Funktionale Aktionspläne (Functional Affirmative Action Plans, FAAPs) beschreiben ein Segment der Geschäftstätigkeit eines Auftragnehmers. Da FAAPs widerspiegeln, wie Auftragnehmer ihre Geschäfte führen, können sie Fragen, die den gleichen Zugang betreffen, besser beantworten als Stellenpläne.
In diesem Blog wird erläutert, was FAAPs sind, warum die meisten Auftragnehmer sie nicht verwenden und warum sie für einige Arbeitgeber dennoch eine gute Lösung sein können. Jeder staatliche Auftragnehmer mit einer komplexen Organisationsstruktur sollte die Vor- und Nachteile der Einführung von FAAPs abwägen.
FAAP-Anforderungen
Wie in der OFCCP-Richtlinie 2-13-01 Rev. 3 dargelegt , müssen FAAPs mindestens 50 Mitarbeiter haben. Jeder FAAP muss einen leitenden Beamten benennen (eine Person, die für die Einheit verantwortlich ist und die "klare Verantwortung" für die Erreichung der Ziele des Plans für positive Maßnahmen trägt). Dabei kann es sich je nach Größe des FAAP um einen Direktor, einen Vizepräsidenten oder einen CEO handeln. Die Personalsysteme müssen für jede gemeldete Geschäftseinheit spezifische Personalakten führen. Ein FAAP muss die AAP-Elemente enthalten, die in den Vorschriften für Lieferungen und Leistungen aufgeführt sind: 41 CFR 60-2, und "falls zutreffend", Unterabschnitt C von 41 CFR 60-300 und Unterabschnitt C von 41 CFR 60-741.
FAAP Leistungen
Wenn die FAAP die grundlegenden Anforderungen hinsichtlich der Größe, der Benennung eines leitenden Beamten und der zentralen Führung der Unterlagen erfüllt, sollte die OFCCP die Gruppierung akzeptieren. FAAPS sind ein wirksames Mittel zur Analyse der Diversitätsprofile von Auftragnehmern und zur Überwachung der Fortschritte bei der Verwirklichung des gleichberechtigten Zugangs. Der operative Überblick, den ein FAAP beispielsweise über die Finanzabteilung eines Auftragnehmers bietet, erleichtert eine aussagekräftige Analyse von Mustern und Trends bei der Vertretung von Geschlecht, Ethnie und Behinderung in dieser Funktion oder Geschäftseinheit.
FAAPs sind flexibel. Die gemeldete Geschäftseinheit muss nicht riesig sein (wie oben erwähnt, reichen schon fünfzig Beschäftigte). Vertragsnehmer können einen großen Geschäftsbereich in separate FAAPs für jede der darin enthaltenen funktionalen Einheiten aufteilen. Vertragsnehmer können sowohl FAAPs als auch standortspezifische Stellenpläne gleichzeitig führen - z. B. einen FAAP für Marketingaktivitäten, die von mehreren Arbeitsstandorten aus durchgeführt werden, sowie individuelle Stellenpläne für jedes der Callcenter, die die Pläne der Marketinggruppe umsetzen.
Das neue Planungsschreiben der OFCCP und die detaillierte Auflistung können ein weiterer Grund sein, die Einführung von FAAPs in Betracht zu ziehen. Dem Wortlaut nach müssen die Auftragnehmer die maßnahmenorientierten Programme detailliert auflisten, die zur Beseitigung "jedes" Indikators, der bei der Überprüfung des Vergütungssystems nach 41 CFR 2.17(b) ermittelt wurde (Punkt 7), und "jeder" Unterrepräsentation von Menschen mit Behinderungen in einer Berufsgruppe (Punkt 11) durchgeführt wurden. Nicht jeder planspezifische Indikator in einem Betriebsplan rechtfertigt eine proaktive Reaktion - aber zumindest auf dem Papier verlangt die OFCCP genau eine solche standortspezifische Reaktion für jeden solchen Indikator in jedem Betrieb eines Auftragnehmers. Da die FAAPs besser auf die Arbeitsweise eines Unternehmens abgestimmt sind, haben die ermittelten Indikatoren wahrscheinlich eine größere Bedeutung - und wurden daher auch berücksichtigt.
FAAPS kann dazu beitragen, einen weiteren Schmerzpunkt bei der Pflege von Stellenplänen zu beseitigen - die Berücksichtigung von Mitarbeitern, die einem Standort zugewiesen sind und für die Personalentscheidungen an einem anderen Standort getroffen werden. "Mitarbeiter, für die Auswahlentscheidungen in einer übergeordneten Einrichtung der Organisation getroffen werden, müssen in das Programm für positive Maßnahmen der Einrichtung, in der die Auswahlentscheidung getroffen wird, einbezogen werden." (41 C.F.R. §60-2.1(d) (3). Da die FAAPs Mitarbeiter auf der Grundlage der hierarchischen Arbeitsgruppenstruktur melden, ist der Arbeitsort von geringer Bedeutung, so dass es nicht notwendig ist, Personen aus einem Plan in einen anderen zu "vermerken".
