Parece que acabamos de empezar con los cambios en materia de cumplimiento normativo este año, y ahora la carrera ya está en marcha con las actividades de cumplimiento relacionadas con la revisión de la normativa sobre veteranos protegidos (PV) y personas con discapacidad (IWD). Veamos cómo la Oficina de Programas de Cumplimiento de Contratos Federales (OFCCP) está empezando a auditar y aplicar la nueva normativa.
Recientemente escuché a un ponente indicar que la OFCCP se está comportando como si las regulaciones hubieran estado en vigor desde hace tiempo, cuando solo han pasado poco más de tres meses desde la fecha de implementación. La OFCCP recomienda que se cumpla lo antes posible; sin embargo, según la subparte C, los cambios en el plan de acción afirmativa (AAP) no son obligatorios hasta el comienzo del siguiente ciclo del AAP. Esto significa que, desde el inicio de la revisión de cumplimiento, es posible que la OFCCP espere que usted cumpla plenamente con todos los cambios. A continuación se incluyen algunas preguntas de la OFCCP enviadas recientemente a una empresa cuya carta de programación se envió después del 24 de marzo:
- Se ha observado en su 503/VEVRAA AAP que invita a todos los empleados y solicitantes a identificarse como personas con discapacidades y veteranos. A partir del 24 de marzo de 2014, su empresa debe utilizar el nuevo formulario de autoidentificación de la OFCCP, cuyo texto se puede encontrar en el sitio web de la OFCCP (www.dol.gov/ofccp).
- ¿Cuántos empleados actuales se han autodeclarado discapacitados?
- En su plan de acción afirmativa 503/VEVRAA se ha observado que utiliza un eslogan detallado sobre la igualdad de oportunidades en el empleo (EEO) en los anuncios de empleo. Envíe una copia de un anuncio reciente que haya publicado para una vacante de empleo en el que aparezca el eslogan o la frase sobre la igualdad de oportunidades en el empleo (EEO).
- Envíe una copia del texto sobre igualdad de oportunidades en el empleo (EEO) que utiliza en los contratos con sus subcontratistas y en las órdenes de compra de su empresa.
Es importante que conozca bien la normativa para poder proporcionar la información necesaria que demuestre el cumplimiento de su empresa. Por ejemplo, el requisito de utilizar el nuevo formulario de invitación a la autoidentificación para las personas con discapacidad (IWD) figura en la subparte C. El eslogan forma parte de la subparte B, y el cambio en la cláusula de igualdad de oportunidades en los contratos forma parte de la subparte A; ambos cambios son obligatorios a partir del 24 de marzo de 2014. Durante este año de transición, la OFCCP se compromete a ser comprensiva con los cambios que no se hayan completado, siempre y cuando los contratistas puedan proporcionar documentación de sus actividades para lograr el pleno cumplimiento. Las normas se pueden consultar en este sitio web: Código Electrónico de Normas Federales.
Los contratistas están ocupados preparándose para cumplir plenamente con las subpartes A, B, D, E y la subparte C, es decir, los cambios en los AAP. Algunas de las actividades en las que participan los profesionales de RR. HH. y EEO/AA son:
- Comunicación con proveedores de sistemas de seguimiento de candidatos (ATS) y recursos internos de TI:
- Verificar que el formulario IWD de la OFCCP o el texto exacto se haya incorporado al sistema de solicitud en línea.
- Asegurar que el IWD y el estado PV se registren en el sistema para los solicitantes en las etapas previas y posteriores a la oferta.
- Para garantizar que determinados datos se conservarán en el ATS durante el periodo obligatorio de tres años.
- Prueba del sistema de solicitud en línea
- Reunión con proveedores de sistemas de información de recursos humanos (HRIS) y recursos internos de TI:
- Asegurar que el estado de discapacidad y el estado de veterano se registren en el sistema para los empleados al momento de su contratación.
