Una aplicación de procesos de generación de documentos HotDocs (a veces denominada plantilla) es un programa de software que facilita la generación de documentos y formularios legales transaccionales, como contratos, testamentos, fideicomisos, formularios de seguros, etc. Las aplicaciones HotDocs no sólo reducen significativamente el tiempo y los gastos de generación de documentos transaccionales, sino que también garantizan que los documentos se generen con un alto grado de precisión. Basándose en la lógica empresarial que se construye en una aplicación de procesos, la app puede controlar la inclusión de cláusulas opcionales, pronombres que distinguen mayúsculas de minúsculas y verbos correctos. Las aplicaciones HotDocs avanzadas pueden calcular automáticamente valores numéricos y de fecha complejos para su inserción en un documento, así como ensamblar automáticamente elementos repetitivos en un documento.
Cuando se utiliza, una aplicación HotDocs presenta al usuario una serie de formularios interactivos de recogida de datos, denominados colectivamente entrevista. Las preguntas individuales de una entrevista pueden ser campos sencillos (para recopilar nombres, fechas, importes en dólares, etc.), preguntas de opción múltiple, listas desplegables, etc. Las preguntas individuales pueden tener reglas de validación adjuntas, asegurando que las respuestas a las preguntas se ajustan a las políticas y directrices existentes. Del mismo modo, se pueden proporcionar recursos de ayuda para preguntas individuales con el fin de ayudar a los usuarios de la aplicación a responder correctamente a las preguntas. Los registros de datos existentes en la empresa pueden incorporarse a una entrevista, lo que elimina la necesidad de introducir los datos disponibles.
Puede crear una aplicación HotDocs con HotDocs Developer, una potente herramienta de modelado de procesos que le permite transformar sus documentos de procesador de textos y formularios PDF existentes en aplicaciones HotDocs.
Las aplicaciones HotDocs pueden desplegarse en cualquier entorno (escritorio, servidor local o nube) en cualquier tipo de escritorio o dispositivo móvil. Existe una gran variedad de aplicaciones en tiempo de ejecución disponibles para cada entorno, o las aplicaciones HotDocs pueden integrarse en prácticamente cualquier tipo de BPMS, ECMS, sistema de gestión de casos o sistema GRC.
Nota de la Redacción: Este artículo se publicó originalmente en HotDocs.com. En junio de 2024, Mitratech adquirió la plataforma avanzada de automatización de documentos, HotDocs. El contenido ha sido actualizado desde entonces para incluir información alineada con nuestra oferta de productos, cambios en la regulación y cumplimiento.