Darüber hinaus werden "FAAP-Einheiten, die einer Konformitätsbewertung unterzogen wurden, für 36 Monate ab dem Datum, an dem die OFCCP die vorherige Bewertung abgeschlossen hat, von einer weiteren Bewertung ausgenommen". Dir 2013-01 Rev. 3 Abschnitt 8(h). Dies übertrifft die 24-monatige Ausnahmeregelung, die für Stellenpläne gilt.
FAAP Negative
Auftragnehmer dürfen FAAPs nicht einfach übernehmen. Die OFCCP muss sie genehmigen. Wie üblich unterschätzt die OFCCP den Zeitaufwand, den die Auftragnehmer für die Ausarbeitung eines detaillierten Antrags benötigen. (In Anhang A von Dir-2013 werden die komplexen Anforderungen beschrieben).
FAAPs können in Organisationen, die häufigen strukturellen Veränderungen unterworfen sind, schwer zu handhaben sein, da die Vertragspartner relevante Umstrukturierungen, Fusionen/Übernahmen und Änderungen des "primären Unternehmenskontakts" innerhalb von 60 Tagen melden müssen. Dies ist mühsam. Die FAAP-Vereinbarung, die Vertragspartner unterzeichnen müssen, um Funktionspläne aufrechtzuerhalten, sieht eine zusätzliche jährliche Meldepflicht vor. (Derzeit gibt es keine Verweise auf diese Anforderung in der FAAP-Richtlinie und nur einen beiläufigen Hinweis in den FAAP-FAQ). Die Vertragspartner müssen die Erlaubnis zur Beibehaltung des FAAP alle 5 Jahre erneuern, was einen zusätzlichen Verwaltungsaufwand bedeutet.
Eine Stärke des FAAP-Programms kann auch ein Nachteil sein. Bei einer Prüfung kann ein großer FAAP der OFCCP mehr Daten liefern als Betriebspläne für einzelne Standorte. Mehr Einstellungen, Beförderungen und Kündigungen, die überprüft werden müssen, bedeuten mehr Möglichkeiten für die OFCCP, potenzielle Probleme zu erkennen. Bei der Überprüfung einer großen Anzahl von Vorgängen kann auch ein kleiner Unterschied (z. B. die Einstellung von ein paar mehr Männern als Frauen) statistisch signifikant sein, ein Indikator für mögliche Diskriminierung - etwas, dem die OFCCP nachgehen muss. Indikatoren aus einem großen Datensatz und ein kleiner tatsächlicher Unterschied bei den Auswahlquoten sollten mit Vorsicht genossen werden: Sie können wenig "praktische Bedeutung" haben . Leider gehen die Compliance-Beauftragten der Agentur in solchen Situationen manchmal von einer systemischen Diskriminierung aus.
Eine Möglichkeit, das Problem der "großen Zahlen" zu lösen, besteht darin, die FAAP klein zu halten. Bundesauftragnehmer können die Anzahl der Mitarbeiter in den FAAP richtig bemessen - dies ist bei Betriebsplänen nicht möglich, bei denen die Größe durch die Anzahl der Mitarbeiter bestimmt wird, die einem bestimmten Standort unterstellt sind. Selbst bei kleinen FAAP droht jedoch ein weiterer möglicher Nachteil. FAPPs können der OFCCP das gleiche klare Bild von der Geschäftseinheit des Auftragnehmers vermitteln, das auch der Auftragnehmer hat! Bevor Sie FAAPs einführen, sollten Sie sie modellieren, um mögliche Probleme zu finden. Führen Sie diese Überprüfung unter Wahrung der Vertraulichkeit unter Wahrung des Anwaltsgeheimnisses durch. Achten Sie darauf, dass Sie proaktive Schritte unternehmen, um die Probleme zu lösen, die Ihr FAAP aufdeckt.
Schlussfolgerung
Die Belegschaft ist zunehmend dynamisch. Die Organigramme der Unternehmen sind immer weniger auf die in den Stellenplänen angegebenen "festen" Arbeitsorte ausgerichtet. Was für die verarbeitende Wirtschaft richtig war, ist für eine verteilte, technologisch vernetzte Belegschaft möglicherweise nicht mehr richtig.
Der Verwaltungsaufwand, den das derzeitige FAAP-Programm mit sich bringt, hat die Zahl der Vertragsnehmer, die es anwenden, begrenzt. Darüber hinaus sehen einige Auftragnehmer das klare Bild, das die FAAPs vermitteln, als mögliches Prüfungsrisiko an, was den Enthusiasmus einiger Auftragnehmer dämpft.
Derzeit unterhalten weniger als 100 der insgesamt 24.000 Bundesauftragnehmer FAAPs. Dennoch sollten Auftragnehmer mit komplexen, verteilten Organisationen FAAPs in Betracht ziehen. Sie zeigen Probleme auf, die sich auf den gleichberechtigten Zugang auswirken, und geben an, welcher Mitarbeiter des Unternehmens für die Reaktion zuständig ist. Richtig eingesetzt, sind FAAPs effektiv.
Durch die Einführung von FAAPs kann Ihre Organisation von der Berichterstattung über Hunderte oder gar Tausende von Betriebsplänen zur Erstellung einer Handvoll funktionaler oder geschäftsbereichsspezifischer Pläne übergehen. Dies kann ein ausreichender Grund für die Einführung von FAAPs sein.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.
