Organización sin ánimo de lucro del sector sanitario

Una importante organización nacional sin ánimo de lucro dedicada a la salud, que opera en los 50 estados y cuenta con una combinación de entornos de venta al por menor, oficinas y trabajo sobre el terreno, se enfrentaba a una importante carencia en la formación de su plantilla. Al principio, la formación solo llegaba a un pequeño segmento de sus más de 8.000 empleados y voluntarios, por lo que la organización buscó una solución para impartir una formación en materia de cumplimiento normativo coherente y práctica, que se adaptara a los diversos entornos de trabajo y a los requisitos normativos en constante evolución.

El reto: la complejidad normativa, las carencias en la formación y las limitaciones de recursos

Con una presencia que abarca todo el territorio de EE. UU., la organización tuvo dificultades para mantener una postura unificada en materia de cumplimiento normativo ante un mosaico de requisitos específicos de cada estado. Entre los principales retos se encontraban:

• Mantenerse al día de los cambios normativos en cada estado: con equipos repartidos por los 50 estados, esta organización sanitaria nacional sin ánimo de lucro necesitaba un enfoque de formación que pudiera adaptarse a los requisitos nuevos y emergentes, incluida la ley SB 553 de California sobre prevención de la violencia en el lugar de trabajo.
• Ampliar la formación más allá de un pequeño segmento de la plantilla: inicialmente, la formación llegó a unos 600 alumnos, lo que dejó lagunas en una organización grande y dispersa.
• Gestión de los objetivos de cumplimiento normativo ante las limitaciones presupuestarias de las organizaciones sin ánimo de lucro: al tratarse de una organización sin ánimo de lucro que depende de la financiación federal, la organización necesitaba una solución que pudiera ampliarse de forma responsable y adaptarse a la planificación presupuestaria anual.
• Adaptación a diferentes entornos de trabajo y perfiles de riesgo: Los empleados y voluntarios desarrollan su actividad en una combinación de entornos de comercio minorista, oficinas y trabajo sobre el terreno, lo que requiere una formación que sea pertinente y fácil de implantar a gran escala.

La solución: Formación en cumplimiento normativo de Mitratech

La organización eligió Mitratech Compliance Training (antes Syntrio) para impartir una formación escalable y justificable en un entorno complejo:

• Contenido de alta calidad diseñado para situaciones reales.
  En lugar de un enfoque «único para todos», la plataforma permitió a la organización dar prioridad a la formación en la que los empleados realmente se implicaran, así como a contenidos basados en situaciones prácticas del lugar de trabajo.
• Una biblioteca de cursos completa y lista para su implementación.
  Entre los cursos se incluían formación sobre prevención del acoso, prevención de la violencia en el lugar de trabajo, formación sobre la cultura de la participación activa y opciones de habilidades empresariales, como la serie «Gestión dentro de la legalidad» dirigida a directivos y supervisores.
• Personalización diseñada para garantizar la conformidad con las políticas y la normativa.
  La plataforma facilitó la adaptación de la formación a las políticas de la organización, los procedimientos de notificación y los requisitos específicos de cada estado.
• Un socio a largo plazo con recursos ampliados.
  A través de Mitratech, la organización obtuvo acceso a capacidades más amplias en materia de gobernanza, riesgo y cumplimiento normativo, así como a opciones de contenido adicionales, entre las que se incluyen la disponibilidad en distintos idiomas y los servicios correspondientes.

Puesta en práctica: formación a medida con aportaciones de distintos departamentos

La organización se asoció con Mitratech para impartir una formación que se ajustara tanto a los requisitos normativos como a los procesos internos.

Adaptación del programa de prevención de la violencia en el lugar de trabajo para California (SB 553)

Para cumplir con los requisitos de la ley SB 553, Mitratech impartió un curso personalizado sobre prevención de la violencia en el lugar de trabajo, que incluía apartados claramente identificados en los que la organización podía introducir:

• Políticas internas y medidas de prevención
• Controles de riesgos y procedimientos de escalado
• Procedimientos y recursos para la presentación de informes

Colaboración interfuncional para facilitar la adopción

La puesta en marcha requirió la coordinación entre las principales partes interesadas —entre ellas, los departamentos de Recursos Humanos, el departamento jurídico, el de gestión de riesgos y el de seguridad— para garantizar que la formación reflejara las prácticas y el modelo de rendición de cuentas de la organización.

Apoyo continuo para reducir la carga administrativa interna

El equipo de éxito del cliente de Mitratech se encargó de las actualizaciones, las pruebas y la logística de la implantación, lo que permitió a las partes interesadas internas centrarse en la toma de decisiones, la comunicación y la gestión del programa.

Implantación flexible para fomentar la participación

La plataforma ofrecía acceso sin restricciones a los cursos, lo que permitía a los alumnos navegar por las diferentes secciones según sus necesidades, e incluía contenidos en vídeo y elementos interactivos para fomentar la participación.

Los resultados: mayor cobertura, mayor rapidez en la puesta en marcha y una base más sólida para la expansión

Esta colaboración transformó el programa de cumplimiento normativo de la organización, pasando de ser una iniciativa limitada a convertirse en una estrategia integral y escalable.

Ampliación significativa: El programa ha pasado de contar con 600 empleados a prever la implantación en toda la organización de una formación sobre acoso y «denuncia de irregularidades» para todos los empleados en 2025.

Ritmo normativo: La organización cumplió el plazo fijado por la ley SB 553 de California para julio de 2024, elaborando un modelo que ahora puede reutilizarse a medida que surjan leyes similares en estados como Nueva York y Texas.

Alto nivel de participación: Los alumnos manifestaron haber comprendido muy bien los contenidos, y uno de los responsables de la formación obtuvo una puntuación del 90 % en los nuevos módulos, lo que pone de manifiesto la eficacia de los contenidos interactivos basados en vídeos.

Reducción de la carga administrativa: El equipo de éxito del cliente de Mitratech se encargó de las tareas más laboriosas relacionadas con las actualizaciones y las pruebas, lo que permitió a los equipos internos de la organización sin ánimo de lucro centrarse en la gestión de los programas y en la comunicación estratégica.