¿Cuál es la mejor manera de pensar en su tecnología de gestión de políticas? A través del prisma del ciclo de vida de las políticas.
Los equipos organizativos ahora abarcan ciudades, estados y países, cada uno con sus propias regulaciones en constante evolución y requisitos de cumplimiento cambiantes. Tanto si se trata de una corporación global como de una startup en crecimiento, mantener las políticas relevantes y precisas en este entorno complejo requiere volver a lo básico: una implementación eficaz de las políticas que convierta los documentos bien elaborados en comportamientos cotidianos, al tiempo que se garantiza el cumplimiento de los procesos de gestión existentes.
La solución es un proceso de políticas sencillo y repetible que garantiza la coherencia. Desde la formulación y adopción de políticas hasta su implementación, el proceso de toma de decisiones se vuelve más claro cuando se definen los responsables, los plazos y los parámetros para cada miembro del equipo. Los flujos de trabajo adecuados automatizan las revisiones y la revisión de las aprobaciones, agilizan los traspasos con recordatorios automáticos y refuerzan la gestión del ciclo de vida de las políticas sin añadir gastos administrativos. El resultado es un programa de políticas que reduce el riesgo y demuestra su impacto.
Un repaso rápido: ¿Qué es el ciclo de vida de una política?
El ciclo de vida de las políticas es el proceso integral mediante el cual se implementa y mantiene una nueva política dentro de una organización. Tradicionalmente se entiende en 4-5 etapas, que incluyen algunas variaciones de creación, comunicación, gestión y mantenimiento.
Pero cuando se trata de incorporar soluciones tecnológicas para ayudar a automatizar y optimizar la gestión de políticas, es útil analizar con más detalle el ciclo de vida de las políticas. Por ejemplo, ¿en qué momento del proceso se producen la revisión y aprobación o certificación de las políticas, y en qué momento puede intervenir la tecnología para ayudar a las organizaciones a mitigar los riesgos, optimizar la eficiencia y garantizar el cumplimiento de los requisitos normativos en constante evolución?
Un modelo claro respalda la elaboración de políticas sólidas y la toma de decisiones políticas más precisas, mejora el proceso de toma de decisiones y permite realizar análisis de políticas con métricas que se pueden defender en una auditoría.
Las siete etapas del ciclo de vida de las políticas
Para muchos, la mejor manera de pensar en la tecnología y sus requisitos es llegar al meollo del ciclo de vida de sus políticas. ¿Qué debe suceder para que su empresa supervise, gestione, actualice y difunda las políticas internas y externas? ¿Y cómo puede la tecnología respaldar, agilizar y optimizar estos momentos? Puede abordar esta revisión utilizando las siete etapas del ciclo de vida de las políticas:
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Primera etapa: Desarrollo de políticas y colaboración
Involucrar a las partes interesadas pertinentes, como los departamentos jurídico y de recursos humanos, y otras partes pertinentes en el proceso de elaboración de políticas. Desarrollar de forma colaborativa políticas que se ajusten a las necesidades de la organización y a los requisitos legales.
Incluya la definición de la agenda para aclarar el problema, el alcance y los responsables antes de comenzar la redacción. Defina los indicadores de éxito en esta fase para poder evaluar posteriormente la eficacia de la política y confirmar su conformidad con los requisitos de cumplimiento.
Traducción técnica: ¿Su software de gestión de políticas facilita la colaboración entre las partes interesadas y agiliza el proceso de desarrollo de políticas? Busque funciones de control de versiones, revisión de cambios, asignación de tareas y flujos de trabajo que permitan realizar un seguimiento de las contribuciones de todos los equipos.
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Segunda etapa: revisión por parte de las partes interesadas
Facilitar la revisión exhaustiva y la aprobación de las políticas recientemente desarrolladas por las diferentes partes interesadas.
Traducción técnica: ¿ Su software ayuda a recopilar y consolidar los comentarios de las distintas partes interesadas durante el proceso de revisión de políticas?
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Etapa tres: Revisión y modificación de políticas
Actualice periódicamente las políticas, ya sea anualmente o en respuesta a las últimas modificaciones de las leyes o reglamentos. Este proceso continuo garantiza que las políticas se mantengan actualizadas y sean eficaces.
Utilice listas de verificación estructuradas para documentar la base jurídica, el impacto operativo y los motivos del cambio. Vincule cada revisión a un análisis de políticas que registre los riesgos, los controles y los requisitos de cumplimiento, y recoja cada decisión dentro del proceso de aprobación formal.
Traducción técnica: ¿ Su software de gestión de políticas le ayuda a realizar un seguimiento de los calendarios de revisión de políticas y a garantizar actualizaciones puntuales? ¿Puede enviar las revisiones al siguiente miembro del equipo, registrar las aprobaciones y conservar un registro de auditoría para demostrar el cumplimiento y fomentar la eficiencia operativa?
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Etapa cuatro: Publicación y distribución
Comunique eficazmente las políticas al público adecuado dentro de la organización. Segmente al público por función, ubicación geográfica y perfil de riesgo, de modo que cada persona reciba la nueva política o actualización que le corresponda. Programe la publicación coincidiendo con iniciativas relacionadas, como la implantación de sistemas o cambios en los procesos, para mantener la eficiencia operativa y garantizar el cumplimiento normativo. Utilice recordatorios automáticos para avisar a los lectores que no hayan accedido a la última versión.
