Los Planes Funcionales de Acción Afirmativa (FAAP) detallan un segmento de la actividad empresarial de un contratista. Dado que los FAAP reflejan la forma de trabajar de los contratistas, pueden abordar mejor las cuestiones que afectan a la igualdad de acceso que los planes de establecimiento.
En este blog se explica qué son los FAAP, por qué la mayoría de los contratistas no los utilizan y por qué todavía pueden ser una buena opción para algunos empleadores. Cualquier contratista federal con una estructura organizativa compleja debería sopesar los pros y los contras de adoptar los FAAP.
Requisitos FAAP
Como se indica en la Directiva 2-13-01 Rev. 3 de la OFCCP, los FAAP deben tener al menos 50 empleados. Cada FAAP debe nombrar a un funcionario gerente (alguien a cargo de la unidad con la "clara responsabilidad" de avanzar hacia los objetivos del plan de acción afirmativa). El responsable puede ser un director, un vicepresidente o un consejero delegado, dependiendo del tamaño de la FAAP. Los sistemas de RRHH deben mantener registros de personal específicos para cada unidad de negocio de la que se informe. Un FAAP debe incluir los elementos del PAA descritos en los reglamentos de suministros y servicios 41 CFR 60-2, y "si procede", la Subparte C del 41 CFR 60-300, y la Subparte C del 41 CFR 60-741.
Beneficios FAAP
Si el FAAP cumple los requisitos básicos de tamaño, identificación de un responsable de la gestión y mantenimiento de registros centralizados, la OFCCP debe aceptar la agrupación. Los FAAPS son medios eficaces para analizar los perfiles de diversidad de los contratistas y supervisar los avances hacia la consecución de la igualdad de acceso. La visión operativa de, por ejemplo, el departamento financiero de un contratista que proporciona un FAAP facilita un análisis significativo de los patrones y tendencias en la representación de género, raza y discapacidad de esa función o unidad de negocio.
Los FAAP son flexibles. No es necesario que la unidad de negocio sobre la que se informa sea gigantesca (tan sólo cincuenta empleados, como se ha indicado anteriormente). Los contratistas pueden dividir una línea de negocio grande en FAAP independientes para cada una de las unidades funcionales que la componen. Los contratistas pueden mantener al mismo tiempo FAAP y planes de establecimiento específicos para cada ubicación: por ejemplo, un FAAP para las operaciones de marketing realizadas desde múltiples ubicaciones de trabajo, más planes de establecimiento individuales para cada uno de los centros de llamadas que implementan los planes del grupo de marketing.
La nueva carta de programación y listado pormenorizado de la OFCCP puede ser otra razón para considerar la adopción de FAAP. Tal como están redactados, los contratistas deben detallar los programas orientados a la acción emprendidos para abordar "cualquier" indicador identificado en la revisión del sistema de compensación 41 CFR 2.17(b) (punto 7) y "cualquier" grupo de trabajo con infrarrepresentación de personas con discapacidades (punto 11). No todos los indicadores específicos de un plan de establecimiento justifican una respuesta proactiva, pero, al menos sobre el papel, la OFCCP exige una respuesta específica para cada uno de esos indicadores en cada uno de los establecimientos de un contratista. Dado que los FAAP se ajustan mejor al modo de funcionamiento de una organización, es probable que los indicadores identificados tengan más significado y, por tanto, se hayan abordado.
El FAAPS puede ayudar a resolver otro punto delicado en el mantenimiento de los planes de establecimiento: la contabilización de las personas asignadas a un lugar para las que se toman decisiones de personal en otro lugar. "Los empleados para los que se toman decisiones de selección en un centro de nivel superior de la organización deben incluirse en el programa de acción positiva del centro en el que se toma la decisión de selección". (41 C.F.R. §60-2.1(d) (3). Dado que los FAAP informan de los empleados en función de la estructura jerárquica de los grupos de trabajo, la ubicación laboral tiene poca relevancia, lo que hace innecesario "anotar" a las personas de un plan en otro.
