Una aplicación de generación de documentos HotDocs (a veces denominada «plantilla») es un programa de software que facilita la generación de documentos y formularios legales y transaccionales, como contratos, testamentos, fideicomisos, formularios de seguros, etc. Las aplicaciones HotDocs no solo reducen considerablemente el tiempo y los gastos que conlleva la generación de documentos transaccionales, sino que también garantizan que los documentos se generen con un alto grado de precisión. Basándose en la lógica empresarial que se integra en una aplicación de procesos, la aplicación puede controlar la inclusión de cláusulas opcionales, pronombres que distinguen entre mayúsculas y minúsculas y verbos correctos. Las aplicaciones avanzadas de HotDocs pueden calcular automáticamente valores numéricos y fechas complejos para insertarlos en un documento, así como ensamblar automáticamente elementos repetitivos en un documento.
Durante su uso, una aplicación HotDocs presenta al usuario una serie de formularios interactivos para la recopilación de datos, denominados colectivamente «entrevista». Las preguntas individuales de una entrevista pueden ser campos sencillos (para recopilar nombres, fechas, importes en dólares, etc.), preguntas de opción múltiple, listas desplegables, etc. Las preguntas individuales pueden tener reglas de validación asociadas, lo que garantiza que las respuestas a las preguntas se ajusten a las políticas y directrices existentes. Del mismo modo, se pueden proporcionar recursos de ayuda para preguntas individuales con el fin de ayudar a los usuarios de la aplicación a responder correctamente a las preguntas. Los registros de datos empresariales existentes se pueden asignar a una entrevista, lo que elimina la necesidad de introducir los datos existentes disponibles.
Usted crea una aplicación HotDocs utilizando HotDocs Developer, una potente herramienta de modelado de procesos que le permite transformar sus documentos de procesador de texto y formularios PDF existentes en aplicaciones HotDocs.
Las aplicaciones HotDocs se pueden implementar en cualquier entorno (escritorio, servidor local o nube) en cualquier tipo de dispositivo de escritorio o móvil. Hay disponible una variedad de aplicaciones de tiempo de ejecución listas para usar para cada entorno, o las aplicaciones HotDocs se pueden integrar en prácticamente cualquier tipo de BPMS, ECMS, sistema de gestión de casos o sistema GRC.
Nota de la Redacción: Este artículo se publicó originalmente en HotDocs.com. En junio de 2024, Mitratech adquirió la plataforma avanzada de automatización de documentos, HotDocs. El contenido ha sido actualizado desde entonces para incluir información alineada con nuestra oferta de productos, cambios en la regulación y cumplimiento.
