Die beste Art, über Ihre Technologie zur Richtlinienverwaltung nachzudenken? Durch das Objektiv des Lebenszyklus einer Richtlinie.
Organisationsteams erstrecken sich mittlerweile über Städte, Bundesstaaten und Länder hinweg – jedes mit seinen eigenen, sich ständig weiterentwickelnden Vorschriften und sich ändernden Compliance-Anforderungen. Unabhängig davon, ob Sie ein globales Unternehmen oder ein wachsendes Start-up sind, erfordert die Aufrechterhaltung relevanter und genauer Richtlinien in diesem komplexen Umfeld eine Rückkehr zu den Grundlagen: eine effektive Umsetzung von Richtlinien, die gut ausgearbeitete Dokumente in alltägliches Verhalten umsetzt und gleichzeitig die Einhaltung bestehender Managementprozesse gewährleistet.
Die Lösung ist ein einfacher, wiederholbarer Richtlinienprozess, der Konsistenz gewährleistet. Von der Formulierung und Verabschiedung von Richtlinien bis hin zu deren Umsetzung wird der Entscheidungsprozess klarer, wenn Sie für jedes Teammitglied Verantwortliche, Zeitpläne und Kennzahlen festlegen. Die richtigen Workflows automatisieren Überprüfungen und Genehmigungen, optimieren Übergaben durch automatische Erinnerungen und stärken das Lebenszyklusmanagement von Richtlinien, ohne zusätzlichen Verwaltungsaufwand zu verursachen. Das Ergebnis ist ein Richtlinienprogramm, das Risiken reduziert und seine Wirkung unter Beweis stellt.
Eine kurze Auffrischung: Was ist der Lebenszyklus einer Richtlinie?
Der Lebenszyklus einer Richtlinie ist der durchgängige Prozess, durch den eine neue Richtlinie in einer Organisation eingeführt und gepflegt wird. Er wird traditionell in 4-5 Phasen verstanden, die eine Variation von Erstellung, Kommunikation, Verwaltung und Wartung umfassen.
Wenn es jedoch darum geht, Technologielösungen einzusetzen, um die Verwaltung Ihrer Richtlinien zu automatisieren und zu optimieren, ist es hilfreich, den Lebenszyklus einer Richtlinie genauer unter die Lupe zu nehmen. Wo finden beispielsweise die Überprüfung und Genehmigung oder Bestätigung von Richtlinien im Prozess statt, und wo kann Technologie eingesetzt werden, um Unternehmen dabei zu helfen, Risiken zu minimieren, die Effizienz zu optimieren und die Einhaltung sich ständig ändernder Compliance-Anforderungen sicherzustellen?
Ein klares Modell unterstützt eine fundierte Politikgestaltung und präzisere politische Entscheidungen, verbessert den Entscheidungsprozess und ermöglicht eine Politikanalyse mit Kennzahlen, die Sie bei einer Prüfung verteidigen können.
Die sieben Phasen des Politiklebenszyklus
Für viele ist der beste Weg, über Technologie und ihre Anforderungen nachzudenken, der, sich mit dem Lebenszyklus Ihrer Richtlinien zu befassen. Was muss geschehen, damit Ihr Unternehmen interne und externe Richtlinien überwachen, verwalten, aktualisieren und verbreiten kann? Und wie kann die Technik diese Vorgänge unterstützen, rationalisieren und optimieren? Sie können diese Überprüfung anhand der sieben Phasen des Richtlinienlebenszyklus angehen:
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Erste Phase: Politikentwicklung und Zusammenarbeit
Beziehen Sie relevante Stakeholder wie die Rechtsabteilung, die Personalabteilung und andere zuständige Parteien in den Prozess der Ausarbeitung von Richtlinien ein. Entwickeln Sie gemeinsam Richtlinien, die den organisatorischen Anforderungen und gesetzlichen Vorschriften entsprechen.
Fügen Sie eine Agenda hinzu, um das Problem, den Umfang und die Verantwortlichen zu klären, bevor Sie mit dem Entwurf beginnen. Legen Sie in dieser Phase Erfolgskennzahlen fest, damit Sie später die Wirksamkeit der Richtlinie bewerten und die Übereinstimmung mit den Compliance-Anforderungen überprüfen können.