- Para determinar qué cambios deben realizarse en el proceso de contratación de nuevos empleados: ¿se transferirán los datos del ATS sobre el estado de PV e IWD, o forma parte del proceso de contratación de nuevos empleados recopilar esta información?
- Decidir cómo se actualizará el HRIS cuando se realicen las encuestas quinquenales obligatorias a los empleados: ¿se tratará de una actualización manual del expediente del empleado? ¿Se puede automatizar? ¿Qué historial se almacena cuando un empleado se identifica a sí mismo como discapacitado y posteriormente se identifica como no discapacitado?
- Revisar todos los formularios, el manual del empleado, otras publicaciones, sitios web, etc., para:
- Terminología adecuada para las categorías fotovoltaicas y los IWD
- Se han creado o actualizado formularios de autoidentificación (en papel o en formato electrónico):
- La autoidentificación previa a la oferta de los veteranos es para el estatus protegido.
- La autoidentificación de veteranos posterior a la oferta enumera las categorías PV.
- La autoidentificación previa y posterior a la oferta para personas con discapacidades intelectuales y del desarrollo utiliza únicamente el formulario de la OFCCP o el lenguaje exacto de su formulario.
- Eslogan revisado de EEO que detalla la protección para las personas con discapacidades intelectuales y las personas vulnerables en lugar de las personas con discapacidades y las personas vulnerables: Berkshire recomienda que el eslogan también incluya a las minorías y las mujeres en lugar de hombres y mujeres.
- Revisar el sitio web de empleo y/o el sistema de solicitud en línea:
- Determinar métodos alternativos para los solicitantes que no pueden utilizar la solicitud en línea.
- Asegurarse de que el sistema de solicitud en línea muestre de forma destacada la información de contacto (nombre, número de teléfono, dirección de correo electrónico, etc.) al inicio del proceso para los solicitantes que necesiten adaptaciones para utilizar el sistema o que deban disponer de un método alternativo para presentar la solicitud. Para obtener más información sobre estos requisitos de accesibilidad, consulte las preguntas frecuentes sobre accesibilidad para solicitantes en línea.
- Garantizar que la declaración de la política de igualdad de oportunidades en el empleo y acción afirmativa (EEO/AA) de la empresa se muestre impresa en todos los lugares de trabajo de la empresa, y que también se publique electrónicamente para los trabajadores remotos.
- Los empleados remotos tienen acceso a Internet/intranet para consultar la declaración de política.
- La declaración de la política de igualdad de oportunidades en el empleo y acción afirmativa (EEO/AA) de la empresa se muestra o se publica en un lugar visible para los solicitantes: se publica en formato impreso en todos los centros de trabajo de la empresa si los solicitantes están presentes, y se publica en formato electrónico si los solicitantes visitan su sitio web para obtener información sobre ofertas de empleo o para completar una solicitud en línea.
- La declaración de política está disponible en un formato accesible, incluyendo braille, audio, letra grande, altura reducida, etc.
- Confirmar que todos los solicitantes electrónicos tengan la oportunidad de ver el cartel «EEO is the Law» (La igualdad de oportunidades en el empleo es ley ) durante el proceso de solicitud, por ejemplo, mostrando un enlace destacado al cartel, junto con una breve explicación de a qué conduce el enlace, como parte de su solicitud electrónica [ Preguntas frecuentes sobre la implementación de la OFCCP, n. º 3].
- Programación de la primera encuesta a los empleados para solicitar la autoidentificación de la condición de discapacidad, que deberá completarse antes del 23 de marzo de 2015:
- Revisar otros procesos de RR. HH. programados, como la inscripción abierta y las evaluaciones anuales de rendimiento, para garantizar que se disponga de los recursos necesarios para realizar la encuesta.
- Determinar el mejor método para proporcionar a los empleados el formulario o el texto exigido por la OFCCP, así como redactar un mensaje que ayude a los empleados a comprender por qué se realiza la encuesta.
- Garantizar que las futuras encuestas de autoidentificación se realicen cada cinco años.