Además, "las unidades FAAP que se hayan sometido a una evaluación de cumplimiento estarán exentas de otra evaluación durante 36 meses a partir de la fecha en que la OFCCP cerró la evaluación anterior." Dir 2013-01 Rev. 3 Sección 8(h). Esto supera el plazo de 24 meses disponible para los planes de establecimiento.
FAAP Negativos
Los contratistas no pueden limitarse a adoptar los FAAP. La OFCCP debe aprobarlos. Como de costumbre, la OFCCP subestima el tiempo que les lleva a los contratistas elaborar la solicitud detallada. (En el Apéndice A de la Dir-2013 se describen los complejos requisitos).
Los FAAP pueden ser difíciles de gestionar en organizaciones que sufren frecuentes cambios estructurales, ya que los contratistas deben informar de las reorganizaciones, fusiones/adquisiciones y cambios relevantes en el "contacto corporativo principal" en un plazo de 60 días. Esto resulta oneroso. El Acuerdo FAAP que los contratistas deben firmar para mantener los planes funcionales establece un requisito adicional de presentación anual. (Actualmente no hay referencias a este requisito en la Directiva FAAP y sólo una referencia de pasada en las FAQ FAAP). Los contratistas deben renovar el permiso para mantener el FAAP cada 5 años, lo que genera más sobrecarga administrativa.
Un punto fuerte del programa FAAP también puede ser negativo. En caso de auditoría, un FAAP grande puede proporcionar a la OFCCP más datos que los planes de establecimiento de una sola ubicación. Un mayor número de contrataciones, ascensos y ceses para revisar puede significar más oportunidades para que la OFCCP identifique problemas potenciales. Además, al revisar un gran conjunto de transacciones, una pequeña diferencia (contratar unos pocos hombres más que mujeres, por ejemplo) puede ser estadísticamente significativa, un indicador de posible discriminación, algo sobre lo que la OFCCP debe hacer un seguimiento. Los indicadores de un gran conjunto de datos y una pequeña diferencia real en las tasas de selección deben tomarse con cautela: pueden tener poca "importancia práctica". Lamentablemente, los responsables de cumplimiento de la Agencia asumen a veces una discriminación sistémica en estas situaciones.
Una forma de abordar el problema de los "grandes números" es mantener los FAAP pequeños. Los contratistas federales pueden ajustar el número de empleados de los FAAP, lo que resulta imposible en el caso de los planes de establecimiento, cuyo tamaño viene determinado por el número de empleados que dependen de una ubicación específica. Sin embargo, incluso con FAAP pequeños, se vislumbra otro posible aspecto negativo. Los FAAP pueden proporcionar a la OFCCP la misma imagen clara de la unidad de negocio del contratista que éste tiene. Antes de adoptar los FAAP, modélelos para detectar posibles problemas. Realice esta revisión bajo privilegio legal para preservar la confidencialidad. Asegúrese de tomar medidas proactivas para abordar los problemas que revele su FAAP.
Conclusión
La mano de obra es cada vez más dinámica. Cada vez son menos los organigramas de las empresas que se ajustan a los lugares de trabajo "físicos" que figuran en los planes de establecimiento. Lo que era adecuado para una economía manufacturera puede no serlo para una mano de obra distribuida e interconectada tecnológicamente.
La carga administrativa inherente al actual programa FAAP ha limitado el número de contratistas que los adoptan. Además, algunos contratistas ven la imagen clara que ofrecen los FAAP como un posible riesgo de auditoría, lo que frena el entusiasmo de algunos contratistas.
En la actualidad, menos de 100 de los 24.000 contratistas federales mantienen FAAP. No obstante, los contratistas con organizaciones complejas y distribuidas deberían tener en cuenta los FAAP. Revelan los problemas que afectan a la igualdad de acceso e identifican al funcionario de la empresa responsable de responder. Si se utilizan correctamente, los FAAP son eficaces.
Al adoptar los FAAP, su organización puede pasar de informar sobre decenas, cientos o incluso miles de planes de establecimientos a preparar un puñado de planes funcionales o específicos de unidades de negocio. Esta puede ser razón suficiente para adoptar los FAAP.
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.