Tech-Übersetzung: Erleichtert Ihre Software zur Verwaltung von Richtlinien die Zusammenarbeit zwischen den Beteiligten und optimiert sie den Prozess der Richtlinienentwicklung? Achten Sie auf Versionskontrolle, Redlining, Aufgabenzuweisung und Workflows, mit denen Beiträge teamübergreifend nachverfolgt werden können.
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Zweite Phase: Überprüfung durch die Interessengruppen
Erleichterung einer umfassenden Überprüfung und Genehmigung neu entwickelter Richtlinien durch verschiedene Interessengruppen.
Technische Übersetzung: Hilft Ihre Software dabei, während des Prozesses der Überprüfung von Richtlinien Feedback von verschiedenen Interessengruppen zu sammeln und zu konsolidieren?
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Stufe 3: Überprüfung und Überarbeitung der Richtlinien
Aktualisieren Sie die Richtlinien regelmäßig, entweder jährlich oder als Reaktion auf aktuelle Änderungen von Gesetzen oder Vorschriften. Dieser fortlaufende Prozess stellt sicher, dass die Richtlinien aktuell und wirksam bleiben.
Verwenden Sie strukturierte Checklisten, um die Rechtsgrundlage, die betrieblichen Auswirkungen und die Gründe für Änderungen zu dokumentieren. Verknüpfen Sie jede Überarbeitung mit einer Richtlinienanalyse, in der Risiken, Kontrollen und Compliance-Anforderungen erfasst werden, und halten Sie jede Entscheidung im Rahmen des formellen Genehmigungsprozesses fest.
Technische Übersetzung: Hilft Ihnen Ihre Software zur Verwaltung von Richtlinien dabei, Zeitpläne für die Überprüfung von Richtlinien zu verfolgen und zeitnahe Aktualisierungen sicherzustellen? Kann sie Überarbeitungen an das nächste Teammitglied weiterleiten, Genehmigungen protokollieren und einen Prüfpfad aufbewahren, um die Einhaltung von Vorschriften nachzuweisen und die betriebliche Effizienz zu steigern?
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Vierte Stufe: Veröffentlichung und Verbreitung
Kommunizieren Sie Richtlinien effektiv an die entsprechenden Zielgruppen innerhalb des Unternehmens. Segmentieren Sie die Zielgruppen nach Rolle, Standort und Risikoprofil, damit jede Person die für sie relevante neue Richtlinie oder Aktualisierung erhält. Stimmen Sie die Veröffentlichung auf verwandte Initiativen wie Systemeinführungen oder Prozessänderungen ab, um die betriebliche Effizienz aufrechtzuerhalten und die Einhaltung von Vorschriften sicherzustellen. Verwenden Sie automatische Erinnerungen, um Leser, die noch nicht auf die neueste Version zugegriffen haben, darauf hinzuweisen.
Tech-Übersetzung: Hat Ihre Plattform für das Richtlinienmanagement die Verteilung von Richtlinien an Mitarbeiter und Stakeholder vereinfacht und gleichzeitig sichergestellt, dass alle die aktuellsten Versionen erhalten? Priorisieren Sie Single-Source-Publishing, automatisierte Benachrichtigungen, automatisierte Erinnerungen und den Zugriff auf Richtlinien innerhalb der Systeme, die die Mitarbeiter bereits verwenden.
Zum Kontext: Michael Rasmussen von GRC 20/20 plädiert für einen einzigen Zugangspunkt zu Richtlinien:
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Fünfte Stufe: Beglaubigung und Bestätigung
Richten Sie einen Mechanismus ein, mit dem Mitarbeiter Änderungen der Richtlinien bestätigen können. Legen Sie einen klaren Zeitrahmen fest, innerhalb dessen Mitarbeiter die Änderungen bestätigen müssen, und automatisieren Sie diesen Prozess, um sicherzustellen, dass die Bestätigung effizient erfolgt.
Eskalieren Sie Nichtantworten mit automatisierten Erinnerungen und erfassen Sie bei Bedarf elektronische Signaturen. Zeichnen Sie Bescheinigungen nach Version auf, um Verwechslungen mit älteren Richtlinien zu vermeiden und nachvollziehbare Nachweise für Compliance-Anforderungen zu liefern.
Technische Übersetzung: Automatisiert und optimiert Ihr Richtlinienmanagementsystem den Prozess der Einholung von Mitarbeiterbestätigungen für Richtlinienänderungen? Suchen Sie nach Dashboards, die den Fertigstellungsstatus nach Abteilung und Manager anzeigen, um die Übersicht und die betriebliche Effizienz zu verbessern, mit der Möglichkeit, das zuständige Teammitglied zu benachrichtigen, wenn Fristen nicht eingehalten werden.
