Resumen general
Cuando una empresa aparece en la lista de las «100 mejores empresas para trabajar» de la revista Fortune durante 11 años consecutivos, es obvio que se toma muy en serio la salud y el bienestar de sus abogados y personal. No es de extrañar que, cuando el bufete de abogados Alston & Bird decidió actualizar su estrategia de preparación para emergencias tras los atentados terroristas del 11 de septiembre, todos los miembros del equipo ejecutivo se sumaran al esfuerzo.
El prestigioso bufete de abogados Alston & Bird, LLP conoce el valor de su equipo, pero también el valor de su tiempo. Tras los atentados del 11 de septiembre, una de sus prioridades fue crear un sistema de información, formación y comunicación que preparara a los empleados para situaciones de emergencia, pero la complejidad de convertirse en expertos fuera de su ámbito de competencia resultó demasiado ineficaz. Recurrieron a Preparis porque les ofrecía todas las herramientas que necesitaban, especialmente un completo equipo de expertos del sector a su entera disposición.
El desafío
El equipo de Alston & Bird está formado por expertos en derecho, no por especialistas en preparación para emergencias. Al investigar las numerosas crisis que podrían afectar a sus nueve oficinas en todo el país, pronto quedó claro que necesitaban implementar una solución que protegiera a los empleados y estableciera una estrategia adecuada de continuidad del negocio. También querían una solución que les protegiera contra diferentes amenazas en diferentes ciudades, como la preparación para terremotos en Los Ángeles o bombas sucias en Washington D. C.
«Fue abrumador», afirmó Cathy Benton, directora de Recursos Humanos, que supervisó los aspectos relacionados con los empleados del proceso de preparación. «El número de posibles amenazas y respuestas adecuadas parecía infinito, y la necesidad de impartir formación en todas nuestras oficinas de Estados Unidos complicaba aún más el asunto. El equipo estaba desbordado».
Según la Sra. Benton, uno de los valores fundamentales declarados por la empresa es el enfoque en los empleados. «Cuando se planifican todas las situaciones hipotéticas, una cosa es establecer sitios redundantes con fines tecnológicos y asegurarse de que haya soluciones financieras alternativas. Pero más importante, y más complicado, son las preguntas de los empleados: "¿qué pasa conmigo?" y "¿qué pasa con mi familia?". Hay muchos factores externos que influyen en las situaciones de emergencia», continuó.
Piensa en la posibilidad de que se produzcan actos violentos por parte de los empleados. Con la economía tan mal, cada vez más personas se ven obligadas a jubilarse anticipadamente y algunas incluso están perdiendo sus hogares. Si sumas todos estos factores estresantes, el riesgo de que se produzca un incidente es mayor.
Cathy Benton, directora de Recursos Humanos
La solución
Alston & Bird eligió Preparis para su programa de preparación para emergencias centrado en la plantilla. «¿Por qué intentamos reinventar la rueda?», preguntó Terry Stevens, director de Prestaciones y Remuneraciones. «Preparis ya tiene la rueda. Saben qué hay que hacer y qué no hay que hacer en cada situación. ¿Por qué deberíamos dedicar tanto tiempo a intentar estar al tanto de cuestiones que no son nuestra competencia principal?».
Preparis ofreció una gran variedad de soluciones, incluyendo análisis y formación, para que cada oficina estuviera preparada para abordar las preocupaciones específicas de su región. Además, el uso de una plataforma SaaS significaba una plataforma alojada de forma centralizada sin actualizaciones de software, lo que ofrecía un fácil acceso a información coherente desde cualquier oficina. El equipo de Alston & Bird comprendió al instante el valor de esta solución.
Agility ayuda a nuestros empleados a comprender que ellos y sus familias son muy importantes para nosotros. Y nos facilitan el trabajo, ya que podemos confiar en un recurso que ofrece respuestas expertas en cada entorno sobre multitud de temas.
Cathy Benton, Directora de Recursos Humanos, Alston & Bird
Antes de Preparis, cuando veían que se avecinaba una crisis, tenían que investigar mucho para determinar la preparación y las respuestas adecuadas. «Ahora, cuando vemos algo en el horizonte... no tenemos que empezar desde cero», continuó la Sra. Stevens. «Tenemos a alguien a quien llamar o simplemente podemos ir a nuestro portal y obtener rápidamente información y respuestas en un instante». Alston & Bird ha comenzado a formar a los miembros del equipo de crisis y tiene previsto completar en breve una formación para toda la empresa. Sin embargo, ya han aprendido a confiar en la formación de Preparis y en el acceso a datos de expertos. «Cuando no se es un experto, en determinadas emergencias se puede pensar que hay que correr a la azotea de un edificio para ponerse a salvo, pero en realidad hay que ir al sótano. No es algo instintivo. Hay que tener acceso a la información exacta sobre cómo reaccionar y recuperarse».
Los resultados
Las ventajas de Preparis quedaron patentes cuando los clientes y socios asistían a un seminario en Atlanta. Se había emitido una alerta de tornado y Bill Top, asistente de servicios de conferencias y director del equipo de crisis, se enteró de que se habían avistado tornados en la zona. Se puso manos a la obra, y su formación en Agility le proporcionó la confianza y la calma necesarias para actuar.
«Se necesita valor para que un miembro del personal le diga a los abogados lo que deben hacer», comentó la Sra. Benton. «Con la formación adecuada, un empleado puede enfrentarse a una situación estresante y tomar el control. Bill se tomó muy en serio su papel de gestor de crisis de Preparis y condujo a los asistentes al seminario a un lugar seguro. Nuestros socios quedaron encantados y los clientes que asistieron supieron que habían contratado a una empresa con visión de futuro».
La Sra. Benton destaca dos razones por las que siguen confiando en Preparis: «Preparis ayuda a los empleados de Alston & Bird a comprender que ellos y sus familias son importantes para nosotros, y Preparis nos facilita el trabajo porque, incluso con nueve oficinas diferentes, podemos confiar en un único recurso que ofrece respuestas expertas en cada entorno».
Conclusiones clave de esta historia de éxito
- No intente asumir por su cuenta la continuidad del negocio y la preparación para emergencias: confíe en los expertos que analizan las amenazas y elaboran planes día tras día.
- Comience con una revisión del plan y una evaluación de riesgos.
- Cree una base de datos con información sobre las posibles amenazas para su negocio. Esto le permitirá reducir el tiempo dedicado a la investigación cuando se enfrente a una interrupción del negocio o prevea que se produzca, y se sentirá más preparado para cualquier eventualidad.
- Dedique tiempo a formar a sus directivos y empleados sobre las posibles amenazas para su negocio, qué pueden hacer para mitigar el riesgo de una crisis y qué hacer si se produce una.
- Asegúrese de que los empleados conozcan y tengan acceso a los planes de continuidad del negocio, preparación para emergencias, ciberseguridad y recuperación ante desastres de su empresa. Cuando se produzca una emergencia, podrá estar seguro de que sus empleados estarán preparados y en sintonía con usted en cuanto a cómo reaccionar y recuperarse.
Nota del editor: Este post fue publicado originalmente en Preparis Business Continuity Software. En octubre de 2024, Mitratech adquirió Preparis, un proveedor líder de soluciones de planificación de continuidad de negocios y respuesta a emergencias. El contenido ha sido actualizado para reflejar la oferta ampliada de productos de Mitratech, los avances de la industria y los desarrollos regulatorios.
