El 11 de enero de 2016 entró en vigor la Norma definitiva sobre transparencia salarial que modifica la Orden Ejecutiva 11246, que prohíbe a los subcontratistas y contratistas federales sancionar o despedir a empleados o solicitantes por discutir, revelar o preguntar sobre su salario o el de otros empleados o solicitantes. Existe una exención para los solicitantes y empleados que revelen información obtenida en el desempeño de sus funciones laborales esenciales. Los contratistas que modifiquen o celebren un nuevo contrato a partir del 11 de enero de 2016 están incluidos en esta norma.

Dado que han pasado más de seis meses desde la entrada en vigor de las Normas de transparencia salarial, me he estado preguntando cuáles son las estrategias de comunicación y aplicación adoptadas por los contratistas del Gobierno. Aunque la Norma no exige la realización de cursos de formación, se trata de un enfoque proactivo para garantizar que su equipo directivo comprenda los matices de la Norma.

Si ha impartido formación en materia de gestión sobre las nuevas normas de transparencia salarial, probablemente haya experimentado lo mismo que yo he observado en mis presentaciones. Como me encantan esos directivos exigentes, que siempre cuestionan y desafían, sabía que la formación sobre el tema de la transparencia salarial sería divertida. En cuanto comunico lo que los directivos no pueden hacer con los candidatos y empleados que hablan de su remuneración, noto que la reacción inicial de sorpresa de los directivos se convierte poco a poco en enfado. A medida que profundizamos en las definiciones de remuneración e información sobre la remuneración, prevalece el horror y se suman las acusaciones de que el Gobierno está interfiriendo en el funcionamiento de los contratistas.

Estas reacciones pueden parecer extremas, pero es lo que he experimentado. Por estas razones, me gustaría compartir los siguientes consejos para los responsables de formación con el objetivo de desmitificar las reacciones negativas de la norma de transparencia salarial.

¿Qué es importante transmitir a los gerentes?

¿Qué es aceptable discutir?

Todos los empleados y solicitantes pueden hablar sobre su remuneración o la remuneración que se les ofrece, pero no están obligados a hacerlo. Compartir información sobre la remuneración es una decisión voluntaria y personal. Comunicar esta información a los directivos tiende a disipar parte del enfado y los malentendidos iniciales sobre la norma.

Los gerentes no deben interferir en las discusiones sobre los salarios de los empleados, aunque esa sea su reacción inicial. Tenga en cuenta que la definición de remuneración es muy amplia e incluye:

¿A quién no se le permite hablar sobre el salario?

Los empleados que tienen acceso a información salarial como parte de sus funciones esenciales en el trabajo si:

• El acceso a la información sobre compensaciones es necesario para desempeñar esa función u otra tarea empresarial asignada de forma rutinaria, o
• Las funciones o responsabilidades del puesto incluyen proteger y mantener la privacidad de los registros personales de los empleados, incluida la información sobre remuneraciones.

Un puesto de trabajo o una función laboral se consideran esenciales si:

1. El acceso a la información sobre indemnizaciones es necesario para desempeñar esa función u otra tarea empresarial asignada de forma rutinaria; o
2. Las funciones o responsabilidades del puesto incluyen proteger y mantener la privacidad de los registros personales de los empleados, incluida la información sobre remuneraciones.

Aunque la definición anterior pueda parecer clara, identificar quién puede y quién no puede hablar sobre los salarios también depende de cómo se haya obtenido la información salarial. Huelga decir que determinar quién y qué puede compartir una persona no es tan fácil como parece. Un empleado que ocupe el puesto de director de recursos humanos o especialista en nóminas puede parecer que cumple esta definición, pero no todos los empleados que ocupan estos puestos tienen acceso a la información sobre la remuneración de los candidatos y los empleados.

Los empleados con estas funciones laborales esenciales no pueden compartir información salarial de otros si han obtenido dicha información a través de sus funciones laborales esenciales. Sin embargo, se les permite discutir su propia remuneración o discutir las disparidades salariales de otros empleados con un directivo u otra información salarial si la han obtenido fuera de sus funciones laborales esenciales. También pueden compartir información salarial cuando utilicen el proceso interno de reclamaciones de la empresa o cuando respondan a una reclamación o acusación formal, investigación, procedimiento, audiencia o acción.