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Sechste Stufe: Bewertung der Kenntnisse
Beurteilen Sie den Kenntnisstand der Mitarbeiter hinsichtlich der von ihnen anerkannten Personalrichtlinien. Führen Sie Maßnahmen zur Bewertung des Verständnisses durch und schließen Sie etwaige Wissenslücken durch Schulungen oder Erläuterungen. Erwägen Sie, die Bewertungen mit Compliance-Schulungen zu verknüpfen, die sich an jeden Lernenden individuell anpassen.
Tech-Übersetzung: Hilft Ihre Richtlinienverwaltungssoftware dabei, das Verständnis der Mitarbeiter für Richtlinien automatisch zu bewerten und bei Bedarf gezielte Schulungen zu ermöglichen?
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Siebte Stufe: Berichterstattung und Rechnungsprüfung
Erstellen Sie ein System zur Überwachung der Einhaltung und Anerkennung von Richtlinien. Erstellen Sie regelmäßig Berichte, um den Grad der Einhaltung zu überwachen, und führen Sie Audits durch, um sicherzustellen, dass die Richtlinien im gesamten Unternehmen konsequent befolgt werden.
Halten Sie die Sichtweise des Vorstands klar: Heben Sie Hotline-Meldungen, Bereiche mit regulatorischen Risiken, wiederkehrende Warnsignale, die noch nicht behoben wurden, und den Status interner Untersuchungen hervor. Ordnen Sie jedem Punkt einen Verantwortlichen und den nächsten Schritt zu. Eine übersichtliche Checkliste mit den wichtigsten Punkten finden Sie in unserem Ein-Seiten-Dokument „7 Ethics and Compliance Metrics that Matter to the Board” (7 Ethik- und Compliance-Kennzahlen, die für den Vorstand wichtig sind).
Technische Übersetzung: Unterstützt Ihre Technologie die automatische Überwachung der Einhaltung von Richtlinien, die Erstellung von Compliance-Berichten und die Vereinfachung des Auditprozesses, um die Einhaltung sicherzustellen?
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Was ist der Unterschied zwischen dem Lebenszyklus einer Police und dem Lebenszyklusmanagement einer Police?
Der Lebenszyklus einer Richtlinie beschreibt die wichtigsten Phasen, die eine Richtlinie durchläuft. Das Lebenszyklusmanagement von Richtlinien bezieht sich auf die Personen, Prozesse und Technologien, die diese Phasen automatisieren, optimieren und steuern, um die betriebliche Effizienz zu verbessern und die Einhaltung von Vorschriften sicherzustellen.
Wie fügt sich die Agenda-Festlegung in den Lebenszyklus ein?
Die Festlegung der Agenda klärt das Problem und die Ziele vor der Ausarbeitung. Sie sorgt dafür, dass Initiativen fokussiert bleiben, beschleunigt die Entscheidungsfindung und stellt sicher, dass Compliance-Anforderungen durch einen konsistenten Genehmigungsprozess frühzeitig berücksichtigt werden.
Welche Kennzahlen sollten wir während des gesamten Lebenszyklus der Richtlinie verfolgen?
Verfolgen Sie Verteilungsraten, den Abschluss von Bescheinigungen, Wissenswerte, Vorfalltrends und Auditergebnisse. Verknüpfen Sie jede Kennzahl mit einer Phase, damit Sie Lücken genau lokalisieren und sowohl die Compliance als auch die betriebliche Effizienz verbessern können.
Wann sollten wir eine Politikanalyse durchführen?
Führen Sie während der Entwicklung und erneut nach der Veröffentlichung Analysen durch, wobei Sie sich auf die Ergebnisse von Bewertungen, Hotline-Daten und Audits stützen. Nutzen Sie die Ergebnisse als Grundlage für die nächste Überarbeitung und zur Überprüfung der fortlaufenden Konformität.
Weitere Informationen darüber, wie Sie Technologie nutzen können, um im Bereich Compliance einen Vorsprung zu erlangen und diesen zu halten, finden Sie in diesem Whitepaper. (Es befasst sich zwar insbesondere mit HR-Richtlinien, enthält jedoch einen hervorragenden Überblick darüber, wie Sie Ihre Richtlinienverwaltungssoftware insgesamt bewerten können – und bietet eine Checkliste, mit der Sie Zeit sparen können).
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