern.
Bonus: Verbesserte Kundenreaktion
Letztendlich ermöglicht die Automatisierung von Dokumenten den Bankern, ihre Kunden besser zu bedienen und so ihr Geschäft zu erhalten und auszubauen. Ein typischer Kreditgenehmigungsprozess umfasst beispielsweise mehrere Phasen, wie Kundenmanagement, Kreditanalyse, Präsentation, Genehmigung und Portfolio-Risikomanagement. All diese Prozesse umfassen viele Dokumente und sind zeitintensiv.
In einer Geschäftsbank wird dieser Prozess aufgrund des zunehmenden Drucks von Konkurrenten und Kunden manchmal übereilt abgewickelt, was die Gefahr von Fehlern erhöht. Die Automatisierung des Prozesses von Anfang an macht ihn zu einem reibungslosen Verfahren ohne Fehler, und Kredite können innerhalb von Minuten genehmigt werden. Die Banken können ihre Kunden aus der Ferne bedienen, und die Kunden werden zufriedener sein, wenn sie solche Transaktionen über mobile Geräte abwickeln.
Schlussfolgerung
Banken und Kreditgenossenschaften können die Dokumentenerstellung in eine standardisierte Prozessanwendung mit genauer und vollständiger Geschäftslogik umwandeln. Das Ergebnis ist ein hochgradig interaktiver, strukturierter Datenerfassungs-Workflow, der menschliche Fehler praktisch ausschließt, Zeit und Arbeitskosten spart und das rechtliche Risiko deutlich reduziert. In diesen unsicheren Zeiten für das traditionelle Bankwesen ist die Automatisierung von Dokumenten eine Möglichkeit für traditionelle Banken, wettbewerbsfähig zu bleiben, während sie versuchen, sich anzupassen und auf dem sich schnell verändernden Fintech-Markt zu bestehen.
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Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich veröffentlicht auf HotDocs.com. Im Juni 2024 erwarb Mitratech die fortschrittliche Dokumentenautomatisierungsplattform HotDocs. Der Inhalt wurde seither aktualisiert und enthält nun Informationen, die auf unser Produktangebot, Änderungen der Vorschriften und die Einhaltung von Vorschriften abgestimmt sind.