Traducción técnica: ¿ Su plataforma de gestión de políticas ha simplificado la distribución de políticas a los empleados y las partes interesadas, al tiempo que garantiza que todos reciban las versiones más recientes? Priorice la publicación de una sola fuente, las notificaciones automáticas, los recordatorios automáticos y el acceso a las políticas dentro de los sistemas que las personas ya utilizan.
Para contextualizar, Michael Rasmussen, de GRC 20/20, aboga por un único punto de acceso a las políticas:
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Etapa cinco: Certificación y reconocimiento
Establecer un mecanismo para que los empleados reconozcan los cambios en las políticas. Definir y automatizar un plazo claro para que los empleados certifiquen las modificaciones, garantizando que el proceso de certificación sea eficiente.
Aumente las respuestas no respondidas con recordatorios automáticos y capture firmas electrónicas cuando sea necesario. Registre las certificaciones por versión para evitar confusiones con políticas anteriores y proporcione pruebas trazables para los requisitos de cumplimiento.
Traducción técnica: ¿ Su sistema de gestión de políticas automatiza y agiliza el proceso de recopilación de declaraciones de los empleados para los cambios en las políticas? Busque paneles de control que muestren el estado de finalización por departamento y gerente para mejorar la supervisión y la eficiencia operativa, con la capacidad de avisar al miembro del equipo correspondiente cuando se incumplan los plazos.
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Etapa seis: Evaluación de conocimientos
Evalúa el nivel de comprensión de los empleados con respecto a las políticas de RR. HH. que han aceptado. Implementa medidas para evaluar la comprensión y abordar cualquier laguna mediante formación o aclaraciones. Considera la posibilidad de vincular las evaluaciones a una formación sobre cumplimiento que se adapte a cada alumno.
Traducción técnica: ¿ Su software de gestión de políticas ayuda a evaluar automáticamente la comprensión de las políticas por parte de los empleados y facilita la formación específica cuando es necesario?
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Etapa siete: Presentación de informes y auditoría
Cree un sistema para realizar un seguimiento del cumplimiento y la aceptación de las políticas. Genere informes periódicamente para supervisar los niveles de cumplimiento y realice auditorías para garantizar que las políticas se siguen de forma coherente en toda la organización.
Mantenga una visión clara de la junta: destaque los informes de la línea directa, las áreas de riesgo normativo, las señales de alerta repetitivas que no se han resuelto y el estado de las investigaciones internas. Asigne a cada elemento un responsable y el siguiente paso. Para obtener una lista concisa de lo que se debe mostrar, consulte nuestro documento de una página, 7 métricas de ética y cumplimiento que son importantes para la junta.
Traducción técnica: ¿ Su tecnología ayuda a realizar un seguimiento automático del cumplimiento de las políticas, generar informes de cumplimiento y simplificar el proceso de auditoría para garantizar el cumplimiento?
Preguntas frecuentes (FAQ)
¿Cuál es la diferencia entre el ciclo de vida de las políticas y la gestión del ciclo de vida de las políticas?
El ciclo de vida de las políticas describe las etapas clave por las que pasa una política. La gestión del ciclo de vida de las políticas se refiere a las personas, los procesos y la tecnología que automatizan, optimizan y regulan esas etapas para mejorar la eficiencia operativa y garantizar el cumplimiento normativo.
¿Cómo encaja el establecimiento de la agenda en el ciclo de vida?
El establecimiento de la agenda aclara el problema y los objetivos antes de la redacción. Mantiene las iniciativas centradas, agiliza la toma de decisiones y garantiza que los requisitos de cumplimiento se aborden desde el principio mediante un proceso de aprobación coherente.
¿Qué métricas debemos seguir a lo largo del ciclo de vida de la política?
Realice un seguimiento de las tasas de distribución, la finalización de certificaciones, las puntuaciones de conocimientos, las tendencias de incidentes y los resultados de auditorías. Vincule cada métrica a una etapa para poder identificar las deficiencias y mejorar tanto el cumplimiento normativo como la eficiencia operativa.
¿Cuándo debemos realizar un análisis de políticas?
Realice análisis durante el desarrollo y nuevamente después de la publicación utilizando pruebas de evaluaciones, datos de la línea directa y auditorías. Utilice los resultados para informar la próxima revisión y verificar el cumplimiento continuo.
Para obtener más información sobre cómo aprovechar la tecnología para avanzar —y mantenerse a la vanguardia— en materia de cumplimiento normativo, consulte este informe técnico. (Aunque se centra especialmente en las políticas de RR. HH., incluye una excelente descripción general sobre cómo evaluar su software de gestión de políticas en general, además de una lista de verificación que le permitirá ahorrar tiempo).
Optimice el riesgo con un ciclo de vida de las pólizas más inteligente
Un modelo disciplinado de siete etapas convierte el trabajo normativo en un programa normativo eficaz que mejora la eficiencia operativa, reduce el riesgo y demuestra los resultados de cumplimiento.
Explore nuestros casos prácticos para ver los resultados de equipos como el suyo. ¿Quiere ver el ciclo de vida en acción? Solicite una demostración y recorra cada etapa con nuestros expertos.
TL;DR
Siete etapas. Propietarios claros. Flujos de trabajo automatizados. Métricas que cuentan la historia. Eso es la gestión del ciclo de vida de las políticas que se adapta.