Según la OFCCP, la función esencial del puesto de trabajo de tener acceso a los datos sobre el salario base no tiene por qué definirse en la descripción del puesto; sin embargo, no estaría de más hacerlo.

¿Qué es importante que los gerentes escuchen y comprendan?

Esta norma puede parecer nueva; sin embargo, en la sección 7 de la Ley Nacional de Relaciones Laborales (NLRA) de 1935, los empleados no supervisores, tanto sindicalizados como no sindicalizados, ya tienen permitido hablar sobre sus salarios en el trabajo y se prohíbe a los empleadores imponer políticas de «confidencialidad salarial», independientemente de si hacen negocios con el gobierno federal. La Norma de Transparencia Salarial va un paso más allá y amplía las protecciones a los supervisores, gerentes, trabajadores agrícolas y empleados de empresas ferroviarias y aéreas.

Muchas empresas tienen una larga tradición de mantener en secreto las remuneraciones. La Oficina de la Mujer del Departamento de Trabajo difundió una hoja informativa sobre el secreto salarial en la que se afirmaba que «... casi la mitad de los trabajadores a nivel nacional declararon que tenían prohibido por contrato o se les desaconsejaba encarecidamente hablar de su salario con sus compañeros...». La norma definitiva exige la eliminación de las políticas de secreto salarial, tanto formales como informales.

¿En qué se diferencian ambas leyes?

Las sanciones por incumplir la norma de transparencia salarial son mucho más graves que las previstas por infringir la NLRA. El riesgo de perder contratos públicos es una motivación mayor que tener que pagar salarios atrasados a empleados despedidos injustamente y ofrecer a antiguos empleados la posibilidad de recuperar sus antiguos puestos de trabajo. Aunque las medidas correctivas previstas en la NLRA son adecuadas, la mayoría de los empleados desconocían sus derechos en virtud de dicha ley. Debido a ello, han podido prosperar las políticas de silencio y secreto salarial.

Además, la mayoría de los empleados no conocían la NLRA y seguían la petición de su empleador de no compartir información sobre la remuneración. Por eso, uno de los componentes obligatorios de la Norma de Transparencia Salarial es la comunicación con los solicitantes y los empleados.

Dado que comprender la Norma de transparencia salarial es fundamental para garantizar que sus gerentes conozcan los derechos de sus empleados y no generen resultados discriminatorios, le sugerimos que diseñe su formación utilizando tantos ejemplos como sea posible. A continuación, le ofrecemos algunas preguntas para debatir en una presentación interactiva.

1. Si durante el proceso de entrevista un candidato pregunta a un empleado por su salario y este le informa de lo que cobraba cuando fue contratado y lo que cobra actualmente, ¿está permitido que el candidato utilice esa información durante el proceso de negociación salarial? Sí, y no se pueden tomar represalias contra el candidato por disponer de esa información y utilizarla en su beneficio. Tampoco se puede sancionar al empleado por compartir esta información.
2. ¿Está bien que el director de RR. HH. comparta su propio paquete salarial con sus compañeros? Sí, pero no puede compartir información salarial sobre otros empleados si la remuneración es una función esencial del puesto.
3. Si un empleado cuya función esencial es la compensación comparte datos sobre compensación con un compañero de trabajo, quien a su vez los comparte con otro compañero, ¿se puede sancionar a alguno de estos empleados? Solo se puede sancionar a la persona cuya función esencial es la compensación. Aunque la información se haya comunicado de forma inadecuada, una vez que se ha difundido, no se puede sancionar a los empleados por difundirla.

No hay nada claro sobre la Norma de transparencia salarial y, por lo tanto, abrir el debate y ofrecer escenarios de formación ayudará a aclarar qué se puede debatir y quién puede hacerlo. Esto es especialmente importante si la Norma cambia sus procedimientos internos en materia de comunicación de remuneraciones.