- Garantizar que se envíen los avisos provisionales (al menos una vez entre los años de la encuesta) a todos los empleados para que puedan identificarse como IWD en cualquier momento.
- Comunicarse con los socios de compras y cadena de suministro para verificar que se hayan realizado los cambios necesarios en los pedidos de compra y en la redacción de los contratos para incorporar los cambios en la declaración de igualdad de oportunidades en el empleo.
- Compartir información con los líderes de la empresa y los responsables de contratación sobre los cambios en la normativa y los cambios resultantes en los procesos de contratación.
- Garantizar que la empresa cuente con un proceso para gestionar las solicitudes de adaptaciones razonables en todos los aspectos del proceso de solicitud y contratación.
- Los reclutadores y gerentes saben cómo responder a este tipo de solicitudes.
- Los representantes de RR. HH. cuentan con el apoyo y las herramientas necesarias para gestionar las solicitudes.
- Se solicita la documentación adecuada y se conserva en un archivo confidencial.
- Debate sobre las actividades de contratación y divulgación, y los recursos con los representantes de personal.
- Revisar las actividades y los recursos de divulgación y reclutamiento.
- Documentar y realizar un seguimiento de todas las actividades de divulgación y reclutamiento para evaluar la eficacia de los esfuerzos.
- Envío de notificaciones a los responsables sindicales sobre el compromiso con la igualdad de oportunidades en el empleo y la acción afirmativa, y solicitud de su colaboración.
- Envío de notificaciones a los proveedores y vendedores que puedan ser subcontratistas afectados, informándoles de sus posibles obligaciones en materia de acción afirmativa.
- Revisar el proceso utilizado para publicar las ofertas de empleo en un formato aceptable en las oficinas del Sistema Estatal de Prestación de Servicios de Empleo (ESDS) donde se producen las ofertas de empleo; desarrollar la comunicación para el ESDS, que incluye la información de contacto del responsable de la contratación en cada lugar y actualizaciones periódicas cuando esta información cambie.
- Establecer el mejor método para realizar un seguimiento de las vacantes y los puestos cubiertos durante un ciclo del AAP: ¿se hará desde un ATS o un HRIS? ¿Se realiza un seguimiento manual o se genera un informe?
- Revisar la definición de solicitante y garantizar la coherencia en la evaluación de los candidatos en cuanto a sus cualificaciones básicas: ¿utiliza la definición de solicitante por Internet? Para revisar esta definición, utilice este enlace a la norma sobre solicitantes por Internet.
- Garantizar una revisión periódica de los puestos de trabajo para verificar que los requisitos sean actuales y no supongan barreras innecesarias para el empleo de las personas con discapacidad y las personas vulnerables.
- Revisión del proceso de conservación de registros durante tres años.
- Revisar los contratos y acuerdos con organizaciones de personal externo, agencias de trabajo temporal y asociaciones que ayudan con la publicación de ofertas de empleo o la contratación, asegurándose de que se cumplan todas las obligaciones del contratista y se puedan realizar los informes.
Los próximos años prometen ser desafiantes, ya que nos apresuramos a implementar estas regulaciones revisadas y otras iniciativas propuestas por la OFCCP. Recientemente, Patricia Shiu nos informó que los responsables de cumplimiento han recibido cientos de horas de formación para prepararse para las evaluaciones de cumplimiento con las regulaciones revisadas. Por lo tanto, los contratistas deben conocer las regulaciones lo mejor posible. Berkshire ha producido una serie de seminarios web destinados a informarle sobre estas regulaciones. Visite nuestra página web para ver copias de estos seminarios web de forma gratuita utilizando este enlace: Seminarios web de Berkshire.
La OFCCP también ofrece una serie de seminarios web para contratistas. Puede encontrar copias de estos seminarios web en este enlace: Seminarios web de la OFCCP. Siga visitando el sitio web de la OFCCP para obtener más preguntas frecuentes.
Para obtener más información, póngase en contacto con Berkshire Associates llamando al 800.882.8904 o enviando un correo electrónico a [email protected].
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.
